ORD. N°33

Trabajo Direccion del
Gobiemo de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales SK (1611) 2020
ORDINARIO N°: 033
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica consultado por la
empresa Rubrika S.A., se ajusta a las condiciones
mínimas de funcionamiento exigidas por el Dictamen
N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que se autoriza su
utilización en el contexto de las relaciones laborales. Lo
anterior, no obsta a las facultades de fiscalización que
corresponden a este Servicio.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 03.12.2020, de Jefa de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Correo electrónico de 13.10.2020 de S
a, en representación de empresa Rubrika S.A.
3) Presentación de 01.10.2020 de Sr.
en representación de empresa
SANTIAGO, 07 ENE 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
SANTIAGO
Mediante presentación del antecedente 3), complementado a través de
correo electrónico de antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este
Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que presenta, la cual permitiría
generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones
laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la normativa vigente sobre la materia.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
dictamen N°0789/15de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890 de 17.12.2013,
las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que
utilicen la plataforma:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar que la documentación acompañada
por la recurrente da cuenta del cumplimiento de todos los requisitos señalados en el
cuerpo del presente informe.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, presentado por la
empresa Rubrika S.A., se ajusta a las condiciones mínimas de funcionamiento
exigidas por el Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que se autoriza su
utilización en el contexto de las relaciones laborales. Lo anterior, no obsta a las
facultades de fiscalización que corresponden a este Servicio.
Saluda a Ud.,
DEL
JUAN DAVIDTERRAZASPONCE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTÓ JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
BP/RCG
Distribución:
Partes; Jurídico;