N° 388 de 2018

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

DEPARTAMENTO JURIDICO

6506(1480)2017

Ord. N°388

MAT.: Documentación laboral; Centralización; Autorización;

RORD.: Atiende presentación respecto a la centralización de documentación laboral y previsional.

ANT.: 1) Instrucciones de 06.01.2018, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Ord. N°707 de 09.07.2017.

3) Presentación de 28.06.2017, de Sr. [nombre reservado] por ESAMI SpA.

SANTIAGO, 19.01.2018

DE : JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)

A : SR. [nombre reservado]

ESAMI SPA

[domicilio reservado]

ÑUÑOA

Mediante presentación del antecedente 3), solicita un pronunciamiento jurídico acerca de si la autorización de centralización de documentación laboral y previsional respecto de sus trabajadores, que le fue conferida por el Departamento de Fiscalización de esta Dirección mediante resolución N° 1496/0333 de 14.06.2016, incluye la documentación relacionada con materias de higiene y seguridad.

Al respecto, cumplo con informar a Ud. lo siguiente:

El artículo 9, en sus incisos 5º, 6° y final, del Código del Trabajo, establece:

“El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las partes.”

“Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.”

“La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33 de este Código.”

De las disposiciones legales antes citadas se desprende, en lo pertinente, en primer término, que el empleador estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar distinto fijado con anterioridad autorizado por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato de trabajo y del finiquito, de ser el caso.

Asimismo, se desprende que cuando exista para el empleador la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional por las razones que señala la norma legal, entre otras, por contar con diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo, podrá solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para la centralización de toda la documentación indicada, salvo los registros de asistencia, como también ofrecer mantener copias digitalizadas de la misma, todo lo cual se resolverá fundadamente dentro de un plazo de treinta días, fijándose las condiciones y modalidades para tal centralización.

Pues bien, en la resolución N° 1496/0333 de 14.06.2016 del Departamento de Fiscalización de esta Dirección, que acompaña a su presentación, aparece que esa empresa se encuentra autorizada para mantener centralizar la documentación laboral y previsional respecto de sus dependientes que laboran en los lugares de trabajo que en ella se señalan, en [domicilio reservado], Ñuñoa,  excluyéndose solamente el Registro de Control de Asistencia que según ya se señalara, debe permanecer a disposición de los trabajadores para su correcto y oportuno registro.

En consecuencia, cumplo con informar a Ud. que de acuerdo a lo expuesto, esa empresa se encuentra autorizada para mantener centralizada toda la documentación laboral y previsional respecto de los trabajadores que en ella se señala, incluida la correspondiente a materias de higiene y seguridad, sin perjuicio de su obligación de contar con las copias digitalizadas o formato electrónico de dicha información, según se haya comprometido, que permita a esta Institución el acceso a ella en el ejercicio de sus facultades fiscalizadoras.

Es todo cuanto puedo informar al tenor de lo solicitado.

Saluda a Ud.,

LORETO BARRERA PEDEMONTE

ABOGADA

JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)

RGR/MOP

Distribución:

-Jurídico -Partes -Control

documentación laboral, centralización, autorización,