ORD. N°256

Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E59768 (1874) 2020
ORDINARIO N°: 256,
Juidico
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de documentación
laboral electrónica, denominado "Workera", consultado por
la empresa Qwantec Ingeniería Ltda., no se ajusta a las
condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el
Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no se
autoriza su utilización en el contexto de las relaciones
laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 21.12.2020 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 09.11.2020 de
en representación de empresa
SANTIAGO, 21 ENE 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento
de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, la cual permitiría
generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales
a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas,
los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de
ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información via internet desde
la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento
electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la
Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación
electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea debido a su fecha,
volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha
medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta
busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su
parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los
antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la
información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica
del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación
del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de
esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890 de 17.12.2013, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal
medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito
impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De
este modo, și el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral
deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya
indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no
resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran
impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su
documentación laboral electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que la documentación acompañada
cumpliría la mayoría de las condiciones exigidas por la jurisprudencia administrativa de esta
Dirección para la validez de las plataformas de que se trata.
No obstante, la presentación no se refiere al envío automático de la documentación
a los e-mails particulares de los trabajadores, mediante la utilización de un motor de correos
destinado a tal efecto, condición esencial destinada a garantizar la publicidad y conocimiento
de los antecedentes generados por la plataforma consultada.

Por otra parte, respecto de los documentos que pueden ser firmados digitalmente,
cabe señalar que la materia se encuentra latamente tratada en el citado Dictamen N°0789/15
de 16.02.2015.
Finalmente, cabe señalar que, en lo sucesivo, las presentaciones realizadas ante
este Servicio deben ser rubricadas por el solicitante, ya sea de manera holográfica o digital.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y
consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado "Workera", consultado
por la empresa Qwantec Ingeniería Ltda., no se ajusta a las condiciones mínimas de
funcionamiento exigidas por el Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no se
autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
DEL
JUAN DAVIDTERRAZAS PONG
ABOGADO 自 JEFE
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO YFISCAL
DIRECQIÓN DEL TRABAJO
CBDIRCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;