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ORD. N°2521
Sistema de registro y control de asistencia digital;
Dictámenes concordantes
- dictamen 1140/27, 24.02.2016
- dictamen 5849/133 de 04.12.2017
- ordinario 2521, 05.11.2021
Texto
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, 2521
Innovación y Estudios Laborales
E160654 (1311) 2021
ORDINARIO N°:
Jumidice
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Sistema de registro y control de asistencia electrónico.
RESUMEN:
El sistema de registro y control de asistencia
consultado por la empresa Albemarle Ltda.,
denominado. "Accu-Time/Workday", no se ajusta a
todas las exigencias contempladas en los Dictámenes
N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de
04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en
el contexto de la relación laboral.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 18.10.2021 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 21.09.2021, de Sr. Patricio Sierra
Zárate, en representación de empresa Albemerle
Ltda.
SANTIAGO,
0 5 NOV 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR. PATRICIO SIERRA ZÁRATE
EMPRESA ALBEMARLE LTDA.
ISIDORA GOYENECHEA N°3162, OFICINA 202
LAS CONDES
patricio.sierra@albemarle.com
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y
control de asistencia, denominado "Accu-Time/Workday", y su respectivo proceso
de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los
Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017.
Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la
solicitante acompañó informe de certificación emitido por la empresa
Opensoftware.cl S.A., Rut N°76.095.771-2, suscrito por el Sr. Carlos Moreno H.
En tal contexto, los antecedentes acompañados fueron sometidos al
pertinente análisis técnico a fin de verificar el cumplimiento de la normativa
administrativa precitada.
Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han
realizado las siguientes observaciones:
1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°1140/027, cabe señalar:
1.1-. Respecto del N°1, marcaciones: Si existiere algún inconveniente al realizar la
marcación, el sistema debe generar una alerta señalando día, hora y lugar de la
operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de
error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en
formato de papel o mediante su envío de manera electrónica.
Observación: La evidencia que se adjunta no cumple con la normativa vigente.
1.2-. Respecto del N°3.3, contenido: Todos los comprobantes deben indicar, entre
otros datos, el Rut del empleador con puntos y guión.
Observación: Los comprobantes acompañados no consideran el Rut del
empleador.
1.3-. Respecto del N°6.1, seguridad: El sistema debe considerar un control de
acceso que asegure la autenticación y autorización correcta para cada perfil de
usuario que utilice la plataforma. La plataforma deberá asegurar el registro de
cada actividad realizada, de forma tal que puedan determinarse los riesgos o
incidentes de seguridad.
Observación: No adjunta evidencia de la implementación de registros o logs de la
actividad realizada sobre la plataforma.
1.4-. Respecto del N°6.2, confidencialidad: La plataforma debe considerar
componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de
información de acuerdo con perfiles de seguridad. La definición de cada perfil
deberá quedar registrada en un sistema de auditoría de la plataforma. Este
registro deberá ser automático y sólo deberá ser accesible mediante perfiles de
administración.
Observación: No adjunta evidencia del uso de un sistema de auditorías sobre la
plataforma.
2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar:
2.1-. Respecto del N°1.3, Marcaciones automáticas: Si bien todas las marcaciones
deben ser registradas y transferidas en línea de manera automática y centralizada,
se debe tener en consideración que en ciertas actividades productivas o áreas
geográficas, puede no haber conexión permanente de datos para su transmisión,
por lo que se considerará ajustado a la norma aquél sistema que permita capturar
y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío a la
plataforma Web se realice de manera posterior, pero automáticamente al
recuperar la señal.
Observación: No adjunta evidencia respecto de la exigencia.
2.2-. Respecto del N°1.4, Obligación de emitir un mensaje de alerta para las
marcaciones fallidas: Las plataformas deben contar con un registro electrónico de
incidentes que provoquen su cese operacional total o parcial, lo que permitirá
lograr una trazabilidad entre el uso del mecanismo de contingencia y los incidentes
registrados.
Observación: No adjunta evidencia respecto de tener implementado un registro
electrónico de incidentes que provoquen el cese operacional total o parcial de la
plataforma.
2.3-. Respecto del N°1.7, reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de
los procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los
respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los cinco informes que indica el
Dictamen N°5849/133.
Observación: La plataforma sólo ofrece un informe, denominado "Reporte de
Informe de Cambios de Turno de Trabajo", el cual no pudo ser visualizado.
2.4-. Respecto del N°2.3, La información contenida en los comprobantes de
marcaje, impresos y/o los enviados por correo electrónico, deberá ser consistente
con los datos que contengan las respectivas bases de datos.
Observación: Se adjunta evidencia ilegible que no permite validar la exigencia.
2.5-. Respecto del N°3.2, Tiempo a descontar: Con el objeto de precisar los
eventuales descuentos por tiempo no laborado o, por el contrario, los lapsos
trabajados en exceso de la jornada ordinaria, los sistemas deberán calcular los
lapsos con precisión de hora, minuto y segundo, restando las cantidades exactas
sin aproximación.
Observación: No se pudo validar en la reportería.
2.6-. Respecto del N°3.4.2, La modificación, eliminación o reemplazo de una
marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar
visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al
trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió.
Observación: No adjunta evidencia sobre la materia.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado
"Accu-Time/Workday", presentado por la empresa Albemarle Ltda., no se ajusta a
todas las exigencias contempladas en los Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016
y N°5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto
de la relación laboral. Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las
observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la solicitud sea
reingresada para su revisión y eventual autorización.
Saluda a Ud.,
JUANDAVIDTERRAZASPONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTOJURÍDICOYFISCAL
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes
Innovación y Estudios Laborales
E160654 (1311) 2021
ORDINARIO N°:
Jumidice
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Sistema de registro y control de asistencia electrónico.
RESUMEN:
El sistema de registro y control de asistencia
consultado por la empresa Albemarle Ltda.,
denominado. "Accu-Time/Workday", no se ajusta a
todas las exigencias contempladas en los Dictámenes
N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de
04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en
el contexto de la relación laboral.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 18.10.2021 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 21.09.2021, de Sr. Patricio Sierra
Zárate, en representación de empresa Albemerle
Ltda.
SANTIAGO,
0 5 NOV 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR. PATRICIO SIERRA ZÁRATE
EMPRESA ALBEMARLE LTDA.
ISIDORA GOYENECHEA N°3162, OFICINA 202
LAS CONDES
patricio.sierra@albemarle.com
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y
control de asistencia, denominado "Accu-Time/Workday", y su respectivo proceso
de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los
Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017.
Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la
solicitante acompañó informe de certificación emitido por la empresa
Opensoftware.cl S.A., Rut N°76.095.771-2, suscrito por el Sr. Carlos Moreno H.
En tal contexto, los antecedentes acompañados fueron sometidos al
pertinente análisis técnico a fin de verificar el cumplimiento de la normativa
administrativa precitada.
Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han
realizado las siguientes observaciones:
1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°1140/027, cabe señalar:
1.1-. Respecto del N°1, marcaciones: Si existiere algún inconveniente al realizar la
marcación, el sistema debe generar una alerta señalando día, hora y lugar de la
operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de
error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en
formato de papel o mediante su envío de manera electrónica.
Observación: La evidencia que se adjunta no cumple con la normativa vigente.
1.2-. Respecto del N°3.3, contenido: Todos los comprobantes deben indicar, entre
otros datos, el Rut del empleador con puntos y guión.
Observación: Los comprobantes acompañados no consideran el Rut del
empleador.
1.3-. Respecto del N°6.1, seguridad: El sistema debe considerar un control de
acceso que asegure la autenticación y autorización correcta para cada perfil de
usuario que utilice la plataforma. La plataforma deberá asegurar el registro de
cada actividad realizada, de forma tal que puedan determinarse los riesgos o
incidentes de seguridad.
Observación: No adjunta evidencia de la implementación de registros o logs de la
actividad realizada sobre la plataforma.
1.4-. Respecto del N°6.2, confidencialidad: La plataforma debe considerar
componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de
información de acuerdo con perfiles de seguridad. La definición de cada perfil
deberá quedar registrada en un sistema de auditoría de la plataforma. Este
registro deberá ser automático y sólo deberá ser accesible mediante perfiles de
administración.
Observación: No adjunta evidencia del uso de un sistema de auditorías sobre la
plataforma.
2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar:
2.1-. Respecto del N°1.3, Marcaciones automáticas: Si bien todas las marcaciones
deben ser registradas y transferidas en línea de manera automática y centralizada,
se debe tener en consideración que en ciertas actividades productivas o áreas
geográficas, puede no haber conexión permanente de datos para su transmisión,
por lo que se considerará ajustado a la norma aquél sistema que permita capturar
y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío a la
plataforma Web se realice de manera posterior, pero automáticamente al
recuperar la señal.
Observación: No adjunta evidencia respecto de la exigencia.
2.2-. Respecto del N°1.4, Obligación de emitir un mensaje de alerta para las
marcaciones fallidas: Las plataformas deben contar con un registro electrónico de
incidentes que provoquen su cese operacional total o parcial, lo que permitirá
lograr una trazabilidad entre el uso del mecanismo de contingencia y los incidentes
registrados.
Observación: No adjunta evidencia respecto de tener implementado un registro
electrónico de incidentes que provoquen el cese operacional total o parcial de la
plataforma.
2.3-. Respecto del N°1.7, reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de
los procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los
respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los cinco informes que indica el
Dictamen N°5849/133.
Observación: La plataforma sólo ofrece un informe, denominado "Reporte de
Informe de Cambios de Turno de Trabajo", el cual no pudo ser visualizado.
2.4-. Respecto del N°2.3, La información contenida en los comprobantes de
marcaje, impresos y/o los enviados por correo electrónico, deberá ser consistente
con los datos que contengan las respectivas bases de datos.
Observación: Se adjunta evidencia ilegible que no permite validar la exigencia.
2.5-. Respecto del N°3.2, Tiempo a descontar: Con el objeto de precisar los
eventuales descuentos por tiempo no laborado o, por el contrario, los lapsos
trabajados en exceso de la jornada ordinaria, los sistemas deberán calcular los
lapsos con precisión de hora, minuto y segundo, restando las cantidades exactas
sin aproximación.
Observación: No se pudo validar en la reportería.
2.6-. Respecto del N°3.4.2, La modificación, eliminación o reemplazo de una
marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar
visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al
trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió.
Observación: No adjunta evidencia sobre la materia.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado
"Accu-Time/Workday", presentado por la empresa Albemarle Ltda., no se ajusta a
todas las exigencias contempladas en los Dictámenes N°1140/027 de 24.02.2016
y N°5849/133 de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto
de la relación laboral. Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las
observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la solicitud sea
reingresada para su revisión y eventual autorización.
Saluda a Ud.,
JUANDAVIDTERRAZASPONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTOJURÍDICOYFISCAL
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes