ORD. N°350

Direcciôn det Trabajo
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía 350
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E239040 (1703) 2021
ORDINARIO N°:
Juidiw ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
No existiendo ninguna norma legal que impida la firma
del finiquito mediante un mandato, sea éste emitido en
soporte de papel o electrónico, no puede sino
concluirse que tal modalidad se encuentra plenamente
ajustada a Derecho.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 28.02.2022 de Jefa de Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Presentación de 22.12.2022 de Sr.
en representación de empresa Sociedad de
Documentos Inteligentes S.p.A.
SANTIAGO,
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO 0 1 MAR 2022
A : SR.
SOCIEDAD DE DOCUMENTOS INTELIGENTES S.P.A.
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el procedimiento de
otorgamiento de un mandato especial para la suscripción de finiquitos laborales por
medios electrónicos se ajusta a la legislación vigente.
A mayor abundamiento, indica su presentación que se utilizaría un software
para crear los documentos que permitirían a los trabajadores conferir un mandato
especial destinado a que el mandatario rubrique el respectivo finiquito, no pudiendo
modificar los términos aceptados por el primero.

Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través
del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación
de las soluciones de creación, firma y gestión de documentación laboral electrónica,
los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera
de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Precisado lo anterior, es necesario recordar que el artículo 177 del Código
del Trabajo, en sus incisos 1° y 2°, dispone:
"El finiquito, la renuncia y el mutuo acuerdo deberán constar por escrito. El
instrumento respectivo que no fuere firmado por el interesado y por el presidente del
sindicato o el delegado del personal o sindical respectivos, o que no fuere ratificado
por el trabajador ante el inspector del trabajo, no podrá ser invocado por el
empleador. El finiquito deberá ser otorgado por el empleador y puesto su pago a
disposición del trabajador dentro de diez días hábiles, contados desde la separación
del trabajador. Las partes podrán pactar el pago en cuotas de conformidad con los
artículos 63 bis y 169.
Para estos efectos, podrán actuar también como ministros de fe, un notario
público de la localidad, el oficial del registro civil de la respectiva comuna o sección
de comuna o el secretario municipal correspondiente."
Como puede apreciarse de la norma citada, el legislador exige que el finiquito
conste por escrito y sea firmado por el trabajador y por el presidente del sindicato o
el delegado del personal o sindical respectivos. En caso de no contar con la rúbrica
de estos últimos, debe ser ratificado ante el inspector del trabajo que corresponda o
alguno de los ministros de fe que el inciso 2° del mismo artículo menciona.
Ahora bien, resulta esencial tener presente que la ley N°19.799, sobre
Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha
Firma, establece en los incisos 2° y 3°, de su artículo 1°, lo siguiente:
“Las actividades reguladas por esta ley se someterán a los principios de
libertad de prestación de servicios, libre competencia, neutralidad tecnológica,
compatibilidad internacional y equivalencia del soporte electrónico al soporte de
papel.
Toda interpretación de los preceptos de esta ley deberá guardar armonía con
los principios señalados."
Por su parte, el artículo 3° de la misma ley, señala:
"Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o
jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera
y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel.
Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija
que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea
consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito."

De acuerdo con los textos transcritos, a menos que exista una norma legal
expresa en contrario, se les debe otorgar a los documentos electrónicos el mismo
valor y funcionalidades que corresponden a sus equivalentes en formato de papel.
En tal orden de ideas, debemos indicar que no se aprecia ningún
impedimento para que un documento electrónico no pueda cumplir con las
exigencias señaladas.
Asimismo, cabe tener en consideración que, no existiendo ninguna norma
legal que impida la firma del finiquito mediante un mandato, sea éste emitido en
soporte de papel o electrónico, no puede sino concluirse que tal modalidad se
encontraría plenamente ajustada a Derecho.
Finalmente, respecto del procedimiento expuesto en su presentación para la
firma del mandato, debemos expresar que él se estima ajustado a la normativa legal
vigente, sin perjuicio de que, además, el sistema informático debe cumplir con las
demás condiciones señaladas en el precitado Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
Es todo cuanto puedo informar a usted sobre las materias consultadas.
Saluda a Ud.,
JUAN DAVID TERRAZAS PONC
ABOGADO JEFE
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;