← Buscar en los dictámenes
ORD. N°296
Sistema de registro y control de asistencia electrónico;
Normas citadas
- codigo del trabajo, articulo 33 ver otros del art. 33
- decreto 969, articulo 20
- ley 19.799, articulo 1
- ley 19.799, articulo 3
Dictámenes concordantes
- dictamen 696/27 de 24.01.1996
- ordinario 296, 22.01.2014
Texto
DEPARTAMENTO JURIDICO
K8053 (1562) 2013 0296
ORD.:
Juuidico MAT.: 1-. Los reportes semanales que deben contener
la suma de las horas trabajadas de cada
dependiente, en virtud de lo dispuesto en el
artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933, del
Ministerio del Trabajo y Previsión Social, pueden
ser emitidos, firmados y enviados de manera
electrónica, en la medida que se cumpla con las
condiciones indicadas en el presente informe.
2-. Los reportes indicados en el citado artículo 20
del Reglamento N°969, de 1933, deben ser
emitidos semanalmente por los empleadores, y
firmados dentro del mismo lapso de tiempo por
los trabajadores.
ANT.: 1) Instrucciones de 02.01.2014, de Jefa Unidad
de Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Correos electrónicos de 04.12.2013 y
31.12.2013, de Sra. María Carolina Motta Ponce.
3) Comparecencia personal de 18.11.2013, de
Sra. María Carolina Motta Ponce.
4) Instrucciones de 15.10.2013, de Jefa Unidad
de Dictámenes e Informes en Derecho.
5) Correos electrónicos de 27.08.2013 y
30.08.2013, de Sra. María Carolina Motta Ponce.
6) Presentación de 05.07.2013, de Sra. María
Carolina Motta Ponce, en representación de
empresa Sodimac S.A.
SANTIAGO,
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
A : SRA. MARÍA CAROLINA MOTTA PONCE
SODIMAC S.A. 2 2 ENE 2014
NUEVA YORK Nº33, PISO 6
SANTIAGO
Mediante su presentación del antecedente 6),
complementada mediante correos electrónicos de antecedentes 2) y 5) y comparecencia
personal de antecedente 3), solicita un pronunciamiento jurídico de este Servicio, respecto
de las siguientes consultas:
1-. Validez de utilizar firma electrónica para la emisión del
reporte semanal que debe contener la suma de las horas trabajadas de cada
dependiente, en virtud de lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933,
del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
los trabajadores lo firmen una vez al mes y no semanaímente, como se indica en el 2-. Respecto del mismo reporte, consulta si es posible que
señalado artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
término, que la utilización de documentación electrónica en el ámbito de la relación laboral 1-. Sobre su primera consulta, es dable señalar, en primer
por parte de los empleadores, debe siempre contar en forma previa con la anuencia de los dependientes, sea en su contrato de trabajo o en un anexo del mismo.
del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone: Aclarado lo anterior, es del caso señalar que el artículo 33
las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro "Para los efectos de controlar la asistencia y determinar
que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro".
asistencia y las horas de trabajo, ordínarias o extraordinarias, se controlan y determinan Del precepto legal transcrito se desprende que la
mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:
a) Un libro de asistencia del personal, o b) Un reloj con tarjetas de registro.
mediante Ord. Nº696/027, de 24.01.96, fijó las características o modalidades básicas que Al respecto, cabe precisar que la Dirección del Trabajo
debe reunir un sistema de tipo electrónico computacional, para entender que el mismo
trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente. constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de
de las facultades de esta Dirección, el certificar a priori que las características técnicas de Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra dentro
un determinado sistema computacional permitan asimilarlo a un registro de asistencia y
determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código del Trabajo, en tanto no se implemente en una empresa determinada.
encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al Por el contrario, la competencia de este Servicio se
implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser analizada en cada caso en particular.
solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control En razón de lo expuesto, es que las denominadas
resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar si los electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son
antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en el referido
Ord. Nº696/027, de 24.01.96, y si se da cumplimiento a las normas reglamentarias que,
del Reglamento N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, conforme a en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo dispuesto en el artículo 20
las cuales se deben emitir reportes semanales que contengan la suma total de horas
trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación, de lo que se
infiere necesariamente que tales resoluciones no autorizan o deniegan la implementación
de un determinado sistema en particular, sino que se limitan a pronunciarse acerca de sí
cumple o no los requisitos antes señalados, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del Servicio.
Corrobora lo señalado, la circunstancia de que cualquier
empleador, cumpliendo los requisitos establecidos en el pronunciamiento citado, puede
válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de asistencia y
determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales circunstancias ante
eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio, toda vez que lo
contrario significaría establecer un requisito no contemplado en la ley.
Precisado lo anterior, resulta necesario señalar que dentro
de las características que debe cumplir un sistema de control de asistencia y
determinación de las horas de trabajo, la letra c) del precitado Ord. Nº696/27, de 24.01.96,
señala:
"En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 20 del
Reglamento Nº969, de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar reportes
semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada dependiente,
quien los firmará en señal de aceptación."
Sobre la materia, debe tenerse en consideración que el
inciso 2º del artículo 1º, de la Ley Nº 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma
Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, establece que las actividades
reguladas por dicho cuerpo normativo se someterán, entre otros, al principio general de la
equivalencia del soporte electrónico y el del papel escrito en los actos y contratos
celebrados por personas naturales, jurídicas o los órganos del Estado.
Complementa este principio de equivalencia, el princípio
de eficacia a que se refiere el inciso 1º del artículo 3º del mismo cuerpo legal, al precisar
que:
"Los actos y contratos otorgados o celebrados por
personas naturales o juridicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de
la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en
soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en
que la ley exija que los mísmos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la
ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito."
Agrega el inciso final del mismo artículo que "Toda
interpretación de los preceptos de esta ley, deberá guardar armonía con los principios
señalados."
Como puede apreciarse del texto transcrito, el legislador
ha establecido en forma clara y precisa el valor de los documentos electrónicos, en
relación a aquellos que consten en soporte de papel, exigiendo -a través de la
consagración del precitado principio de equivalencia del soporte- evitar toda
discriminación de los primeros respecto de los segundos por la mera circunstancia de
carecer de materialidad.
Por su parte, el inciso 2º del artículo 20, del Reglamento
N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dispone: “Ai fin de cada
semana, el empleador sumará el total de horas trabajadas por cada empleado, y éste
firmará en el mismo formulario o libro, en señal de aceptación."
De la norma preinserta, es posible apreciar que su fin no
es otro que mantener informado al trabajador semanalmente acerca de las horas
laboradas en el respectivo periodo.
En tal contexto, es del caso indicar que la obligación en
examen puede ser cumplida alternativamente emitiendo el reporte en formato de papel o
electrónico, pues ambos permiten informar al trabajador de la suma de las horas
laboradas en el respectivo periodo semanal.
Además, la citada normativa no indica expresamente que
el reporte deba ser emitido en formato de papel, por lo que aplicando nuevamente el
Principio de Equivalencia del Soporte, debe deducirse que dicho documento puede ser confeccionado de manera electrónica.
Por las razones señaladas, no puede sino concluirse que
el reporte semanal con la suma de las horas laboradas por cada trabajador -exigido por el
artículo 20 del aludido Reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión
Social- puede ser emitido tanto en soporte de papel como electrónico.
Ahora bien, precisado lo anterior, debemos referirnos a la
firma requerida para el reporte en examen. Al respecto, es dable señalar que el inciso final
del artículo 3º de la Ley 19.799, prescribe respecto de la rúbrica de los documentos:
"La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se
mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo establecido en los artículos siguientes."
A su vez, el inciso 2º del precepto en examen señala,
entre ellas, las siguientes excepciones a las reglas generales antes descritas;
actos o contratos otorgados o celebrados en los casos siguientes: “Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los
sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico; a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no
personal de alguna de las partes,..." b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia
precitado, dispone: Por su parte, la letra f), del artículo 2º del cuerpo legal
“Para los efectos de esta ley se entenderá por:
f) Firma electrónica: cualquier sonido, simbolo o proceso
electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;"
En consecuencia, posible es concluir, primeramente, que
no existe impedimento para suscribir electrónicamente la documentación derivada de las
relaciones laborales -entre la cual se encuentra el reporte en examen-, a menos que
exista en un caso particular una disposición legal expresa en contrario, o se trate de
alguna de las situaciones descritas en las letras a) y b) del precitado inciso 2º del artículo 3º de la Ley Nº 19.799.
Asimismo, respecto de las opciones de rúbrica, es posible
inferir que puede utilizarse cualquier alternativa compatible con la definición que contiene
la precitada letra f), del artículo 2º del cuerpo legal en examen, tal como parámetros biométricos, password, etc.
No obstante lo señalado, esta Dirección estima necesario
que los documentos electrónicos derivados de la relación laboral, sean emitidos siempre
en formatos que permitan su impresión frente al requerimiento de un trabajador o fiscalizador de este Servicio.
Finalmente, en cuanto a la forma de comunicación de los
reportes por los que se consulta, es necesario señalar que ellos pueden ser remitidos a
los dependientes por vía electrónica, cumpliendo los siguientes requisitos:
1-. Los trabajadores destinatarios de la comunicación
electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla
electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su
documentación laboral.
2-. Los respectivos correos electrónicos deben ser
remitidos a casillas particulares de los trabajadores, toda vez que no resultaría razonable
que ante su desvinculación de la empresa, aquellos quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral.
2-. En cuanto a su segunda consulta, relativa a la
frecuencia con que debe firmarse el reporte con la suma de las horas semanales
establecido en el artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y
Previsión Social, cabe reiterar que el precitado inciso 2º del artículo 20, del Reglamento
N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dispone:
“Al fin de cada semana, el empleador sumará el total de
horas trabajadas por cada empleado, y éste firmará en el mismo formulario o libro, en
señal de aceptación."
Al respecto, debe indicarse primeramente, que el
reglamento en examen se encuentra plenamente vigente. A su vez, en cuanto a la
naturaleza jurídica del precepto transcrito, se trata de una norma imperativa, cuyo
mandato debe ser acatado por el empleador. Dicho de otro modo, si este Servicio
accediera a la solicitud planteada, estaría autorizando la vulneración de una disposición
reglamentaria vigente.
Por tal razón, no resulta posible acceder a su solicitud,
debiendo la empleadora continuar cumpliendo con la emisión semanal de los reportes con
la suma de las horas trabajadas, los que deben ser firmados en los mísmos periodos por
los dependientes.
De esta forma, en virtud de lo dispuesto en las normas
legales y reglamentarias citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones
formuladas, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
1-. Los reportes semanales que deben contener la suma
de las horas trabajadas de cada dependiente, en virtud de lo dispuesto en el artículo 20
del Reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, pueden ser
emitidos, firmados y enviados de manera electrónica, en la medida que se cumpla con las
condiciones indicadas en el presente informe.
2-. Los reportes semanales indicados en el artículo 20 del
Reglamento N°969, de 1933, deben ser emitidos semanalmente por los empleadores, y
firmados dentro del mismo lapso de tiempo por los trabajadores.
Saluda a Ud.,
DEL
DIRECTORA
MARÍACECILIASÁNCHEZ TORO
ABOGADA
e DIRECTORA DEL TRABAJO
SMS/BDÉ/RCG
Distribución:
Jurídico – Partes - Control
K8053 (1562) 2013 0296
ORD.:
Juuidico MAT.: 1-. Los reportes semanales que deben contener
la suma de las horas trabajadas de cada
dependiente, en virtud de lo dispuesto en el
artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933, del
Ministerio del Trabajo y Previsión Social, pueden
ser emitidos, firmados y enviados de manera
electrónica, en la medida que se cumpla con las
condiciones indicadas en el presente informe.
2-. Los reportes indicados en el citado artículo 20
del Reglamento N°969, de 1933, deben ser
emitidos semanalmente por los empleadores, y
firmados dentro del mismo lapso de tiempo por
los trabajadores.
ANT.: 1) Instrucciones de 02.01.2014, de Jefa Unidad
de Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Correos electrónicos de 04.12.2013 y
31.12.2013, de Sra. María Carolina Motta Ponce.
3) Comparecencia personal de 18.11.2013, de
Sra. María Carolina Motta Ponce.
4) Instrucciones de 15.10.2013, de Jefa Unidad
de Dictámenes e Informes en Derecho.
5) Correos electrónicos de 27.08.2013 y
30.08.2013, de Sra. María Carolina Motta Ponce.
6) Presentación de 05.07.2013, de Sra. María
Carolina Motta Ponce, en representación de
empresa Sodimac S.A.
SANTIAGO,
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
A : SRA. MARÍA CAROLINA MOTTA PONCE
SODIMAC S.A. 2 2 ENE 2014
NUEVA YORK Nº33, PISO 6
SANTIAGO
Mediante su presentación del antecedente 6),
complementada mediante correos electrónicos de antecedentes 2) y 5) y comparecencia
personal de antecedente 3), solicita un pronunciamiento jurídico de este Servicio, respecto
de las siguientes consultas:
1-. Validez de utilizar firma electrónica para la emisión del
reporte semanal que debe contener la suma de las horas trabajadas de cada
dependiente, en virtud de lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933,
del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
los trabajadores lo firmen una vez al mes y no semanaímente, como se indica en el 2-. Respecto del mismo reporte, consulta si es posible que
señalado artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
término, que la utilización de documentación electrónica en el ámbito de la relación laboral 1-. Sobre su primera consulta, es dable señalar, en primer
por parte de los empleadores, debe siempre contar en forma previa con la anuencia de los dependientes, sea en su contrato de trabajo o en un anexo del mismo.
del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone: Aclarado lo anterior, es del caso señalar que el artículo 33
las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro "Para los efectos de controlar la asistencia y determinar
que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro".
asistencia y las horas de trabajo, ordínarias o extraordinarias, se controlan y determinan Del precepto legal transcrito se desprende que la
mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:
a) Un libro de asistencia del personal, o b) Un reloj con tarjetas de registro.
mediante Ord. Nº696/027, de 24.01.96, fijó las características o modalidades básicas que Al respecto, cabe precisar que la Dirección del Trabajo
debe reunir un sistema de tipo electrónico computacional, para entender que el mismo
trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente. constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de
de las facultades de esta Dirección, el certificar a priori que las características técnicas de Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra dentro
un determinado sistema computacional permitan asimilarlo a un registro de asistencia y
determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código del Trabajo, en tanto no se implemente en una empresa determinada.
encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al Por el contrario, la competencia de este Servicio se
implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser analizada en cada caso en particular.
solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control En razón de lo expuesto, es que las denominadas
resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar si los electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son
antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en el referido
Ord. Nº696/027, de 24.01.96, y si se da cumplimiento a las normas reglamentarias que,
del Reglamento N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, conforme a en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo dispuesto en el artículo 20
las cuales se deben emitir reportes semanales que contengan la suma total de horas
trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación, de lo que se
infiere necesariamente que tales resoluciones no autorizan o deniegan la implementación
de un determinado sistema en particular, sino que se limitan a pronunciarse acerca de sí
cumple o no los requisitos antes señalados, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del Servicio.
Corrobora lo señalado, la circunstancia de que cualquier
empleador, cumpliendo los requisitos establecidos en el pronunciamiento citado, puede
válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de asistencia y
determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales circunstancias ante
eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio, toda vez que lo
contrario significaría establecer un requisito no contemplado en la ley.
Precisado lo anterior, resulta necesario señalar que dentro
de las características que debe cumplir un sistema de control de asistencia y
determinación de las horas de trabajo, la letra c) del precitado Ord. Nº696/27, de 24.01.96,
señala:
"En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 20 del
Reglamento Nº969, de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar reportes
semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada dependiente,
quien los firmará en señal de aceptación."
Sobre la materia, debe tenerse en consideración que el
inciso 2º del artículo 1º, de la Ley Nº 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma
Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, establece que las actividades
reguladas por dicho cuerpo normativo se someterán, entre otros, al principio general de la
equivalencia del soporte electrónico y el del papel escrito en los actos y contratos
celebrados por personas naturales, jurídicas o los órganos del Estado.
Complementa este principio de equivalencia, el princípio
de eficacia a que se refiere el inciso 1º del artículo 3º del mismo cuerpo legal, al precisar
que:
"Los actos y contratos otorgados o celebrados por
personas naturales o juridicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de
la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en
soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en
que la ley exija que los mísmos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la
ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito."
Agrega el inciso final del mismo artículo que "Toda
interpretación de los preceptos de esta ley, deberá guardar armonía con los principios
señalados."
Como puede apreciarse del texto transcrito, el legislador
ha establecido en forma clara y precisa el valor de los documentos electrónicos, en
relación a aquellos que consten en soporte de papel, exigiendo -a través de la
consagración del precitado principio de equivalencia del soporte- evitar toda
discriminación de los primeros respecto de los segundos por la mera circunstancia de
carecer de materialidad.
Por su parte, el inciso 2º del artículo 20, del Reglamento
N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dispone: “Ai fin de cada
semana, el empleador sumará el total de horas trabajadas por cada empleado, y éste
firmará en el mismo formulario o libro, en señal de aceptación."
De la norma preinserta, es posible apreciar que su fin no
es otro que mantener informado al trabajador semanalmente acerca de las horas
laboradas en el respectivo periodo.
En tal contexto, es del caso indicar que la obligación en
examen puede ser cumplida alternativamente emitiendo el reporte en formato de papel o
electrónico, pues ambos permiten informar al trabajador de la suma de las horas
laboradas en el respectivo periodo semanal.
Además, la citada normativa no indica expresamente que
el reporte deba ser emitido en formato de papel, por lo que aplicando nuevamente el
Principio de Equivalencia del Soporte, debe deducirse que dicho documento puede ser confeccionado de manera electrónica.
Por las razones señaladas, no puede sino concluirse que
el reporte semanal con la suma de las horas laboradas por cada trabajador -exigido por el
artículo 20 del aludido Reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión
Social- puede ser emitido tanto en soporte de papel como electrónico.
Ahora bien, precisado lo anterior, debemos referirnos a la
firma requerida para el reporte en examen. Al respecto, es dable señalar que el inciso final
del artículo 3º de la Ley 19.799, prescribe respecto de la rúbrica de los documentos:
"La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se
mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo establecido en los artículos siguientes."
A su vez, el inciso 2º del precepto en examen señala,
entre ellas, las siguientes excepciones a las reglas generales antes descritas;
actos o contratos otorgados o celebrados en los casos siguientes: “Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los
sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico; a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no
personal de alguna de las partes,..." b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia
precitado, dispone: Por su parte, la letra f), del artículo 2º del cuerpo legal
“Para los efectos de esta ley se entenderá por:
f) Firma electrónica: cualquier sonido, simbolo o proceso
electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;"
En consecuencia, posible es concluir, primeramente, que
no existe impedimento para suscribir electrónicamente la documentación derivada de las
relaciones laborales -entre la cual se encuentra el reporte en examen-, a menos que
exista en un caso particular una disposición legal expresa en contrario, o se trate de
alguna de las situaciones descritas en las letras a) y b) del precitado inciso 2º del artículo 3º de la Ley Nº 19.799.
Asimismo, respecto de las opciones de rúbrica, es posible
inferir que puede utilizarse cualquier alternativa compatible con la definición que contiene
la precitada letra f), del artículo 2º del cuerpo legal en examen, tal como parámetros biométricos, password, etc.
No obstante lo señalado, esta Dirección estima necesario
que los documentos electrónicos derivados de la relación laboral, sean emitidos siempre
en formatos que permitan su impresión frente al requerimiento de un trabajador o fiscalizador de este Servicio.
Finalmente, en cuanto a la forma de comunicación de los
reportes por los que se consulta, es necesario señalar que ellos pueden ser remitidos a
los dependientes por vía electrónica, cumpliendo los siguientes requisitos:
1-. Los trabajadores destinatarios de la comunicación
electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla
electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su
documentación laboral.
2-. Los respectivos correos electrónicos deben ser
remitidos a casillas particulares de los trabajadores, toda vez que no resultaría razonable
que ante su desvinculación de la empresa, aquellos quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral.
2-. En cuanto a su segunda consulta, relativa a la
frecuencia con que debe firmarse el reporte con la suma de las horas semanales
establecido en el artículo 20 del Reglamento N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y
Previsión Social, cabe reiterar que el precitado inciso 2º del artículo 20, del Reglamento
N°969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dispone:
“Al fin de cada semana, el empleador sumará el total de
horas trabajadas por cada empleado, y éste firmará en el mismo formulario o libro, en
señal de aceptación."
Al respecto, debe indicarse primeramente, que el
reglamento en examen se encuentra plenamente vigente. A su vez, en cuanto a la
naturaleza jurídica del precepto transcrito, se trata de una norma imperativa, cuyo
mandato debe ser acatado por el empleador. Dicho de otro modo, si este Servicio
accediera a la solicitud planteada, estaría autorizando la vulneración de una disposición
reglamentaria vigente.
Por tal razón, no resulta posible acceder a su solicitud,
debiendo la empleadora continuar cumpliendo con la emisión semanal de los reportes con
la suma de las horas trabajadas, los que deben ser firmados en los mísmos periodos por
los dependientes.
De esta forma, en virtud de lo dispuesto en las normas
legales y reglamentarias citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones
formuladas, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
1-. Los reportes semanales que deben contener la suma
de las horas trabajadas de cada dependiente, en virtud de lo dispuesto en el artículo 20
del Reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, pueden ser
emitidos, firmados y enviados de manera electrónica, en la medida que se cumpla con las
condiciones indicadas en el presente informe.
2-. Los reportes semanales indicados en el artículo 20 del
Reglamento N°969, de 1933, deben ser emitidos semanalmente por los empleadores, y
firmados dentro del mismo lapso de tiempo por los trabajadores.
Saluda a Ud.,
DEL
DIRECTORA
MARÍACECILIASÁNCHEZ TORO
ABOGADA
e DIRECTORA DEL TRABAJO
SMS/BDÉ/RCG
Distribución:
Jurídico – Partes - Control