ORD. N°278

Departamento Juridico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 49755 (1674) 2020
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica consultado por la
empresa Comercializadora Insert S.A, se ajusta a las
condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el
dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existen
inconvenientes juridicos para su utilización. Lo que no
obsta a las facultades de fiscalización que corresponden a
este Servicio.
ANTECEDENTES:
1. Instrucciones de fecha 03.11.2020 y 29.12.2020, de
Jefa de Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales
2. Presentación de 01.06.2020, de doña
en representación de
SANTIAGO, 25 ENE 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A:
COMERCIALIZADOR
Mediante presentación señalada en el antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta,
la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las
relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre
la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas,

los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos
importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la
página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento
electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la
Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación
electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en cuanto a fechas,
volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha
medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta
busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su
parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los
antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la
información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica
del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del
fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de
esta Dirección ha señalado en Ord. N°4890, de 17.12.2013, además, las siguientes exigencias
de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal
medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito
impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De
este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral
deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya
indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no
resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran
impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su
documentación laboral electrónica allí almacenada.
A este respecto, cabe indicar que la presentación señala que "Para efectos de la
firma del contrato de trabajo, así como de cualquier documento laboral que requíera la firma

del trabajador, el sistema enviará al correo personal del trabajador un número de
autentificación adicional que el trabajador deberá necesariamente ingresar al sistema para así
proceder a la firma".
Sólo una vez que se haya procedido con esta doble autentificación, el contrato de
trabajo o documento que se trate, quedará firmado por el trabajador.
A su vez, en el punto N° 4 de la presentación, en lo pertinente señala que "Los
trabajadores que en el contrato de trabajo hubieran consentido expresamente que la
documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y
remitida de manera electrónica, recibirán en su correo electrónico personal una copia del
contrato de trabajo firmado por ambas partes, una vez que el contrato haya sido firmado por
el empleador".
Conforme a los textos citados, es factible corroborar el cumplimiento de la normativa
vigente, toda vez que el sistema implementado por la empresa en este punto, requiere
necesariamente la validación de un correo personal proporcionado por el trabajador.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la documentación
acompañada e información proporcionada por el recurrente, la plataforma en examen daría
cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe.
En cuanto a los documentos laborales que pueden ser creados y/o suscritos
utilizando medios electrónicos, es dable indicar que el citado dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, el cual se encuentra disponible en el sitio web de este Servicio, aborda latamente
dicha materia.
Finalmente, acerca del procedimiento de autenticación de los trabajadores, así como
la suscripción de los documentos electrónicos, cabe señalar que éste se estima ajustado a la
doctrina administrativa de esta Dirección.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y
consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, consultado por Servicios y Asesorías
Empresariales Nred Spa, se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por
el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existen inconvenientes jurídicos para su
utilización. Lo que no obsta a las facultades de fiscalización que corresponden a este Servicio.
DIRECCIÓN DEL TRABAJC
Saluda atentamente a Ud., 25 ENE 2021
OFICINA DE PARTES

JUAN DAVITERRAZAS PO
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Distribución:
-Partes
-Jurídico