ORD. N°35

又
X
0035
DEPARTAMENTO JURIDICO
K13184 (2336) 2012
ORD.:
juidica MAT.: El sistema informático denominado Carpeta
de Recursos Humanos con Firma Electrónica,
que propone la empresa Microsystem S.A., se
ajustaría a lo dispuesto en el inciso 2º del
artículo 31, del D.F.L. N°2, de 1967, del
Ministerio del Trabajo y Previsión Social, y en
consecuencia resultará jurídicamente
procedente su implementación, en la medida
que cumpla con los requisitos de seguridad y
forma de operación consignados en el
presente informe.
ANT.: 1) Correo electrónico de 20.11.2012, de Sr.
Nicolás Andalaf G., gerente general, empresa
Microsystem S.A.
2) Pase Nº 1994, de 13.11.2012, de Jefa de
Gabinete Directora del Trabajo.
3) Presentación de 09.11.2012, de empresa
Microsystem S.A.
SANTIAGO,
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO 07 FNF 2013
A : SRES.
EMPRESA MICROSYSTEM S.A.
CALLE JOSÉ MIGUEL DE LA BARRA Nº536, PISO 7
SANTIAGO
Mediante su presentación del antecedente 3),
complementada a través de correo electrónico del antecedente 1), solicita un
pronunciamiento de este Servicio a fin de determinar si el sistema informático
denominado Carpeta de Recursos Humanos con Firma Electrónica, cumpliría con
la normativa legal y administrativa vigente, relativa a los sistemas de centralización
de documentación laboral.
Al respecto cúmpleme informar a usted lo siguiente:
El inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. N°2, de 1967,
del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, Ley Orgánica de la Dirección del
Trabajo, expresa:
"Toda aquella documentación que deriva de las
relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que
se desarrollen labores y funciones."

La norma legal transcrita establece la obligación para
el empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo
y, además, busca dar protección a las partes que concurren a dicha relación a
partir de la expresión formal de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez,
facilita la labor fiscalizadora de este Servicio.
Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a
través de dictamen Nº 3161/064 de 29.07.2008, lo dispuesto en el precitado inciso
2º del artículo 31 del D.F.L. N°2, de 1967, no debe tenerse como un obstáculo
para el desarrollo de procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden
una debida armonía entre modernidad y eficiencia, que permitan el cabal
cumplimiento de las disposiciones legales y faciliten la labor fiscalizadora de los
organismos competentes.
A mayor abundamiento, resulta posible afirmar que
nada obsta a que el empleador, en uso de sus facultades de administración,
registre, almacene y administre electrónicamente los documentos derivados de
sus relaciones laborales, a los cuales puedan acceder personalmente los
trabajadores interesados en tanto -como se señaló-, se resguarde su debida
fidelidad y se permita hacer efectivas las labores de fiscalización de la Dirección
del Trabajo.
No obstante lo anterior, debe tenerse en
consideración lo dispuesto en los incisos 5º, 6º y 7º del artículo 9 del Código del
Trabajo, cuyo texto indica:
"El empleador, en todo caso, estará obligado a
mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá
haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del
contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación
laboral, firmado por las partes.
Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando
exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón
de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o
lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o
seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o
lugares de dificil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las
cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores
agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán
solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos
antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos
laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante
resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización.
La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un
plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso
quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.
La autorización de centralización podrá extenderse a
toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de
trabajo, salvo en lo referido al regístro control de asistencia a que se refiere el
inciso primero del artículo 33 de este Código."

1) Los trabajadores destinatarios de la comunicación
electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una
casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir
sus comprobantes de pago de remuneraciones. De este modo, si el trabajador no
acordare esta modalidad de envío, las copias de sus documentos deberán ser
entregadas en soporte de papel.
2) Los respectivos correos electrónicos deben ser
remitidos a casillas particulares de los trabajadores, toda vez que no resultaría
razonable que ante su desvinculación de la empresa, aquellos quedaran
impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a
su documentación laboral en ellas almacenados.
Sobre la materia, es necesario indicar que de
acuerdo a la documentación tenida a la vista para la confección del presente
informe, el sistema propuesto cumpliría con los requisitos señalados.
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones
legales y administrativas citadas, jurisprudencia invocada y consideraciones
formuladas, cumplo con informar a Ud., que el sistema informático denominado
Carpeta de Recursos Humanos con Firma Electrónica, que propone la empresa
Microsystem S.A., se ajustaría a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31, del
D.F.L. N°2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, y en
consecuencia resultará jurídicamente procedente su implementación, en la medida
que cumpla con los requisitos de seguridad y forma de operación consignados en
el presente informe. Lo anterior, sin perjuicio de las observaciones que este
Servicio pueda efectuar en lo sucesivo en uso de su facultad fiscalizadora.
Saluda a Ud.,
DIRECTORA
MARÍA CECILIA SÁNCHEZ TORO
ABOGADA
DIRECTORA DEL TRABAJO
MAO7FCGE/ROG
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