N° 296 de 2014

DEPARTAMENTO JURIDICO

K8053 (1562) 2013 0296

ORD.:

Juuidico MAT.: 1-. Los reportes semanales que deben contener

la suma de las horas trabajadas de cada

dependiente, en virtud de lo dispuesto en el

artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933, del

Ministerio del Trabajo y Previsión Social, pueden

ser emitidos, firmados y enviados de manera

electrónica, en la medida que se cumpla con las

condiciones indicadas en el presente informe.

2-. Los reportes indicados en el citado artículo 20

del Reglamento N°969, de 1933, deben ser

emitidos semanalmente por los empleadores, y

firmados dentro del mismo lapso de tiempo por

los trabajadores.

ANT.: 1) Instrucciones de 02.01.2014, de Jefa Unidad

de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Correos electrónicos de 04.12.2013 y

31.12.2013, de Sra. [nombre reservado].

3) Comparecencia personal de 18.11.2013, de

Sra. [nombre reservado].

4) Instrucciones de 15.10.2013, de Jefa Unidad

de Dictámenes e Informes en Derecho.

5) Correos electrónicos de 27.08.2013 y

30.08.2013, de Sra. [nombre reservado].

6) Presentación de 05.07.2013, de Sra. [nombre reservado], en representación de

empresa Sodimac S.A.

SANTIAGO,

DE : DIRECTORA DEL TRABAJO

A : SRA. [nombre reservado]

SODIMAC S.A. 2 2 ENE 2014

[domicilio reservado]

SANTIAGO

Mediante su presentación del antecedente 6),

complementada mediante correos electrónicos de antecedentes 2) y 5) y comparecencia

personal de antecedente 3), solicita un pronunciamiento jurídico de este Servicio, respecto

de las siguientes consultas:

1-. Validez de utilizar firma electrónica para la emisión del

reporte semanal que debe contener la suma de las horas trabajadas de cada

dependiente, en virtud de lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933,

del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

los trabajadores lo firmen una vez al mes y no semanaímente, como se indica en el 2-. Respecto del mismo reporte, consulta si es posible que

señalado artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

término, que la utilización de documentación electrónica en el ámbito de la relación laboral 1-. Sobre su primera consulta, es dable señalar, en primer

por parte de los empleadores, debe siempre contar en forma previa con la anuencia de los dependientes, sea en su contrato de trabajo o en un anexo del mismo.

del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone: Aclarado lo anterior, es del caso señalar que el artículo 33

las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro "Para los efectos de controlar la asistencia y determinar

que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro".

asistencia y las horas de trabajo, ordínarias o extraordinarias, se controlan y determinan Del precepto legal transcrito se desprende que la

mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:

a) Un libro de asistencia del personal, o b) Un reloj con tarjetas de registro.

mediante Ord. Nº696/027, de 24.01.96, fijó las características o modalidades básicas que Al respecto, cabe precisar que la Dirección del Trabajo

debe reunir un sistema de tipo electrónico computacional, para entender que el mismo

trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente. constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de

de las facultades de esta Dirección, el certificar a priori que las características técnicas de Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra dentro

un determinado sistema computacional permitan asimilarlo a un registro de asistencia y

determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código del Trabajo, en tanto no se implemente en una empresa determinada.

encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al Por el contrario, la competencia de este Servicio se

implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser analizada en cada caso en particular.

solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control En razón de lo expuesto, es que las denominadas

resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar si los electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son

antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en el referido

Ord. Nº696/027, de 24.01.96, y si se da cumplimiento a las normas reglamentarias que,

del Reglamento N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, conforme a en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo dispuesto en el artículo 20

las cuales se deben emitir reportes semanales que contengan la suma total de horas

trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación, de lo que se

infiere necesariamente que tales resoluciones no autorizan o deniegan la implementación

de un determinado sistema en particular, sino que se limitan a pronunciarse acerca de sí

cumple o no los requisitos antes señalados, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del Servicio.

Corrobora lo señalado, la circunstancia de que cualquier

empleador, cumpliendo los requisitos establecidos en el pronunciamiento citado, puede

válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de asistencia y

determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales circunstancias ante

eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio, toda vez que lo

contrario significaría establecer un requisito no contemplado en la ley.

Precisado lo anterior, resulta necesario señalar que dentro

de las características que debe cumplir un sistema de control de asistencia y

determinación de las horas de trabajo, la letra c) del precitado Ord. Nº696/27, de 24.01.96,

señala:

"En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 20 del

Reglamento Nº969, de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar reportes

semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada dependiente,

quien los firmará en señal de aceptación."

Sobre la materia, debe tenerse en consideración que el

inciso 2º del artículo 1º, de la Ley Nº 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma

Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, establece que las actividades

reguladas por dicho cuerpo normativo se someterán, entre otros, al principio general de la

equivalencia del soporte electrónico y el del papel escrito en los actos y contratos

celebrados por personas naturales, jurídicas o los órganos del Estado.

Complementa este principio de equivalencia, el princípio

de eficacia a que se refiere el inciso 1º del artículo 3º del mismo cuerpo legal, al precisar

que:

"Los actos y contratos otorgados o celebrados por

personas naturales o juridicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de

la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en

soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en

que la ley exija que los mísmos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la

ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito."

Agrega el inciso final del mismo artículo que "Toda

interpretación de los preceptos de esta ley, deberá guardar armonía con los principios

señalados."

Como puede apreciarse del texto transcrito, el legislador

ha establecido en forma clara y precisa el valor de los documentos electrónicos, en

relación a aquellos que consten en soporte de papel, exigiendo -a través de la

consagración del precitado principio de equivalencia del soporte- evitar toda

discriminación de los primeros respecto de los segundos por la mera circunstancia de

carecer de materialidad.

Por su parte, el inciso 2º del artículo 20, del Reglamento

N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dispone: “Ai fin de cada

semana, el empleador sumará el total de horas trabajadas por cada empleado, y éste

firmará en el mismo formulario o libro, en señal de aceptación."

De la norma preinserta, es posible apreciar que su fin no

es otro que mantener informado al trabajador semanalmente acerca de las horas

laboradas en el respectivo periodo.

En tal contexto, es del caso indicar que la obligación en

examen puede ser cumplida alternativamente emitiendo el reporte en formato de papel o

electrónico, pues ambos permiten informar al trabajador de la suma de las horas

laboradas en el respectivo periodo semanal.

Además, la citada normativa no indica expresamente que

el reporte deba ser emitido en formato de papel, por lo que aplicando nuevamente el

Principio de Equivalencia del Soporte, debe deducirse que dicho documento puede ser confeccionado de manera electrónica.

Por las razones señaladas, no puede sino concluirse que

el reporte semanal con la suma de las horas laboradas por cada trabajador -exigido por el

artículo 20 del aludido Reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión

Social- puede ser emitido tanto en soporte de papel como electrónico.

Ahora bien, precisado lo anterior, debemos referirnos a la

firma requerida para el reporte en examen. Al respecto, es dable señalar que el inciso final

del artículo 3º de la Ley 19.799, prescribe respecto de la rúbrica de los documentos:

"La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se

mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo establecido en los artículos siguientes."

A su vez, el inciso 2º del precepto en examen señala,

entre ellas, las siguientes excepciones a las reglas generales antes descritas;

actos o contratos otorgados o celebrados en los casos siguientes: “Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los

sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico; a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no

personal de alguna de las partes,..." b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia

precitado, dispone: Por su parte, la letra f), del artículo 2º del cuerpo legal

“Para los efectos de esta ley se entenderá por:

f) Firma electrónica: cualquier sonido, simbolo o proceso

electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;"

En consecuencia, posible es concluir, primeramente, que

no existe impedimento para suscribir electrónicamente la documentación derivada de las

relaciones laborales -entre la cual se encuentra el reporte en examen-, a menos que

exista en un caso particular una disposición legal expresa en contrario, o se trate de

alguna de las situaciones descritas en las letras a) y b) del precitado inciso 2º del artículo 3º de la Ley Nº 19.799.

Asimismo, respecto de las opciones de rúbrica, es posible

inferir que puede utilizarse cualquier alternativa compatible con la definición que contiene

la precitada letra f), del artículo 2º del cuerpo legal en examen, tal como parámetros biométricos, password, etc.

No obstante lo señalado, esta Dirección estima necesario

que los documentos electrónicos derivados de la relación laboral, sean emitidos siempre

en formatos que permitan su impresión frente al requerimiento de un trabajador o fiscalizador de este Servicio.

Finalmente, en cuanto a la forma de comunicación de los

reportes por los que se consulta, es necesario señalar que ellos pueden ser remitidos a

los dependientes por vía electrónica, cumpliendo los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores destinatarios de la comunicación

electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla

electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su

documentación laboral.

2-. Los respectivos correos electrónicos deben ser

remitidos a casillas particulares de los trabajadores, toda vez que no resultaría razonable

que ante su desvinculación de la empresa, aquellos quedaran impedidos -al mismo

tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral.

2-. En cuanto a su segunda consulta, relativa a la

frecuencia con que debe firmarse el reporte con la suma de las horas semanales

establecido en el artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y

Previsión Social, cabe reiterar que el precitado inciso 2º del artículo 20, del Reglamento

N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dispone:

“Al fin de cada semana, el empleador sumará el total de

horas trabajadas por cada empleado, y éste firmará en el mismo formulario o libro, en

señal de aceptación."

Al respecto, debe indicarse primeramente, que el

reglamento en examen se encuentra plenamente vigente. A su vez, en cuanto a la

naturaleza jurídica del precepto transcrito, se trata de una norma imperativa, cuyo

mandato debe ser acatado por el empleador. Dicho de otro modo, si este Servicio

accediera a la solicitud planteada, estaría autorizando la vulneración de una disposición

reglamentaria vigente.

Por tal razón, no resulta posible acceder a su solicitud,

debiendo la empleadora continuar cumpliendo con la emisión semanal de los reportes con

la suma de las horas trabajadas, los que deben ser firmados en los mísmos periodos por

los dependientes.

De esta forma, en virtud de lo dispuesto en las normas

legales y reglamentarias citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones

formuladas, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

1-. Los reportes semanales que deben contener la suma

de las horas trabajadas de cada dependiente, en virtud de lo dispuesto en el artículo 20

del Reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, pueden ser

emitidos, firmados y enviados de manera electrónica, en la medida que se cumpla con las

condiciones indicadas en el presente informe.

2-. Los reportes semanales indicados en el artículo 20 del

Reglamento N°969, de 1933, deben ser emitidos semanalmente por los empleadores, y

firmados dentro del mismo lapso de tiempo por los trabajadores.

Saluda a Ud.,

DEL

DIRECTORA

MARÍACECILIASÁNCHEZ TORO

ABOGADA

e DIRECTORA DEL TRABAJO

SMS/BDÉ/RCG

Distribución:

Jurídico – Partes - Control