ORD. N°345

cclonde
Departamento Jurídico y Fiscalía Únidad de Pronunciamientos, 345
Innovación y Estudios Laborales
E17566 (233) 2023
ORDINARIO N°:
Junidiw ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
Una vez subsanados los reparos efectuados, no
existirá inconveniente para que los empleadores
utilicen el sistema de gestión y firma de documentación
laboral denominado “OBUMA esign”, en la medida que
la plataforma se implemente en los mismos términos
autorizados.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 14.02.2023 de Jefe (S) de Unidad
de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 20.01.2023 de Sra.
en representación de empresa OBUMA
S.p.A.
SANTIAGO,
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL 13 MAR 2023
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SRA.
OBUMA S.P.A.
AVENIDA MANUEL MONTT N°037, OFICINA 404
PROVIDENCIA
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este Servicio
un pronunciamiento respecto de la posibilidad de utilizar el sistema de gestión y firma
de documentación laboral electrónica denominado "OBUMA esign".
Al respecto, cúmpleme informar a usted que esta Dirección, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.

Ahora bien, analizada la documentación acompañada a su presentación ha
sido posible constatar que la plataforma consultada daría cumplimiento a las
exigencias reseñadas en el cuerpo del presente informe.
Sin perjuicio de lo señalado, es dable realizar las siguientes observaciones:
a) La presentación en examen, en su página 10, señala que “El usuario y contraseña
de la cuenta de fiscalizador no tienen fecha de caducidad establecida, pero cualquier
cambio aplicado será notificado al fiscalizador vía email..."
Sin embargo, por razones de seguridad de la información, la medida
señalada resulta poco aconsejable, siendo preferible que la clave de acceso tenga,
por ejemplo, una duración de 10 días hábiles, luego de lo cual caducará.
Si el inspector requiriera analizar otra documentación solicitará una nueva
contraseña.
Finalmente, es del caso señalar que la entrega de credenciales de acceso
debe vincularse siempre al dominio @dt.gob.cl, de manera de garantizar que quien
las solicita es un funcionario de esta Dirección.
b) La página 17 de su informe, en lo pertinente, indica: "Los documentos son
certificados con la firma electrónica simple...", sobre el punto, es necesario advertir
que la Ley 19799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de
certificación de dicha firma, no contempla ningún tipo de certificación asociada a la
FES.
De este modo, resulta impropio asegurar que un instrumento privado será
certificado utilizando firma electrónica simple.
c) La letra e) del citado Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, establece que las
soluciones deberán permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos
jurídicos que el documento deba producir.
Sobre esta exigencia, el informe presentado por el requirente indica, en su
página 23, que: “Una vez que se encuentre logueado en el sistema con el perfil de
fiscalizador se podrá ratificar cualquier documento... una vez encontrado, dar clic en
el botón 'Ver para poder observar los detalles y proceder con la ratificación del
documento."
Al respecto, cabe indicar que existe una confusión por parte del requirente,
toda vez que quien debe ratificar la veracidad y vigencia de la documentación
exhibida ante los inspectores del Trabajo, asumiendo la responsabilidad por la
entrega de información falsa, adulterada o incompleta, son los respectivos
empleadores y no, como parece indicar el informe, los funcionarios de esta Dirección.
Las observaciones señaladas en el cuerpo del presente informe deben ser
subsanadas en forma previa a la utilización del sistema.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, una vez
subsanados los reparos efectuados, no existirá inconveniente para que los
empleadores utilicen el sistema de gestión y firma de documentación laboral
denominado “OBUMA esign”, en la medida que la plataforma se implemente en los
mismos términos autorizados.
Saluda a Ud.,
DEL
NATALIA ROZOSÁNHUEZA
ABOGADA JEFE
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y PISÇAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO DEPTO. J JURÍDICO
A
GMS/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;