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ORD. N°283
Documentación Laboral; Sistema Electrónico;
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 283, 25.01.2021
- ordinario 4890, 17.12.2013
Texto
Departamento Jurídico y Fiscalia
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 38102(1353) 2020
Juidico ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica consultado por la
Empresa Agile Ingeniería y Consultoría Ltda., se ajusta a
las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el
dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existen
inconvenientes jurídicos para su utilización. Lo que no
obsta a las facultades de fiscalización que corresponden a
este Servicio.
ANTECEDENTE.:
1) Instrucciones de 02.09.2020 y 30.12.2020 de Jefa de
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 28.07.2020, de don
SANTIAGO, 25 ENE 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A:
AGILE INGENIERÍA Y CONSULTORIA LTDA
VINA DEL MAR
Mediante presentación señalada en el antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta,
la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las
relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre
la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas,
los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos
importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la
página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento
electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la
Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación
electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en cuanto a fechas,
volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha
medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta
busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su
parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los
antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la
información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica
del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del
fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de
esta Dirección ha señalado en Ord. N°4890, de 17.12.2013, además, las siguientes exigencias
de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal
medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito
impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De
este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral
deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya
indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no
resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran
impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su
documentación laboral electrónica allí almacenada.
A este respecto, cabe indicar que la presentación señala que “La plataforma asegura
que el correo personal declarado por el trabajador NO es del dominio del empleador, a través
de una lista negra de dominios de correos del empleador".
Para este efecto, el sistema valida la existencia del correo personal y después de
dicha validación el trabajador puede realizar la operación de firma electrónica sobre sus
documentos.
A su vez, en el punto N° 2 de la presentación, en lo pertinente señala que “En el caso
que el trabajador declare un nuevo correo personal, el proceso de validación se realiza
nuevamente".
Conforme a los textos citados, es factible corroborar el cumplimiento de la normativa
vigente, toda vez que el sistema implementado por la empresa en este punto, requiere
necesariamente la validación de un correo personal proporcionado por el trabajador.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la documentación
acompañada e información proporcionada por el recurrente, la plataforma en examen daría
cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe.
En cuanto a los documentos laborales que pueden ser creados y/o suscritos
utilizando medios electrónicos, es dable indicar que el citado dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, el cual se encuentra disponible en el sitio web de este Servicio, aborda latamente
dicha materia.
Finalmente, acerca del procedimiento de autenticación de los trabajadores, así como
la suscripción de los documentos electrónicos, cabe señalar que éste se estima ajustado a la
doctrina administrativa de esta Dirección.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y
consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, presentado por la empresa Agile
Ingenieria y Consultoría Ltda. se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas
por el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existen inconvenientes jurídicos para
su utilización. Lo que no obsta a las facultades de fiscalización que corresponden a este
Servicio.
Saluda atentamente a Ud.,
CION DEL
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO YFISCALF E
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Distribución:
-Partes
-Jurídico
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E 38102(1353) 2020
Juidico ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica consultado por la
Empresa Agile Ingeniería y Consultoría Ltda., se ajusta a
las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el
dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existen
inconvenientes jurídicos para su utilización. Lo que no
obsta a las facultades de fiscalización que corresponden a
este Servicio.
ANTECEDENTE.:
1) Instrucciones de 02.09.2020 y 30.12.2020 de Jefa de
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 28.07.2020, de don
SANTIAGO, 25 ENE 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A:
AGILE INGENIERÍA Y CONSULTORIA LTDA
VINA DEL MAR
Mediante presentación señalada en el antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta,
la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las
relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre
la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas,
los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos
importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la
página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento
electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la
Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación
electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en cuanto a fechas,
volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha
medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta
busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su
parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los
antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la
información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica
del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del
fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de
esta Dirección ha señalado en Ord. N°4890, de 17.12.2013, además, las siguientes exigencias
de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal
medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito
impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De
este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral
deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya
indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no
resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran
impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su
documentación laboral electrónica allí almacenada.
A este respecto, cabe indicar que la presentación señala que “La plataforma asegura
que el correo personal declarado por el trabajador NO es del dominio del empleador, a través
de una lista negra de dominios de correos del empleador".
Para este efecto, el sistema valida la existencia del correo personal y después de
dicha validación el trabajador puede realizar la operación de firma electrónica sobre sus
documentos.
A su vez, en el punto N° 2 de la presentación, en lo pertinente señala que “En el caso
que el trabajador declare un nuevo correo personal, el proceso de validación se realiza
nuevamente".
Conforme a los textos citados, es factible corroborar el cumplimiento de la normativa
vigente, toda vez que el sistema implementado por la empresa en este punto, requiere
necesariamente la validación de un correo personal proporcionado por el trabajador.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que, de acuerdo con la documentación
acompañada e información proporcionada por el recurrente, la plataforma en examen daría
cumplimiento a todas las exigencias indicadas en el cuerpo del presente informe.
En cuanto a los documentos laborales que pueden ser creados y/o suscritos
utilizando medios electrónicos, es dable indicar que el citado dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, el cual se encuentra disponible en el sitio web de este Servicio, aborda latamente
dicha materia.
Finalmente, acerca del procedimiento de autenticación de los trabajadores, así como
la suscripción de los documentos electrónicos, cabe señalar que éste se estima ajustado a la
doctrina administrativa de esta Dirección.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y
consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, presentado por la empresa Agile
Ingenieria y Consultoría Ltda. se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas
por el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existen inconvenientes jurídicos para
su utilización. Lo que no obsta a las facultades de fiscalización que corresponden a este
Servicio.
Saluda atentamente a Ud.,
CION DEL
JUAN DAVID TERRAZAS PONCE
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO YFISCALF E
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Distribución:
-Partes
-Jurídico