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ORD. N°3264
Registro especial asistencia y determinación horas de trabajo;
Dictámenes concordantes
- dictamen 1140/27, 24.02.2016
- dictamen 5849/133 de 04.12.2017
- ordinario 3264, 11.12.2020
Texto
Direcciön del
Gobicmo de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E40276 (1408) 2020
3264
ORDINARIO N°:
dics
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Sistema de registro y control de asistencia electrónico.
RESUMEN:
El sistema de registro y control de asistencia denominado
“Prosago”, presentado por la empresa “Gaxu Soluciones
S.A.", no da cumplimiento a todas las exigencias
contempladas en los Dictámenes Nº1140/027, de
24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017, por lo que no se
autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 21.09.2020 y 01.12.2020, de Jefa
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 10.08.2020, de Sr. Gabriel Argomedo
Galarce, en representación de empresa “Gaxu Soluciones
S.A.”.
SANTIAGO, 11 DIC 2020
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
: SR. GABRIEL ARGOMEDO GALARCE
EMPRESA GAXU SOLUCIONES S.A.
AVENIDA PROVIDENCIA N°1760 OFICINA 503
PROVIDENCIA
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de
asistencia que presenta, denominado “Prosago”, y su respectivo proceso de verificación,
se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes Nº1140/027,
de 24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017.
Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la
solicitante acompañó informe de certificación emitido por la empresa Agencia
Certificadora Chile S.p.A., Rut N°76.900.071-2, sin firma.
En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron
sometidos al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de la normativa
administrativa precitada.
Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han
realizado las siguientes observaciones:
1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°1140/027, cabe señalar:
1.1.- Respecto del N°1, Marcaciones: De acuerdo a la normativa vigente, si existiere algún
inconveniente al realizar la marcación, el sistema deberá generar una alerta señalando
día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y
un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador,
sea en formato de papel o mediante su envío de manera electrónica.
Observación: Lo que se adjunta a la presentación como marcación fallida, corresponde a
una marca duplicada. Esto es, errores previstos y predefinidos en el sistema, por lo que
no se evidencia el cumplimiento de la exigencia.
1.2-. Respecto del N°5, disponibilidad del servicio: el empleador será siempre responsable
de la operación y mantención de los componentes que constituyen la plataforma de
control de asistencia electrónica.
1.3-. Respecto del N°6.1, seguridad: La plataforma tecnológica completa deberá
incorporar las medidas necesarias para impedir la alteración de la información o
intrusiones no autorizadas. Tales como controles de acceso restringido, cifrado de
información confidencial, etc. En particular, el sistema deberá considerar un control de
acceso que asegure la autenticación y autorización correcta para cada perfil de usuario
que utilice la plataforma.
La plataforma deberá asegurar el registro de cada actividad realizada, de forma tal que
puedan determinarse los riesgos o incidentes de seguridad.
Observación: No se adjunta evidencia sobre la exigencia.
1.4-. Respecto del N°6.2, confidencialidad: la plataforma deberá considerar componentes
y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de información de acuerdo con
perfiles de seguridad pertinentes y apropiados para cada función (empleador, trabajador,
fiscalizador, etc.). La definición de cada perfil, así como la respectiva asignación de
personas a los mismos, deberá quedar registrada en un sistema de auditoría de la
plataforma. Este registro deberá ser automático y sólo deberá ser accesible mediante
perfiles de administración.
Observación: No se adjunta evidencia sobre la exigencia.
1.5-. Respecto del N°6.3, disponibilidad: la plataforma deberá considerar componentes y
desarrollos tecnológicos que aseguren la permanente disponibilidad de la información que
se mantenga almacenada, para su consulta vía Web.
2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar:
2.1-. Respecto del N°1.1, acceso a la plataforma: Los funcionarios de este Servicio deben
tener siempre acceso a la información, por lo que cualquier situación que entorpezca el
proceso fiscalizador, tales como entrega de claves de corta duración temporal,
establecimiento de procesos engorrosos para otorgar el acceso, etc., se considerarán
impedimentos para el cumplimiento de la función inspectiva que corresponde a esta
Dirección.
2.2-. Respecto del N°1.4, obligación de emitir un mensaje de alerta para las marcaciones
fallidas: Además, se estima necesario que las plataformas cuenten, dentro de sus
funcionalidades, con un registro electrónico de incidentes que provoquen su cese
operacional total o parcial, lo que permitirá lograr una trazabilidad entre el uso del
mecanismo de contingencia y los incidentes registrados.
Observación: No se adjunta evidencia.
2.3-. Respecto del N°1.7, reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de los
procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los
respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los siguientes reportes, indicando en
cada caso la jornada de los respectivos trabajadores.
2.4-. Respecto del N°2.7, el acceso para fiscalización remota deberá estar implementado
sobre un sistema web con acceso HTTPS (TLS 1.2 o superior), el cuál debe disponer de
credenciales de conexión para los funcionarios fiscalizadores. El acceso deberá ser
dispuesto a través de un nombre de sitio web (en la forma https://www.nombredelsitio.cl).
2.5-. Respecto del N°3.4.2, la modificación, eliminación o reemplazo de una marca de
ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla,
mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador
identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió.
Observación: No se adjunta evidencia sobre la materia
2.6-. Respecto del N°4.21, los informes de certificación deberán indicar al principio y de
manera destacada, como mínimo, la siguiente información de la empresa
comercializadora o desarrolladora del sistema: Nombre del responsable del proceso,
razón social y domicilio de la compañía, RUT y correo electrónico de contacto.
Observación: No se indica el nombre del responsable del proceso en la compañía
comercializadora o desarrolladora.
Finalmente, cabe hacer presente que el certificado de cumplimiento no se
encuentra firmado por el responsable del proceso.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia
administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el
sistema de registro y control de asistencia denominado “Prosago”, presentado por la
empresa "Gaxu Soluciones S.A.", no da cumplimiento a todas las exigencias
contempladas en los Dictámenes Nº1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133, de
04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto dé la relación laboral.
Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el
cuerpo del presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual
autorización.
Saluda a Ud.,
bnie niee
SONIA MENA SOTO
ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCÁL
DIRECCION DEL TRABAJO
EBP/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes
Gobicmo de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E40276 (1408) 2020
3264
ORDINARIO N°:
dics
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Sistema de registro y control de asistencia electrónico.
RESUMEN:
El sistema de registro y control de asistencia denominado
“Prosago”, presentado por la empresa “Gaxu Soluciones
S.A.", no da cumplimiento a todas las exigencias
contempladas en los Dictámenes Nº1140/027, de
24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017, por lo que no se
autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 21.09.2020 y 01.12.2020, de Jefa
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 10.08.2020, de Sr. Gabriel Argomedo
Galarce, en representación de empresa “Gaxu Soluciones
S.A.”.
SANTIAGO, 11 DIC 2020
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
: SR. GABRIEL ARGOMEDO GALARCE
EMPRESA GAXU SOLUCIONES S.A.
AVENIDA PROVIDENCIA N°1760 OFICINA 503
PROVIDENCIA
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de
asistencia que presenta, denominado “Prosago”, y su respectivo proceso de verificación,
se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes Nº1140/027,
de 24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017.
Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la
solicitante acompañó informe de certificación emitido por la empresa Agencia
Certificadora Chile S.p.A., Rut N°76.900.071-2, sin firma.
En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron
sometidos al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de la normativa
administrativa precitada.
Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han
realizado las siguientes observaciones:
1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°1140/027, cabe señalar:
1.1.- Respecto del N°1, Marcaciones: De acuerdo a la normativa vigente, si existiere algún
inconveniente al realizar la marcación, el sistema deberá generar una alerta señalando
día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y
un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador,
sea en formato de papel o mediante su envío de manera electrónica.
Observación: Lo que se adjunta a la presentación como marcación fallida, corresponde a
una marca duplicada. Esto es, errores previstos y predefinidos en el sistema, por lo que
no se evidencia el cumplimiento de la exigencia.
1.2-. Respecto del N°5, disponibilidad del servicio: el empleador será siempre responsable
de la operación y mantención de los componentes que constituyen la plataforma de
control de asistencia electrónica.
1.3-. Respecto del N°6.1, seguridad: La plataforma tecnológica completa deberá
incorporar las medidas necesarias para impedir la alteración de la información o
intrusiones no autorizadas. Tales como controles de acceso restringido, cifrado de
información confidencial, etc. En particular, el sistema deberá considerar un control de
acceso que asegure la autenticación y autorización correcta para cada perfil de usuario
que utilice la plataforma.
La plataforma deberá asegurar el registro de cada actividad realizada, de forma tal que
puedan determinarse los riesgos o incidentes de seguridad.
Observación: No se adjunta evidencia sobre la exigencia.
1.4-. Respecto del N°6.2, confidencialidad: la plataforma deberá considerar componentes
y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de información de acuerdo con
perfiles de seguridad pertinentes y apropiados para cada función (empleador, trabajador,
fiscalizador, etc.). La definición de cada perfil, así como la respectiva asignación de
personas a los mismos, deberá quedar registrada en un sistema de auditoría de la
plataforma. Este registro deberá ser automático y sólo deberá ser accesible mediante
perfiles de administración.
Observación: No se adjunta evidencia sobre la exigencia.
1.5-. Respecto del N°6.3, disponibilidad: la plataforma deberá considerar componentes y
desarrollos tecnológicos que aseguren la permanente disponibilidad de la información que
se mantenga almacenada, para su consulta vía Web.
2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar:
2.1-. Respecto del N°1.1, acceso a la plataforma: Los funcionarios de este Servicio deben
tener siempre acceso a la información, por lo que cualquier situación que entorpezca el
proceso fiscalizador, tales como entrega de claves de corta duración temporal,
establecimiento de procesos engorrosos para otorgar el acceso, etc., se considerarán
impedimentos para el cumplimiento de la función inspectiva que corresponde a esta
Dirección.
2.2-. Respecto del N°1.4, obligación de emitir un mensaje de alerta para las marcaciones
fallidas: Además, se estima necesario que las plataformas cuenten, dentro de sus
funcionalidades, con un registro electrónico de incidentes que provoquen su cese
operacional total o parcial, lo que permitirá lograr una trazabilidad entre el uso del
mecanismo de contingencia y los incidentes registrados.
Observación: No se adjunta evidencia.
2.3-. Respecto del N°1.7, reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de los
procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los
respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los siguientes reportes, indicando en
cada caso la jornada de los respectivos trabajadores.
2.4-. Respecto del N°2.7, el acceso para fiscalización remota deberá estar implementado
sobre un sistema web con acceso HTTPS (TLS 1.2 o superior), el cuál debe disponer de
credenciales de conexión para los funcionarios fiscalizadores. El acceso deberá ser
dispuesto a través de un nombre de sitio web (en la forma https://www.nombredelsitio.cl).
2.5-. Respecto del N°3.4.2, la modificación, eliminación o reemplazo de una marca de
ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla,
mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador
identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió.
Observación: No se adjunta evidencia sobre la materia
2.6-. Respecto del N°4.21, los informes de certificación deberán indicar al principio y de
manera destacada, como mínimo, la siguiente información de la empresa
comercializadora o desarrolladora del sistema: Nombre del responsable del proceso,
razón social y domicilio de la compañía, RUT y correo electrónico de contacto.
Observación: No se indica el nombre del responsable del proceso en la compañía
comercializadora o desarrolladora.
Finalmente, cabe hacer presente que el certificado de cumplimiento no se
encuentra firmado por el responsable del proceso.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia
administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el
sistema de registro y control de asistencia denominado “Prosago”, presentado por la
empresa "Gaxu Soluciones S.A.", no da cumplimiento a todas las exigencias
contempladas en los Dictámenes Nº1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133, de
04.12.2017, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto dé la relación laboral.
Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el
cuerpo del presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual
autorización.
Saluda a Ud.,
bnie niee
SONIA MENA SOTO
ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCÁL
DIRECCION DEL TRABAJO
EBP/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes