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ORD. N°4045
Sistema de registro y control de asistencia digital;
Normas citadas
- codigo del trabajo, articulo 33 ver otros del art. 33
- decreto 969, articulo 20
Dictámenes concordantes
- dictamen 696/27 de 24.01.1996
- ordinario 4045, 16.10.2013
Texto
Direccion del Trabajo
Gabierno da Chile
DEPARTAMENTO JURIDICO K10578 (2076) 2013
4045
ORD.:
Juidiw MAT.: La operación conjunta de un sólo sistema
automatizado de control de asistencia y
determinación de las horas de trabajo, por parte
de varios empleadores, resultará valida en la
medida que su implementación se efectúe en los
términos expresados en el presente informe.
ANT.: 1) Instrucciones de 30.09.2013, Jefa Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 05.09.2013, de empresa
Logam S.A.
SANTIAGO,
16 OCT 2013
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
A : SR. FERNANDO GONZÁLEZ ROUGIER
LOGAM S.A.
SIERRA BELLA N°1305
SANTIAGO
Mediante su presentación del antecedente 2), solicita un
pronunciamiento jurídico de este Servicio, en orden a determinar si resulta procedente
que varios empleadores compartan un mismo sistema automatizado de control de
asistencia y determinación de las horas de trabajo, en los términos expuestos en el mismo
instrumento.
Sobre el particular, cumplo con informar a Ud. que el
artículo 33 del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone:
“Para los efectos de controlar la asistencia y determinar
las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro
que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de
registro".
Del precepto legal transcrito se desprende que la
asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y determinan
mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:
a) Un libro de asistencia del personal, o
b) Un reloj con tarjetas de registro.
Al respecto, cabe precisar, primeramente, que la
Dirección del Trabajo mediante Ord. Nº696/027, de 24.01.96, fijó las características o
modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional, para
entender que el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y
determinación de las horas de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente.
Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra dentro
de las facultades de esta Dirección, el certificar a priori que las características técnicas de
un determinado sistema computacional permitan asimilarlo a un registro de asistencia y
determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código del
Trabajo, en tanto no se implemente en una empresa determinada.
Por el contrario, la competencia de este Servicio se
encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al
implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser
analizada en cada caso en particular.
En razón de lo expuesto, es que las denominadas
solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control
electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son
resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar si los
antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en el referido
Ord. Nº696/027, de 24.01.96, y si se da cumplimiento a las normas reglamentarias que,
en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo dispuesto en el artículo 20
del Reglamento N°969, de 1933, conforme a las cuales se deben emitir reportes
semanales que contengan la suma total de horas trabajadas por cada dependiente, quien
los firmará en señal de aceptación, de lo que se infiere necesariamente que tales
resoluciones no autorizan o deniegan la implementación de un determinado sistema en
particular, sino que se limitan a pronunciarse acerca de si cumple o no los requisitos antes
señalados, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del
Servicio.
Corrobora lo señalado, la circunstancia de que cualquier
empleador, cumpliendo los requisitos establecidos en el pronunciamiento citado, puede
válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de asistencia y
determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales circunstancias ante
eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio, toda vez que lo
contrario significaría establecer un requisito no contemplado en la ley.
Precisado lo anterior, es del caso indicar que de acuerdo
a los antecedentes acompañados, ustedes plantean la posibilidad de establecer un sólo
sistema automatizado de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo,
para ser compartido por los trabajadores de diferentes empleadores, quienes marcarían
su ingreso y salida en el dispositivo, recibiendo el correspondiente comprobante de
marcación.
La información registrada sería enviada a una base de
datos central, a la que los empleadores accederían vía Web, pudiendo cada uno de ellos
visualizar sólo aquellos antecedentes relativos a sus propios dependientes.
Ahora bien, respecto de la posibilidad de compartir el
equipo entre varios empleadores, cabe señalar que este Servicio no ve inconvenientes
para proceder a lo planteado, pero sólo en cuanto a los componentes físicos del sistema,
vale decir, lectores de huellas, impresoras, etc.
En cuanto a la información registrada por el sistema, esta
debe ser almacenada en forma separada para cada empleador -sea en el mismo
dispositivo o enviada a un servidor central-, a fin de dar cumplimiento al requisito indicado
en la letra f), del Ord. Nº 696/27, de 24.01.96, cuyo texto es el siguiente:
"f) El software que se instale en el computador, que
permita tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la
misma, deberá ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado, en
términos que asegure la inviolabilidad de éstos."
De tal manera, a juicio de este Servicio, no existiría
inconveniente para utilizar un sistema automatizado de control de asistencia y
determinación de las horas de trabajo compartido, siempre y cuando en su
implementación se respeten las condiciones indicadas en los párrafos que anteceden.
Respecto del sistema específico de registro que se
pretende implementar, es del caso señalar que no resulta posible a esta Dirección emitir
una opinión fundada, por cuanto no se acompañan antecedentes suficientes para
determinar si el mismo da cumplimiento a la normativa legal y administrativa vigente sobre
la materia.
Finalmente, respecto de aquellos trabajadores que
realicen funciones de promotores o reponedores, debe tenerse en consideración lo
dispuesto por la Resolución Exenta Nº300, de 1990, de la Dirección del Trabajo, cuya
copia se acompaña para su mejor comprensión, que Fija Requisitos y Regula
Procedimiento para Establecer un Sistema Opcional de Control de Asistencia y
Determinación de Horas de Trabajo para los Trabajadores que Laboran en Empresas de
Servicios de Promoción, Demostración y Reposición de Productos o Mercaderías.
De esta forma, analizada la información acompañada a la
luz de la jurisprudencia administrativa invocada y norma legal precitada, cúmpleme
informar a usted que la operación conjunta de un sólo sistema automatizado de control de
asistencia y determinación de las horas de trabajo, por parte de varios empleadores,
resultará valida en la medida que su implementación se efectúe en los términos
expresados en el presente informe.
Saluda a Ud.,
DIRECTORA
CMARÍAGECILIA SANCHEZ TORO
ABOGADA
DIRECTORA DEL TRABAJO
MAO/SMS/RCG
Gabierno da Chile
DEPARTAMENTO JURIDICO K10578 (2076) 2013
4045
ORD.:
Juidiw MAT.: La operación conjunta de un sólo sistema
automatizado de control de asistencia y
determinación de las horas de trabajo, por parte
de varios empleadores, resultará valida en la
medida que su implementación se efectúe en los
términos expresados en el presente informe.
ANT.: 1) Instrucciones de 30.09.2013, Jefa Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 05.09.2013, de empresa
Logam S.A.
SANTIAGO,
16 OCT 2013
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
A : SR. FERNANDO GONZÁLEZ ROUGIER
LOGAM S.A.
SIERRA BELLA N°1305
SANTIAGO
Mediante su presentación del antecedente 2), solicita un
pronunciamiento jurídico de este Servicio, en orden a determinar si resulta procedente
que varios empleadores compartan un mismo sistema automatizado de control de
asistencia y determinación de las horas de trabajo, en los términos expuestos en el mismo
instrumento.
Sobre el particular, cumplo con informar a Ud. que el
artículo 33 del Código del Trabajo, en su inciso primero, dispone:
“Para los efectos de controlar la asistencia y determinar
las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro
que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de
registro".
Del precepto legal transcrito se desprende que la
asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y determinan
mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas:
a) Un libro de asistencia del personal, o
b) Un reloj con tarjetas de registro.
Al respecto, cabe precisar, primeramente, que la
Dirección del Trabajo mediante Ord. Nº696/027, de 24.01.96, fijó las características o
modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional, para
entender que el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y
determinación de las horas de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente.
Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra dentro
de las facultades de esta Dirección, el certificar a priori que las características técnicas de
un determinado sistema computacional permitan asimilarlo a un registro de asistencia y
determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código del
Trabajo, en tanto no se implemente en una empresa determinada.
Por el contrario, la competencia de este Servicio se
encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al
implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser
analizada en cada caso en particular.
En razón de lo expuesto, es que las denominadas
solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control
electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son
resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar si los
antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en el referido
Ord. Nº696/027, de 24.01.96, y si se da cumplimiento a las normas reglamentarias que,
en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo dispuesto en el artículo 20
del Reglamento N°969, de 1933, conforme a las cuales se deben emitir reportes
semanales que contengan la suma total de horas trabajadas por cada dependiente, quien
los firmará en señal de aceptación, de lo que se infiere necesariamente que tales
resoluciones no autorizan o deniegan la implementación de un determinado sistema en
particular, sino que se limitan a pronunciarse acerca de si cumple o no los requisitos antes
señalados, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del
Servicio.
Corrobora lo señalado, la circunstancia de que cualquier
empleador, cumpliendo los requisitos establecidos en el pronunciamiento citado, puede
válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de asistencia y
determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales circunstancias ante
eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio, toda vez que lo
contrario significaría establecer un requisito no contemplado en la ley.
Precisado lo anterior, es del caso indicar que de acuerdo
a los antecedentes acompañados, ustedes plantean la posibilidad de establecer un sólo
sistema automatizado de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo,
para ser compartido por los trabajadores de diferentes empleadores, quienes marcarían
su ingreso y salida en el dispositivo, recibiendo el correspondiente comprobante de
marcación.
La información registrada sería enviada a una base de
datos central, a la que los empleadores accederían vía Web, pudiendo cada uno de ellos
visualizar sólo aquellos antecedentes relativos a sus propios dependientes.
Ahora bien, respecto de la posibilidad de compartir el
equipo entre varios empleadores, cabe señalar que este Servicio no ve inconvenientes
para proceder a lo planteado, pero sólo en cuanto a los componentes físicos del sistema,
vale decir, lectores de huellas, impresoras, etc.
En cuanto a la información registrada por el sistema, esta
debe ser almacenada en forma separada para cada empleador -sea en el mismo
dispositivo o enviada a un servidor central-, a fin de dar cumplimiento al requisito indicado
en la letra f), del Ord. Nº 696/27, de 24.01.96, cuyo texto es el siguiente:
"f) El software que se instale en el computador, que
permita tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la
misma, deberá ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado, en
términos que asegure la inviolabilidad de éstos."
De tal manera, a juicio de este Servicio, no existiría
inconveniente para utilizar un sistema automatizado de control de asistencia y
determinación de las horas de trabajo compartido, siempre y cuando en su
implementación se respeten las condiciones indicadas en los párrafos que anteceden.
Respecto del sistema específico de registro que se
pretende implementar, es del caso señalar que no resulta posible a esta Dirección emitir
una opinión fundada, por cuanto no se acompañan antecedentes suficientes para
determinar si el mismo da cumplimiento a la normativa legal y administrativa vigente sobre
la materia.
Finalmente, respecto de aquellos trabajadores que
realicen funciones de promotores o reponedores, debe tenerse en consideración lo
dispuesto por la Resolución Exenta Nº300, de 1990, de la Dirección del Trabajo, cuya
copia se acompaña para su mejor comprensión, que Fija Requisitos y Regula
Procedimiento para Establecer un Sistema Opcional de Control de Asistencia y
Determinación de Horas de Trabajo para los Trabajadores que Laboran en Empresas de
Servicios de Promoción, Demostración y Reposición de Productos o Mercaderías.
De esta forma, analizada la información acompañada a la
luz de la jurisprudencia administrativa invocada y norma legal precitada, cúmpleme
informar a usted que la operación conjunta de un sólo sistema automatizado de control de
asistencia y determinación de las horas de trabajo, por parte de varios empleadores,
resultará valida en la medida que su implementación se efectúe en los términos
expresados en el presente informe.
Saluda a Ud.,
DIRECTORA
CMARÍAGECILIA SANCHEZ TORO
ABOGADA
DIRECTORA DEL TRABAJO
MAO/SMS/RCG