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ORD. N°3052
Sistema de registro y control de asistencia digital;
Normas citadas
- codigo del trabajo, articulo 33 ver otros del art. 33
- decreto 969, articulo 20
Dictámenes concordantes
- dictamen 696/27 de 24.01.1996
- ordinario 3052, 02.08.2013
Texto
Direccion del Trabojo
Gobiemo de Chile
DEPARTAMENTO JURIDICO K5239 (988) 2013 3052
ORD.:
huidicw MAT.: El dispositivo de control de asistencia y
determinación de las horas de trabajo que
propone la empresa Inamika Chile SPA,
denominado QuickPass, de acuerdo a los
antecedentes expuestos en su presentación,
se ajustaría a las exigencias que conforme a
lo establecido en el Ord. Nº696/027, de
24.01.96, debe reunir un sistema de tipo
electrónico computacional para poder ser
considerado un mecanismo válido de control
de asistencia y determinación de las horas de
trabajo.
ANT.: 1) Correo electrónico de 18.07.2013, de Sr.
Pablo Silva Navea.
2) Correo electrónico de 01.07.2013, de Sr.
Pablo Silva Navea.
2) Comparecencia personal de 10.06.2013,
de Sr. Pablo Silva Navea.
3) Providencia de archivo N°1525, de
23.05.2013, de Jefa Departamento Jurídico.
4) Presentación de 02.05.2013, de empresa
Inamika chile SPA.
SANTIAGO,
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO 0 2 AGO 2013
A : SR. PABLO SILVA NAVEA
GERENTE GENERAL
INAMIKA CHILE SPA.
AVENIDA IRARRAZABAL N°4118, DEPARTAMENTO F
ÑUÑOA
Mediante su presentación del antecedente 4),
complementada mediante correos electrónicos de antecedente 1) y 2), solicita un
pronunciamiento jurídico de este Servicio, en orden a determinar si el sistema
automatizado de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que
propone -denominado QuickPass-, cumpliría con lo dispuesto por el Ord. Nº
696/27, de 24.01.96, que establece las características de los mecanismos de tipo
electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo,
por lo que sería asimilable a alguno de los sistemas de control establecidos por la
legislación vigente.
Sobre el particular, cumplo con informar a Ud. que el
artículo 33 del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone:
"Para los efectos de controlar la asistencia y
determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador
llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un
reloj control con tarjetas de registro”.
Del precepto legal transcrito se desprende que la
asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y
determinan mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:
a) Un libro de asistencia del personal, o
b) Un reloj con tarjetas de registro.
Al respecto, cabe precisar, primeramente, que la
Dirección del Trabajo mediante Ord. N° 696/027, de 24.01.96, fijó las
características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo
electrónico-computacional, para entender que el mismo constituye un sistema
válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo
con la normativa laboral vigente.
Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra
dentro de las facultades de esta Dirección, el certificar a priori que las
características técnicas de un determinado sistema computacional permitan
asimilarlo a un registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo en
los términos del artículo 33 del Código del Trabajo, en tanto no se implemente en
una empresa determinada.
Por el contrario, la competencia de este Servicio se
encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al
implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser
analizada en cada caso en particular.
En razón de lo expuesto, es que las denominadas
solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control
electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo,
son resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar
si los antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en
el referido Ord. Nº 696/027, de 24.01.96, y si se da cumplimiento a las normas
reglamentarias que, en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo
dispuesto en el artículo 20 del Reglamento N° 969, de 1933, conforme a las cuales
se deben emitir reportes semanales que contengan la suma total de horas
trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación, de lo
que se infiere necesariamente que tales resoluciones no autorizan o deniegan la
implementación de un determinado sistema en particular; sino que se limitan a
pronunciarse acerca de si cumple o no los requisitos antes señalados, todo lo cual
debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del Servicio.
Corrobora lo señalado, la circunstancia de que
cualquier empleador, cumpliendo los requísitos establecidos en el pronunciamiento
citado, puede válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de
asistencia y determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales
circunstancias ante eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este
Servicio, toda vez que lo contrario significaría establecer un requisito no
contemplado en la ley.
Precisado lo anterior, es del caso indicar que las
características que debe cumplir un sistema como el que se consulta -de acuerdo
a lo señalado en el precitado Ord. Nº 696/27, de 24.01.96- son las siguientes:
a) El sistema deberá permitir, mediante un dispositivo
electrónico con reloj incorporado, el registro automático de la identidad del
trabajador, la fecha, hora y minutos en que se inicia y termina la jornada de trabajo
al deslizar por los lectores del reloj una tarjeta personal de identificación provista de banda magnética.
De acuerdo a lo señalado en su presentación, el
sistema consultado utiliza como medio de identificación el reconocimiento
biométrico -huella dactilar-, por lo que cabe dar por acreditado el cumplimiento de este requisito.
b) En caso que el número de tarjeta del trabajador
sea distinto a su Rut, dicho número debe mantenerse permanentemente, mientras
dure la relación laboral, y encontrarse grabado en la banda magnética de la misma e impreso en su parte anterior.
Atendido que el sistema en examen permite la
identificación del trabajador a través del reconocimiento de la huella digital del
trabajador, se entiende cumplido el requisito señalado.
c) En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 20
del Reglamento Nº 969, de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar
reportes semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada
dependiente, quien los firmará en señal de aceptación.
Al respecto, cabe indicar que de acuerdo a los
antecedentes acompañados el sistema consultado cumpliría con la señalada exigencia.
d) Asimismo, el sistema computacional de control de
asistencia debe también posibilitar la entrega diaria al trabajador del estado de su
asistencia registrada electrónicamente por el reloj incorporado al dispositivo, para
lo cual debe contar con una impresora u otro elemento asociado en éste que
permita la emisión automática de un comprobante impreso de forma que el
trabajador tenga un respaldo diario físico y tangible de su asistencia,
cumpliéndose así el objetivo que tuvo en vista el legislador al establecer los
sistemas tradicionales de registro de asistencia.
Según indican los antecedentes examinados y
complementados en comparecencia personal, el sistema propuesto da cumplimiento a este requisito.
e) El reloj incorporado al dispositivo electrónico
deberá estar dotado de: 1) memoria interna que permita guardar la fecha y hora en
que cada tarjeta ha sido leída, con una capacidad de, a lo menos, 4 eventos por
cada trabajador; 2) batería para operación en caso de corte de energía eléctrica,
con autonomía de 24 horas; 3) batería para almacenamiento de parámetros de
configuración, con autonomía de doce meses; 4) dispositivos para definir si se
inicia o termina la jornada de trabajo y 5) puerta de impresora para emitir los
comprobantes de los eventos registrados.
De acuerdo a lo señalado en su presentación y
correos complementarios, el sistema consultado cumple con las características
requeridas en este literal.
f) El software que se instale en el computador, que
permita tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la
misma, deberá ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado,
en términos que asegure la inviolabilidad de éstos. Según indican los documentos
examinados el sistema en examen cumple con este requisito.
g) La certificación de que el software utilizado está
constituido por un sistema cerrado de datos deber ser otorgada por un organismo
público competente o privado que garantice que el mismo cumple con dichas características técnicas.
Se da cumplimiento a este requisito adjuntando
certificado emitido al efecto por el ingeniero civil eléctrico Sr. Iván Vega Martínez.
De esta forma, analizada la información acompañada
a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada, normas legales y
reglamentarias precitadas, es posible concluir que el dispositivo de control de
asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone la empresa
Inamika Chile SPA -denominado QuickPass-, de acuerdo a los antecedentes
expuestos en su presentación, se ajustaría a las exigencias que conforme a lo
establecido en el Ord. Nº696/027, de 24.01.96, debe reunir un sistema de tipo
electrónico computacional para poder ser considerado un mecanismo válido de
control de asistencia y determinación de las horas de trabajo. Ello, sin perjuicio de
las observaciones que este Servicio, en uso de su facultad fiscalizadora, pueda
efectuar en lo sucesivo mediante fiscalizaciones en terreno.
Saluda a Ud.,
DEL
DIRECTORA
ARIA CECILIASÁNCHEZ TORO
ABOGADA
DIRECTORA DEL TRABAJO
MAOISMS/RCG Distribución:
Jurídico
Partes
Control
Gobiemo de Chile
DEPARTAMENTO JURIDICO K5239 (988) 2013 3052
ORD.:
huidicw MAT.: El dispositivo de control de asistencia y
determinación de las horas de trabajo que
propone la empresa Inamika Chile SPA,
denominado QuickPass, de acuerdo a los
antecedentes expuestos en su presentación,
se ajustaría a las exigencias que conforme a
lo establecido en el Ord. Nº696/027, de
24.01.96, debe reunir un sistema de tipo
electrónico computacional para poder ser
considerado un mecanismo válido de control
de asistencia y determinación de las horas de
trabajo.
ANT.: 1) Correo electrónico de 18.07.2013, de Sr.
Pablo Silva Navea.
2) Correo electrónico de 01.07.2013, de Sr.
Pablo Silva Navea.
2) Comparecencia personal de 10.06.2013,
de Sr. Pablo Silva Navea.
3) Providencia de archivo N°1525, de
23.05.2013, de Jefa Departamento Jurídico.
4) Presentación de 02.05.2013, de empresa
Inamika chile SPA.
SANTIAGO,
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO 0 2 AGO 2013
A : SR. PABLO SILVA NAVEA
GERENTE GENERAL
INAMIKA CHILE SPA.
AVENIDA IRARRAZABAL N°4118, DEPARTAMENTO F
ÑUÑOA
Mediante su presentación del antecedente 4),
complementada mediante correos electrónicos de antecedente 1) y 2), solicita un
pronunciamiento jurídico de este Servicio, en orden a determinar si el sistema
automatizado de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que
propone -denominado QuickPass-, cumpliría con lo dispuesto por el Ord. Nº
696/27, de 24.01.96, que establece las características de los mecanismos de tipo
electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo,
por lo que sería asimilable a alguno de los sistemas de control establecidos por la
legislación vigente.
Sobre el particular, cumplo con informar a Ud. que el
artículo 33 del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone:
"Para los efectos de controlar la asistencia y
determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador
llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un
reloj control con tarjetas de registro”.
Del precepto legal transcrito se desprende que la
asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y
determinan mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:
a) Un libro de asistencia del personal, o
b) Un reloj con tarjetas de registro.
Al respecto, cabe precisar, primeramente, que la
Dirección del Trabajo mediante Ord. N° 696/027, de 24.01.96, fijó las
características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo
electrónico-computacional, para entender que el mismo constituye un sistema
válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo
con la normativa laboral vigente.
Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra
dentro de las facultades de esta Dirección, el certificar a priori que las
características técnicas de un determinado sistema computacional permitan
asimilarlo a un registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo en
los términos del artículo 33 del Código del Trabajo, en tanto no se implemente en
una empresa determinada.
Por el contrario, la competencia de este Servicio se
encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al
implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser
analizada en cada caso en particular.
En razón de lo expuesto, es que las denominadas
solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control
electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo,
son resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar
si los antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en
el referido Ord. Nº 696/027, de 24.01.96, y si se da cumplimiento a las normas
reglamentarias que, en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo
dispuesto en el artículo 20 del Reglamento N° 969, de 1933, conforme a las cuales
se deben emitir reportes semanales que contengan la suma total de horas
trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación, de lo
que se infiere necesariamente que tales resoluciones no autorizan o deniegan la
implementación de un determinado sistema en particular; sino que se limitan a
pronunciarse acerca de si cumple o no los requisitos antes señalados, todo lo cual
debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del Servicio.
Corrobora lo señalado, la circunstancia de que
cualquier empleador, cumpliendo los requísitos establecidos en el pronunciamiento
citado, puede válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de
asistencia y determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales
circunstancias ante eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este
Servicio, toda vez que lo contrario significaría establecer un requisito no
contemplado en la ley.
Precisado lo anterior, es del caso indicar que las
características que debe cumplir un sistema como el que se consulta -de acuerdo
a lo señalado en el precitado Ord. Nº 696/27, de 24.01.96- son las siguientes:
a) El sistema deberá permitir, mediante un dispositivo
electrónico con reloj incorporado, el registro automático de la identidad del
trabajador, la fecha, hora y minutos en que se inicia y termina la jornada de trabajo
al deslizar por los lectores del reloj una tarjeta personal de identificación provista de banda magnética.
De acuerdo a lo señalado en su presentación, el
sistema consultado utiliza como medio de identificación el reconocimiento
biométrico -huella dactilar-, por lo que cabe dar por acreditado el cumplimiento de este requisito.
b) En caso que el número de tarjeta del trabajador
sea distinto a su Rut, dicho número debe mantenerse permanentemente, mientras
dure la relación laboral, y encontrarse grabado en la banda magnética de la misma e impreso en su parte anterior.
Atendido que el sistema en examen permite la
identificación del trabajador a través del reconocimiento de la huella digital del
trabajador, se entiende cumplido el requisito señalado.
c) En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 20
del Reglamento Nº 969, de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar
reportes semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada
dependiente, quien los firmará en señal de aceptación.
Al respecto, cabe indicar que de acuerdo a los
antecedentes acompañados el sistema consultado cumpliría con la señalada exigencia.
d) Asimismo, el sistema computacional de control de
asistencia debe también posibilitar la entrega diaria al trabajador del estado de su
asistencia registrada electrónicamente por el reloj incorporado al dispositivo, para
lo cual debe contar con una impresora u otro elemento asociado en éste que
permita la emisión automática de un comprobante impreso de forma que el
trabajador tenga un respaldo diario físico y tangible de su asistencia,
cumpliéndose así el objetivo que tuvo en vista el legislador al establecer los
sistemas tradicionales de registro de asistencia.
Según indican los antecedentes examinados y
complementados en comparecencia personal, el sistema propuesto da cumplimiento a este requisito.
e) El reloj incorporado al dispositivo electrónico
deberá estar dotado de: 1) memoria interna que permita guardar la fecha y hora en
que cada tarjeta ha sido leída, con una capacidad de, a lo menos, 4 eventos por
cada trabajador; 2) batería para operación en caso de corte de energía eléctrica,
con autonomía de 24 horas; 3) batería para almacenamiento de parámetros de
configuración, con autonomía de doce meses; 4) dispositivos para definir si se
inicia o termina la jornada de trabajo y 5) puerta de impresora para emitir los
comprobantes de los eventos registrados.
De acuerdo a lo señalado en su presentación y
correos complementarios, el sistema consultado cumple con las características
requeridas en este literal.
f) El software que se instale en el computador, que
permita tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la
misma, deberá ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado,
en términos que asegure la inviolabilidad de éstos. Según indican los documentos
examinados el sistema en examen cumple con este requisito.
g) La certificación de que el software utilizado está
constituido por un sistema cerrado de datos deber ser otorgada por un organismo
público competente o privado que garantice que el mismo cumple con dichas características técnicas.
Se da cumplimiento a este requisito adjuntando
certificado emitido al efecto por el ingeniero civil eléctrico Sr. Iván Vega Martínez.
De esta forma, analizada la información acompañada
a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada, normas legales y
reglamentarias precitadas, es posible concluir que el dispositivo de control de
asistencia y determinación de las horas de trabajo que propone la empresa
Inamika Chile SPA -denominado QuickPass-, de acuerdo a los antecedentes
expuestos en su presentación, se ajustaría a las exigencias que conforme a lo
establecido en el Ord. Nº696/027, de 24.01.96, debe reunir un sistema de tipo
electrónico computacional para poder ser considerado un mecanismo válido de
control de asistencia y determinación de las horas de trabajo. Ello, sin perjuicio de
las observaciones que este Servicio, en uso de su facultad fiscalizadora, pueda
efectuar en lo sucesivo mediante fiscalizaciones en terreno.
Saluda a Ud.,
DEL
DIRECTORA
ARIA CECILIASÁNCHEZ TORO
ABOGADA
DIRECTORA DEL TRABAJO
MAOISMS/RCG Distribución:
Jurídico
Partes
Control