N° 347 de 2022

Trabajo Direcciön del Gobieno de Chile

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales

E241419 (6) 202122 347

ORDINARIO N°:

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Sistema de registro y control de asistencia digital.

RESUMEN:

El sistema de registro y control de asistencia que presenta la empresa Comercial ECCESA S.A., denominado "Registro de Asistencia Web Ripley", no da cumplimiento a todas las exigencias técnicas vigentes sobre la materia por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 28.02.2022 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

2) Presentación de 27.12.2021, de Sr. en representación de empresa Comercial

ECCESA S.A.

SANTIAGO, DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO 0 1 MAR 2022

A : SR.

COMERCIAL ECCESA S.A.

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, denominado "Registro de Asistencia Web Ripley", y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes Nº1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017.

Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la solicitante acompañó informe de certificación emitido por la empresa TUV Rheinland Chile S.A., RUT N°96.684.630-5, suscrito por el Sr.

En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de la normativa administrativa precitada.

Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han realizado las siguientes observaciones: 1-. Dictamen N°1140/027: 1.1-. Respecto del N°1, Marcaciones: Si existiere algún inconveniente al realizar la marcación, el sistema deberá generar una alerta señalando día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en formato de papel o mediante su envío de manera electrónica.

Observación: Se acompaña un correo electrónico enviado al trabajador informando de la falla, pero eso es solo la parte final de la exigencia, por lo que la evidencia se encuentra incompleta. 1.2-. Respecto del N°6.5 Requisitos funcionales: La entidad que realice la verificación del sistema deberá extender un informe final, señalando las pruebas a que ha sido sometido.

Dicho informe final se estructurará en el mismo orden contenido en el presente oficio, e indicará expresamente el cumplimiento de todos los requisitos exigidos para la validación de los sistemas de que se trata. El referido informe señalará, asimismo, las razones técnicas por las que se considera que el sistema cumple cada condición.

Observación: Se adjunta un informe incompleto, con falta de respaldos técnicos. Además, en algunas ocasiones el informe utiliza evidencias correspondientes al año 2020 las cuales, por su data, ya no resultan válidas. 2-. Dictamen N°5849/133: 2.1-. Respecto del N°1.1 Acceso a la plataforma: Los funcionarios de este Servicio deben tener siempre acceso a la información, por lo que cualquier situación que entorpezca el proceso fiscalizador, tales como entrega de claves de corta duración temporal, establecimiento de procesos engorrosos para otorgar el acceso, etc., se considerarán impedimentos para el cumplimiento de la función inspectiva que corresponde a esta Dirección. online. 2.2-. Respecto del N°1.3-. Marcaciones automáticas. Si bien todas las marcaciones deben ser registradas y transferidas en línea de manera automática y centralizada, se debe tener en consideración que en ciertas actividades productivas o áreas geográficas, puede no haber conexión permanente de datos para su transmisión, por lo que se considerará ajustado a la norma aquél sistema que permita capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío a la plataforma Web se realice de manera posterior, pero automáticamente al recuperar la señal.

Observación: No se adjunta evidencia técnica sobre el punto. 2.3-. Respecto del N°1.4, Obligación de emitir un mensaje de alerta para las marcaciones fallidas: Los sistemas deben registrar cada marca, incluso las fallidas, dado que, aunque no se vinculen con un trabajador en particular, precisamente esa es la falla, estas sirven para determinar la existencia de problemas, por ejemplo, con los lectores de huellas y, cuando su presencia es numerosa, alertará al empleador de un problema que debe ser abordado por el servicio técnico de la plataforma.

Observación: No se adjunta evidencia técnica sobre el punto. 2.4-. Respecto del N°1.7, reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de los procesos de fiscalización de la Dirección del Trabajo, las plataformas deben permitir a los respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los reportes indicados en el Dictamen N°5849/133, con los filtros de búsqueda y formatos de exportación pertinentes. online lo que, a su vez, impide verificar este punto. 2.5-. Respecto del N°2.6 El sistema de base de datos deberá estar protegido con mecanismos que aseguren la disponibilidad del servicio de almacenamiento de información y de sus respaldos. En tal sentido, se podrán implementar, por ejemplo, procesos de replicación en línea de los registros entre dos servidores de base datos, en la medida que ellos se encuentren distantes unos de otros en, al menos, 5 kilómetros, pudiendo utilizar tecnologías basadas en nube pública privada. Por otro lado, los respaldos no podrán ser almacenamos en el mismo servidor en el que se registran los eventos del sistema.

Observación: Sobre el cumplimiento de este punto el informe utiliza evidencias correspondientes al año 2020 las cuales, por su data, no resultan válidas. 2.6-. Respecto del N°2.7 El acceso para fiscalización remota deberá estar implementado sobre un sistema web con acceso HTTPS (TLS 1.2 o superior), el cuál debe disponer de credenciales de conexión para los funcionarios fiscalizadores. El acceso deberá ser dispuesto a través de un nombre de sitio web (en la forma https://www.nombredelsitio.cl). online lo que, a su vez, impide verificar este punto. 2.7-. Respecto del N°2.9 Cuando se opte por utilizar la opción del envío electrónico de los comprobantes de marcación, los sistemas deberán remitir semanalmente un reporte con todas las acciones del periodo al respectivo empleador. Lo anterior, a fin de garantizar la disponibilidad de la información en caso de fiscalizaciones presenciales o por cambio del proveedor del servicio. Observación: No se adjunta evidencia del envío de información al empleador. 2.8-. Respecto del N°2.10 Los empleadores serán responsables de velar porque no existan dos trabajadores con correos electrónicos idénticos para los efectos de remitir las marcaciones por esa vía.

Observación: No se acompaña evidencia sobre el cumplimiento de la exigencia. 2.9-. Respecto del N°3.1 Descuentos y N°3.2 Tiempo a descontar: Los atrasos en que pueda incurrir un trabajador importan que durante dicho lapso el dependiente no ha prestado servicios a su empleador por lo que, en principio, no tendría derecho a remuneración. Con el objeto de precisar los eventuales descuentos por tiempo no laborado o, por el contrario, los lapsos trabajados en exceso de la jornada ordinaria, los sistemas deberán calcular los lapsos con precisión de hora, minuto y segundo, restando las cantidades exactas sin aproximación.

Observación: Dado que no se acompañan credenciales de acceso a la plataforma, ni se dispone de un sitio válido para fiscalizar online no es posible verificar el cumplimiento de las exigencias indicadas, por ejemplo, el correcto cálculo de la compensación semanal. 2.10-. Respecto del N°3.4.2 La modificación, eliminación o reemplazo de una marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió. Observación: Dado que no se acompañan credenciales de acceso a la plataforma, ni se dispone de un sitio válido para fiscalizar online no es posible verificar el cumplimiento de la exigencia. 2.11-. Respecto del N°4.5 El proceso de certificación deberá considerar el análisis de vulnerabilidades de las plataformas, utilizando para ello herramientas de terceros que permitan obtener un informe detallado de los aspectos de seguridad de la plataforma, por ejemplo: puertos TCP abiertos y vulnerabilidades a las que se encuentran sujetos, marcas de los productos instalados, resultados de pruebas de penetración, entre otros. El reporte de salida deberá ser incorporado a los antecedentes que se remitan a este Servicio en el contexto del proceso de autorización de los sistemas.

Observación: Sobre el cumplimiento de este punto el informe utiliza evidencias correspondientes al año 2020 las cuales, por su data, no resultan válidas. En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia que presenta la empresa Comercial ECCESA S.A., denominado "Registro de Asistencia Web Ripley", no da cumplimiento a todas las exigencias técnicas vigentes sobre la materia por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales. Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual autorización.

Finalmente, cúmpleme informar a usted que, de acuerdo con lo dispuesto en el cuerpo del mismo informe, la regulación administrativa de los sistemas de registro y control de asistencia digitales se encuentra ahora contenida en el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021, por lo que a partir de tal fecha todas las solicitudes de autorización, como las de la especie, deben ajustarse al señalado pronunciamiento.

Saluda a Ud., JUAN DAVID TERRAZAS PONCE

ABOGADOFE

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCION DEL TRABAJO

V

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