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ORD. N°279
Documentación laboral electrónica;
Normas citadas
- ley 19.799, articulo 2
- ley 19.799, articulo 4
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 279, 18.02.2022
- ordinario 4890, 17.12.2013
Texto
Trabajo Direcciôn del
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 241407 (5) 2022
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
A la luz de los antecedentes acompañados, no resulta
posible determinar si la solución informática
presentada cumple con todos los requisitos
necesarios para ser considerada un sistema válido de
gestión, almacenamiento, administración y envío de
documentación laboral electrónica, de acuerdo a lo
señalado en el Dictamen N°789/15 de 16.02.20215.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 19.01.2022 y 26.01.2022 de Jefa
de Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales.
2) Presentación de 19.08.2021, de Sr.
en representación de Comercial Eccsa
S.A.
SANTIAGO,
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SR. 18.FEB 2022
COMERCIAL ECCSA S.A
Mediante presentación señalada en el Ant.2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la
normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a
la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en cuanto a fechas, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la
letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación
sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la
conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para
el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Ahora bien, en cuanto a la firma propiamente tal, resulta esencial determinar
la naturaleza jurídica de los documentos en los que dicha rúbrica se estampará, a
objeto de determinar el nivel de seguridad que resulte exigible al proceso.
Al respecto, debe indicarse que la documentación que emana de las
relaciones laborales individuales tiene el carácter de instrumentos privados.
Sobre el particular, es dable precisar que, si bien el instrumento privado no
goza de una definición explícita en nuestra legislación, puede conceptualizárselo por
exclusión -atendiendo a sus características- como todo documento o escrito que da
cuenta de un acto o contrato y que no reviste las particularidades de un instrumento
público.
En tal orden de ideas, es necesario señalar que el artículo 4° de la Ley
N°19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de
Certificación de Dicha Firma, prescribe:
“Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público,
deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada".
Del texto transcrito puede colegirse -a contrario sensu-, que aquellos
documentos que no tengan la calidad de instrumento público no requieren de firma
avanzada para su validez, sino sólo la concurrencia de las partes y la utilización de
una firma electrónica simple.
Por otra parte, en cuanto al tipo de rúbrica digital que puede ser utilizada para
la suscripción de la documentación por la que se consulta, cabe señalar que el artículo
2, letra f), de la Ley N°19.799, define la firma electrónica en los siguientes términos:
“Para los efectos de esta ley se entenderá por:
f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que
permita al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a
su autor;"
Del precepto transcrito, cabe colegir que no ha limitado el legislador el
mecanismo mediante el cual una persona puede estampar su firma en un documento
electrónico. Por el contrario, el precitado concepto de firma resulta sumamente amplio
y permite incluir en él una amplia gama de opciones, tales como símbolos o sonidos.
En tal sentido, resulta necesario hacer presente que sin importar la vía
mediante la cual se firmen los documentos electrónicos, será responsabilidad del
empleador velar porque los mecanismos seleccionados no impidan ni entorpezcan la
labor fiscalizadora de este Servicio.
Asimismo, cabe señalar que recae en el empleador la obligación de otorgar
los medios tecnológicos que permitan a los trabajadores acceder a su documentación
laboral, en forma permanente y sin restricciones, así como asegurar la fidelidad de los
mismos antecedentes.
Precisado lo anterior, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado en Ord.N°4890 de 17.12.2013,
además, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes
que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Como puede apreciarse, si bien este Servicio no se opone al uso de una
intranet o correos institucionales como medios para difundir o comunicar la
documentación laboral, no se consideran medios idóneos para dar por cumplida la
obligación del empleador de poner en conocimiento de sus trabajadores dichos
antecedentes. Dicho objetivo solo puede ser alcanzado, como se indicó previamente,
mediante la remisión de los antecedentes a casillas de correo particulares, previa
autorización de los propios dependientes.
A este respecto, cabe indicar que, de los documentos acompañados, no
resulta factible corroborar el cumplimiento de la normativa vigente, toda vez que el
sistema implementado por la empresa en este punto, no especifica el funcionamiento
del mecanismo, ni la forma de acceso, aceptación, autentificación y firma de la
documentación laboral por los trabajadores. De tal manera que, resultan insuficientes
para elaborar el pronunciamiento de rigor.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, a la luz de los
antecedentes acompañados, no resulta posible determinar si la solución informática
presentada cumple con todos los requisitos necesarios para ser considerada un
sistema válido de gestión, almacenamiento, administración y envío de documentación
laboral electrónica, de acuerdo a lo señalado en el Dictamen N°789/15 de
16.02.20215.
Saluda atentamente a Ud.,
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE
JEFEABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
BP/EZD
Distribución:
-Partes
-Jurídico
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 241407 (5) 2022
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
A la luz de los antecedentes acompañados, no resulta
posible determinar si la solución informática
presentada cumple con todos los requisitos
necesarios para ser considerada un sistema válido de
gestión, almacenamiento, administración y envío de
documentación laboral electrónica, de acuerdo a lo
señalado en el Dictamen N°789/15 de 16.02.20215.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 19.01.2022 y 26.01.2022 de Jefa
de Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales.
2) Presentación de 19.08.2021, de Sr.
en representación de Comercial Eccsa
S.A.
SANTIAGO,
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SR. 18.FEB 2022
COMERCIAL ECCSA S.A
Mediante presentación señalada en el Ant.2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la
normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a
la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en cuanto a fechas, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la
letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación
sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la
conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para
el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Ahora bien, en cuanto a la firma propiamente tal, resulta esencial determinar
la naturaleza jurídica de los documentos en los que dicha rúbrica se estampará, a
objeto de determinar el nivel de seguridad que resulte exigible al proceso.
Al respecto, debe indicarse que la documentación que emana de las
relaciones laborales individuales tiene el carácter de instrumentos privados.
Sobre el particular, es dable precisar que, si bien el instrumento privado no
goza de una definición explícita en nuestra legislación, puede conceptualizárselo por
exclusión -atendiendo a sus características- como todo documento o escrito que da
cuenta de un acto o contrato y que no reviste las particularidades de un instrumento
público.
En tal orden de ideas, es necesario señalar que el artículo 4° de la Ley
N°19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de
Certificación de Dicha Firma, prescribe:
“Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público,
deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada".
Del texto transcrito puede colegirse -a contrario sensu-, que aquellos
documentos que no tengan la calidad de instrumento público no requieren de firma
avanzada para su validez, sino sólo la concurrencia de las partes y la utilización de
una firma electrónica simple.
Por otra parte, en cuanto al tipo de rúbrica digital que puede ser utilizada para
la suscripción de la documentación por la que se consulta, cabe señalar que el artículo
2, letra f), de la Ley N°19.799, define la firma electrónica en los siguientes términos:
“Para los efectos de esta ley se entenderá por:
f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que
permita al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a
su autor;"
Del precepto transcrito, cabe colegir que no ha limitado el legislador el
mecanismo mediante el cual una persona puede estampar su firma en un documento
electrónico. Por el contrario, el precitado concepto de firma resulta sumamente amplio
y permite incluir en él una amplia gama de opciones, tales como símbolos o sonidos.
En tal sentido, resulta necesario hacer presente que sin importar la vía
mediante la cual se firmen los documentos electrónicos, será responsabilidad del
empleador velar porque los mecanismos seleccionados no impidan ni entorpezcan la
labor fiscalizadora de este Servicio.
Asimismo, cabe señalar que recae en el empleador la obligación de otorgar
los medios tecnológicos que permitan a los trabajadores acceder a su documentación
laboral, en forma permanente y sin restricciones, así como asegurar la fidelidad de los
mismos antecedentes.
Precisado lo anterior, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado en Ord.N°4890 de 17.12.2013,
además, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes
que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Como puede apreciarse, si bien este Servicio no se opone al uso de una
intranet o correos institucionales como medios para difundir o comunicar la
documentación laboral, no se consideran medios idóneos para dar por cumplida la
obligación del empleador de poner en conocimiento de sus trabajadores dichos
antecedentes. Dicho objetivo solo puede ser alcanzado, como se indicó previamente,
mediante la remisión de los antecedentes a casillas de correo particulares, previa
autorización de los propios dependientes.
A este respecto, cabe indicar que, de los documentos acompañados, no
resulta factible corroborar el cumplimiento de la normativa vigente, toda vez que el
sistema implementado por la empresa en este punto, no especifica el funcionamiento
del mecanismo, ni la forma de acceso, aceptación, autentificación y firma de la
documentación laboral por los trabajadores. De tal manera que, resultan insuficientes
para elaborar el pronunciamiento de rigor.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, a la luz de los
antecedentes acompañados, no resulta posible determinar si la solución informática
presentada cumple con todos los requisitos necesarios para ser considerada un
sistema válido de gestión, almacenamiento, administración y envío de documentación
laboral electrónica, de acuerdo a lo señalado en el Dictamen N°789/15 de
16.02.20215.
Saluda atentamente a Ud.,
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE
JEFEABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
BP/EZD
Distribución:
-Partes
-Jurídico