N° 2521 de 2021

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, 2521

Innovación y Estudios Laborales

E160654 (1311) 2021

ORDINARIO N°:

Jumidice

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Sistema de registro y control de asistencia electrónico.

RESUMEN:

El sistema de registro y control de asistencia consultado por la empresa Albemarle Ltda., denominado. "Accu-Time/Workday", no se ajusta a todas las exigencias contempladas en los Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 18.10.2021 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

2) Presentación de 21.09.2021, de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Albemerle Ltda.

SANTIAGO, 0 5 NOV 2021

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A : SR. [nombre reservado]

EMPRESA ALBEMARLE LTDA.

[domicilio reservado]

LAS CONDES

[correo reservado]

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia, denominado "Accu-Time/Workday", y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017.

Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la solicitante acompañó informe de certificación emitido por la empresa

Opensoftware.cl S.A., Rut N°76.095.771-2, suscrito por el Sr. Carlos Moreno H. En tal contexto, los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis técnico a fin de verificar el cumplimiento de la normativa administrativa precitada.

Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han realizado las siguientes observaciones: 1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°1140/027, cabe señalar: 1.1-. Respecto del N°1, marcaciones: Si existiere algún inconveniente al realizar la marcación, el sistema debe generar una alerta señalando día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en formato de papel o mediante su envío de manera electrónica.

Observación: La evidencia que se adjunta no cumple con la normativa vigente. 1.2-. Respecto del N°3.3, contenido: Todos los comprobantes deben indicar, entre otros datos, el Rut del empleador con puntos y guión.

Observación: Los comprobantes acompañados no consideran el Rut del empleador. 1.3-. Respecto del N°6.1, seguridad: El sistema debe considerar un control de acceso que asegure la autenticación y autorización correcta para cada perfil de usuario que utilice la plataforma. La plataforma deberá asegurar el registro de cada actividad realizada, de forma tal que puedan determinarse los riesgos o incidentes de seguridad.

Observación: No adjunta evidencia de la implementación de registros o logs de la actividad realizada sobre la plataforma. 1.4-. Respecto del N°6.2, confidencialidad: La plataforma debe considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de información de acuerdo con perfiles de seguridad. La definición de cada perfil deberá quedar registrada en un sistema de auditoría de la plataforma. Este registro deberá ser automático y sólo deberá ser accesible mediante perfiles de administración.

Observación: No adjunta evidencia del uso de un sistema de auditorías sobre la plataforma. 2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar: 2.1-. Respecto del N°1.3, Marcaciones automáticas: Si bien todas las marcaciones deben ser registradas y transferidas en línea de manera automática y centralizada, se debe tener en consideración que en ciertas actividades productivas o áreas geográficas, puede no haber conexión permanente de datos para su transmisión, por lo que se considerará ajustado a la norma aquél sistema que permita capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío a la plataforma Web se realice de manera posterior, pero automáticamente al recuperar la señal.

Observación: No adjunta evidencia respecto de la exigencia. 2.2-. Respecto del N°1.4, Obligación de emitir un mensaje de alerta para las marcaciones fallidas: Las plataformas deben contar con un registro electrónico de incidentes que provoquen su cese operacional total o parcial, lo que permitirá lograr una trazabilidad entre el uso del mecanismo de contingencia y los incidentes registrados.

Observación: No adjunta evidencia respecto de tener implementado un registro electrónico de incidentes que provoquen el cese operacional total o parcial de la plataforma. 2.3-. Respecto del N°1.7, reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de los procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los cinco informes que indica el Dictamen N°5849/133.

Observación: La plataforma sólo ofrece un informe, denominado "Reporte de Informe de Cambios de Turno de Trabajo", el cual no pudo ser visualizado. 2.4-. Respecto del N°2.3, La información contenida en los comprobantes de marcaje, impresos y/o los enviados por correo electrónico, deberá ser consistente con los datos que contengan las respectivas bases de datos.

Observación: Se adjunta evidencia ilegible que no permite validar la exigencia. 2.5-. Respecto del N°3.2, Tiempo a descontar: Con el objeto de precisar los eventuales descuentos por tiempo no laborado o, por el contrario, los lapsos trabajados en exceso de la jornada ordinaria, los sistemas deberán calcular los lapsos con precisión de hora, minuto y segundo, restando las cantidades exactas sin aproximación.

Observación: No se pudo validar en la reportería. 2.6-. Respecto del N°3.4.2, La modificación, eliminación o reemplazo de una marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió. Observación: No adjunta evidencia sobre la materia.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado "Accu-Time/Workday", presentado por la empresa Albemarle Ltda., no se ajusta a todas las exigencias contempladas en los Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral. Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual autorización.

Saluda a Ud., JUANDAVIDTERRAZASPONCE

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTOJURÍDICOYFISCAL

LBP/RCG

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