N° 413 de 2023

Departamento Jurídico Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho E35461 (359) 2023 413

ORDINARIO N°:

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Documentación laboral electrónica.

RESUMEN:

Si bien la utilización de la plataforma de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provista por la empresa BUK S.p.A., ha sido autorizada por esta Dirección, la forma de implementación planteada por la empresa Summit Agro South America

S.p.A., no se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la solicitud.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 13.03.2023 de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Presentación de 13.02.2023 de Sra. n representación de empresa

Summit Agro South América S.p.A.

SANTIAGO, DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO 22 MAR 2023

A SUMMIT AGRO SOUTH AMÉRICA S.P.A.

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de utilizar una solución tecnológica provista por la empresa BUK S.p.A., la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos y, además, consulta por los documentos que podrían ser creados, firmado y gestionados por medios digitales.

Aclarado lo anterior, resulta necesario señalar que este Servicio, a través de Ord N°5463 de 25.11.2019, se pronunció respecto de la solución de gestión y firma de documentación electrónica de la compañía BUK S.p.A. concluyendo, en lo pertinente, que el sistema consultado se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015 que regula la materia por lo que, en principio, no existiría inconveniente para su utilización.

No obstante, si bien la solución de la empresa BUK fue autorizada por esta Dirección, su implementación y utilización sólo serán válidas en la medida que ellas se ajusten estrictamente a lo señalado en el aludido Dictamen N°0789/15 y demás jurisprudencia administrativa complementaria. De este modo, se deben realizar las siguientes precisiones respecto de la información proporcionada por el solicitante: 1-. Sólo una vez que un trabajador ha consentido expresamente en la utilización de medios electrónicos para la suscripción y gestión de su documentación laboral, podrá procederse en tal sentido por parte del empleador. De este modo, si el trabajador no aceptara la utilización de medios electrónicos para los fines señalados, respecto de él se deberá operar siempre en soporte de papel y, cuando un documento requiera firma, ella deberá ser holográfica. 2-. El sistema debe remitir automáticamente a los correos electrónicos personales de los trabajadores todos los documentos que la plataforma genere respecto de ellos, de lo cual se desprende que, si bien la mantención de una intranet constituye una acción positiva, la medida básica de publicidad y garantía de recepción de copia de los documentos es el envío automático de los antecedentes por parte de la plataforma a los correos personales de los dependientes, y no su puesta a disposición en una red controlada por el empleador.

Sin embargo, de su presentación es posible inferir que los correos personales sólo serían utilizados para enviar una copia del contrato de trabajo, lo cual no se ajusta a las exigencias vigentes.

Finalmente, en cuanto a la documentación que puede ser creada, firmada y gestionada por medios digitales, cabe indicar que la materia se encuentra latamente tratada en el citado Dictamen N°0789/15.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, si bien la utilización de la plataforma de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provista por la empresa BUK S.p.A., ha sido autorizada por esta Dirección, la forma de implementación planteada por la empresa Summit Agro South América S.p.A., no se ajusta a las exigencias contenidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se rechaza la solicitud.

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

Saluda a Ud., 2 2 MAR 2023

OFICINA DE PARTES

NATALIA POZOSANHUEZA JEFE AJO

ABOGADA ★ ★

DIRECCIÓN DEL/TRABAJO

EP/RCG

Distribución: Jurídico; Partes; Control