ORD. N°4222

百
trabajo Dlrección del
DEPARTAMENTO JURIDICO Gobiorno de Chile 4222
K13426 (2375) 2012
ORD.:
MAT.: Partiendo del supuesto de la efectividad de
las características del software propuesto, en
cuanto a su seguridad y forma de operación, y
en la medida en que el sistema presentado
por la empresa Binaria S.A., cumpla con los
requisitos indicados en el presente informe,
dará cumplimiento a lo dispuesto en el inciso
2º del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, y
en consecuencia, resultará jurídicamente
procedente su implementación, todo lo cual
debe entenderse sin perjuicio de las
observaciones que este Servicio, en uso de
su facultad fiscalizadora, pueda efectuar en lo
sucesivo mediante fiscalizaciones en terreno.
ANT.: 1) Correos electrónicos de 09.10.2013,
04.04.2013 y 26.03.2013, de Sr. Ignacio
Traub M., en representación de empresa
Acepta.com S.A.
2) Presentación de 20.11.2012, de Sra.
Priscila Elgueta Yánquez, en representación
de Sociedad de Computación Binaria S.A.
3) Presentación de 15.11.2012, de Sra.
Priscila Elgueta Yánquez, en representación
de Sociedad de Computación Binaria S.A.
SANTIAGO,
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO 04 NOV 2013
A : SRA.
PRISCILA ELGUETA YÁNQUEZ
SOCIEDAD DE COMPUTACIÓN BINARIA S.A.
AVENIDA LIBERTADOR BERNARDO O'HIGGINS Nº 886, PISO 9
SANTIAGO/
Mediante su presentación del antecedente 3),
reiterada a través de presentación del antecedente 2), solicita un pronunciamiento
de este Servicio a fin de determinar si el sistema informático que describen,
cumpliría con la normativa legal y administrativa vigente, relativa a los sistemas de
centralización electrónica de documentación laboral.
Al respecto cúmpleme informar a usted lo siguiente:

El inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967,
del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, Ley Orgánica de la Dirección del
Trabajo, expresa:
"Toda aquella documentación que deriva de las
relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que
se desarrollen labores y funciones."
La norma legal transcrita establece la obligación para
el empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo
y, además, busca dar protección a las partes que concurren a dicha relación a
partir de la expresión formal de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez,
facilita la labor fiscalizadora de este Servicio.
Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a
través de dictamen Nº 3161/064 de 29.07.2008, lo dispuesto en el precitado inciso
2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, no debe tenerse como un obstáculo
para el desarrollo de procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden
una debida armonía entre modernidad y eficiencia, que permitan el cabal
cumplimiento de las disposiciones legales y faciliten la labor fiscalizadora de los
organismos competentes.
A mayor abundamiento, resulta posible afirmar que
nada obsta a que el empleador, en uso de sus facultades de administración,
registre, almacene y administre electrónicamente los documentos derivados de
sus relaciones laborales, a los cuales puedan acceder personalmente los
trabajadores interesados en tanto -como se señaló-, se resguarde su debida
fidelidad y se permita hacer efectivas las labores de fiscalización de la Dirección
del Trabajo.
No obstante lo anterior, debe tenerse en
consideración lo dispuesto en los incisos 5º, 6º y 7º del artículo 9 del Código del
Trabajo, cuyo texto indica:
"El empleador, en todo caso, estará obligado a
mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá
haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del
contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación
laboral, firmado por las partes.
Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando
exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón
de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o
lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o
seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o
lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las
cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores
agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán
solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos
antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos
laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante
resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización.
La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un
plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso
quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.

La autorización de centralización podrá extenderse a
toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de
trabajo, salvo en lo referido al registro control de asistencia a que se refiere el
inciso primero del artículo 33 de este Código."
De los incisos precitados, es posible inferir que la
centralización de la documentación que emana de las relaciones laborales debe
contar, en forma previa, con la autorización de esta Dirección.
En efecto, cabe precisar que este Servicio estima
necesario -para considerar que un sistema como el propuesto da cumplimiento a
lo dispuesto en el precitado inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967-, que
aquel debe cumplir, a lo menos, los siguientes requisitos básicos indicados en el
Ord. N°3161/064, de 29.07.2008:
a) Permitir al fiscalizador -a partir del RUT del
empleador-, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a
Internet, una consulta directa de la información vía internet desde la página Web
de la empresa en que se implemente el sistema propuesto.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer
conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las
labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin
impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento,
o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de
acceso señalado previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en
el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral,
y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde,
dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste
deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador
fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los
antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, según el
caso.
Precisado lo anterior, es dable indicar que analizada
la documentación acompañada a sus presentaciones, el sistema propuesto
cumpliría con las exigencias establecidas por este Servicio para la implementación
de un software destinado a la centralización y gestión de documentación laboral
electrónica.
Particularmente, respecto del requisito indicado en la
letra e) precedente, la empresa Acepta.com S.A., a través de correo electrónico
del antecedente 1), complementó la información acompañada permitiendo
considerar cumplida esta exigencia.
Finalmente, cabe indicar que de acuerdo a la
jurisprudencia de este Servicio contenida -entre otros- en Ord. N°3107, de
10.07.2012, al remitirse electrónicamente a los dependientes los documentos
laborales de que se trata, dicha comunicación debe cumplir los siguientes
requisitos:

1) Los trabajadores destinatarios de la comunicación
electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una
casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para acceder
a su documentación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta
modalidad de envío, las copias de sus documentos deberán ser entregadas en
soporte de papel.
2) Los respectivos correos electrónicos deben ser
remitidos a casillas particulares de los trabajadores, toda vez que no resultaría
razonable que ante su desvinculación de la empresa, aquellos quedaran
impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a
su documentación laboral en ellas almacenados.
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones
legales citadas y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que
partiendo del supuesto de la efectividad de las características del software
propuesto, en cuanto a su seguridad y forma de operación, y en la medida en que
el sistema presentado por la empresa Binaria S.A., cumpla con los requisitos
indicados en el presente informe, dará cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2º
del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, y en consecuencia, resultará jurídicamente
procedente su implementación, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de las
observaciones que este Servicio, en uso de su facultad fiscalizadora, pueda
efectuar en lo sucesivo mediante fiscalizaciones en terreno.
Lo anterior, no obsta a la obligación que asiste a los
empleadores de solicitar autorización de esta Dirección para centralizar la
documentación que emana de las relaciones laborales, en virtud de lo prescrito en
el inciso 6º del artículo 9, del Código del Trabajo.
Saluda a Ud.,
DIRECTORA
MARIA CECILIA SÁNCHEZ TORO
ABOGADA
DIRECTORA DEL TRABAJO
wga
MAÓ/SMS/RCQ
Distribución:
-Jurídico
-Partes
-Control