N° 3264 de 2020

Direcciön del Gobicmo de Chile

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales

E40276 (1408) 2020 3264

ORDINARIO N°: dics

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Sistema de registro y control de asistencia electrónico.

RESUMEN:

El sistema de registro y control de asistencia denominado

“Prosago”, presentado por la empresa “Gaxu Soluciones

S.A.", no da cumplimiento a todas las exigencias contempladas en los Dictámenes Nº1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 21.09.2020 y 01.12.2020, de Jefa

Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios

Laborales.

2) Presentación de 10.08.2020, de Sr. Gabriel Argomedo

Galarce, en representación de empresa “Gaxu Soluciones

S.A.”.

SANTIAGO, 11 DIC 2020

DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

: SR. GABRIEL ARGOMEDO GALARCE

EMPRESA GAXU SOLUCIONES S.A.

[domicilio reservado]

PROVIDENCIA

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, denominado “Prosago”, y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes Nº1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017.

Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la solicitante acompañó informe de certificación emitido por la empresa Agencia Certificadora Chile S.p.A., Rut N°76.900.071-2, sin firma.

En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de la normativa administrativa precitada.

Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han realizado las siguientes observaciones: 1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°1140/027, cabe señalar: 1.1.- Respecto del N°1, Marcaciones: De acuerdo a la normativa vigente, si existiere algún inconveniente al realizar la marcación, el sistema deberá generar una alerta señalando día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en formato de papel o mediante su envío de manera electrónica.

Observación: Lo que se adjunta a la presentación como marcación fallida, corresponde a una marca duplicada. Esto es, errores previstos y predefinidos en el sistema, por lo que no se evidencia el cumplimiento de la exigencia. 1.2-. Respecto del N°5, disponibilidad del servicio: el empleador será siempre responsable de la operación y mantención de los componentes que constituyen la plataforma de control de asistencia electrónica. 1.3-. Respecto del N°6.1, seguridad: La plataforma tecnológica completa deberá incorporar las medidas necesarias para impedir la alteración de la información o intrusiones no autorizadas. Tales como controles de acceso restringido, cifrado de información confidencial, etc. En particular, el sistema deberá considerar un control de acceso que asegure la autenticación y autorización correcta para cada perfil de usuario que utilice la plataforma.

La plataforma deberá asegurar el registro de cada actividad realizada, de forma tal que puedan determinarse los riesgos o incidentes de seguridad.

Observación: No se adjunta evidencia sobre la exigencia. 1.4-. Respecto del N°6.2, confidencialidad: la plataforma deberá considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de información de acuerdo con perfiles de seguridad pertinentes y apropiados para cada función (empleador, trabajador, fiscalizador, etc.). La definición de cada perfil, así como la respectiva asignación de personas a los mismos, deberá quedar registrada en un sistema de auditoría de la plataforma. Este registro deberá ser automático y sólo deberá ser accesible mediante perfiles de administración.

Observación: No se adjunta evidencia sobre la exigencia. 1.5-. Respecto del N°6.3, disponibilidad: la plataforma deberá considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la permanente disponibilidad de la información que se mantenga almacenada, para su consulta vía Web. 2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar: 2.1-. Respecto del N°1.1, acceso a la plataforma: Los funcionarios de este Servicio deben tener siempre acceso a la información, por lo que cualquier situación que entorpezca el proceso fiscalizador, tales como entrega de claves de corta duración temporal, establecimiento de procesos engorrosos para otorgar el acceso, etc., se considerarán impedimentos para el cumplimiento de la función inspectiva que corresponde a esta Dirección. 2.2-. Respecto del N°1.4, obligación de emitir un mensaje de alerta para las marcaciones fallidas: Además, se estima necesario que las plataformas cuenten, dentro de sus funcionalidades, con un registro electrónico de incidentes que provoquen su cese operacional total o parcial, lo que permitirá lograr una trazabilidad entre el uso del mecanismo de contingencia y los incidentes registrados.

Observación: No se adjunta evidencia. 2.3-. Respecto del N°1.7, reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de los procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los siguientes reportes, indicando en cada caso la jornada de los respectivos trabajadores. 2.4-. Respecto del N°2.7, el acceso para fiscalización remota deberá estar implementado sobre un sistema web con acceso HTTPS (TLS 1.2 o superior), el cuál debe disponer de credenciales de conexión para los funcionarios fiscalizadores. El acceso deberá ser dispuesto a través de un nombre de sitio web (en la forma https://www.nombredelsitio.cl). 2.5-. Respecto del N°3.4.2, la modificación, eliminación o reemplazo de una marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió.

Observación: No se adjunta evidencia sobre la materia 2.6-. Respecto del N°4.21, los informes de certificación deberán indicar al principio y de manera destacada, como mínimo, la siguiente información de la empresa comercializadora o desarrolladora del sistema: Nombre del responsable del proceso, razón social y domicilio de la compañía, RUT y correo electrónico de contacto. Observación: No se indica el nombre del responsable del proceso en la compañía comercializadora o desarrolladora.

Finalmente, cabe hacer presente que el certificado de cumplimiento no se encuentra firmado por el responsable del proceso.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia denominado “Prosago”, presentado por la empresa "Gaxu Soluciones S.A.", no da cumplimiento a todas las exigencias contempladas en los Dictámenes Nº1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto dé la relación laboral. Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual autorización.

Saluda a Ud., bnie niee

SONIA MENA SOTO

ABOGADA

JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCÁL

DIRECCION DEL TRABAJO

EBP/RCG

Distribución:

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