N° 4031 de 2018

DEPARTAMENTO JURIDICO

K6488 (1284) 2018

ORD.:4031/

MAT.: Documentación labora; Gestión y firma por medios electrónicos;

RORD.: Atiende presentación de empresa Iron Mountain Chile S.A., sobre documentación laboral electrónica.

ANT.: 1) Instrucciones de 13.07.2018, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Presentación de 06.06.2018, de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Iron Mountain Chile S.A.

SANTIAGO, 01.08.2018

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SR. [nombre reservado]

IRON MOUNTAIN CHILE S.A.

[domicilio reservado]

LAS CONDES

Mediante su presentación del antecedente 2), solicita un pronunciamiento de este Servicio respecto de la posibilidad de comercializar una solución informática, la cual permite generar, firmar, gestionar y notificar documentación por medios electrónicos.

Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

1-. En cuanto a la plataforma de generación, firma y administración de los documentos laborales, la presentación reseña el procedimiento de suscripción de los instrumentos y las medidas de seguridad de la plataforma.

Con relación a los requisitos de operación de este tipo de sistemas, es del caso señalar que esta Dirección ha normado la materia a través del dictamen N°0789/15, de 16.02.2015.

En dicho contexto, resulta necesario hacer presente que los requisitos exigidos por la citada jurisprudencia son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

Al respecto, es dable señalar que la información presentada indica que la plataforma cumple con el requerimiento.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.

Esta medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

Aclarado lo anterior, es del caso señalar que de acuerdo a la información tenida a la vista para la confección del presente informe, la plataforma en examen da cumplimiento a la exigencia de que se trata.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo. De acuerdo a los antecedentes examinados, la plataforma consultada cumpliría con este requisito.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir. La plataforma igualmente daría cumplimiento a la exigencia señalada.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir. De acuerdo a su presentación, el sistema cumple con esta característica.

Asimismo, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Precisado lo anterior, es del caso indicar que de acuerdo a la información acompañada la solución “permite” la emisión de los correos electrónicos. Al respecto, cabe señalar que el envío de la comunicación de que se trata constituye una obligación, por lo que sólo se entenderá cumplida la obligación si al implementar el sistema dicha funcionalidad opera de manera automática, sin depender de la voluntad del empleador, no obstante lo cual el sistema, en abstracto, cumple con la exigencia.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que el sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica, presentado por la empresa Iron Mountain Chile S.A., da cumplimiento a todos los requisitos exigidos por esta Dirección para dichas plataformas, por lo que su utilización resulta ajustada a Derecho. Lo anterior, no obsta a las observaciones o infracciones que pudieren detectarse por parte de este Servicio a través de procesos de fiscalización.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

Distribución:

Jurídico

Partes

Control

documentación laboral, gestión y firma por medios electrónicos,