ORD. N°467

Trabajo Direcciôn del
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
25393.277.2022
ORDINARIO N°
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina
MATERIA:
Documentación laboral en formato digital y uso de
firma electrónica.
RESUMEN:
El sistema de digitalización de documentación
laboral y empleo de firma electrónica que propone
y describe el Hospital Clínico de Sur SpA,
denominada plataforma Buk SpA, se encuentra
conforme a la normativa vigente, sin perjuicio de la
fiscalización en terreno que practique este
Servicio.
ANTECEDENTE:
Presentación de Hospital Clínico del Sur SpA, de
01.03.2022.
SANTIAGO, 2 1 MAR 2022
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A: HOSPITA CLÍNICO DEL SUR SpA
dsoto@hcdelsur.cl
Mediante presentación del antecedente, se solicita un
pronunciamiento de esta Dirección sobre la legalidad de la plataforma electrónica
que se propone y describe, denominada Buk SpA, destinada a guardar
documentación laboral en formato digital y suscribir firma electrónica.
Al respecto, cúmpleme manifestar lo siguiente:
Este Servicio por Dictamen Nº0789/15, de 16.02.2015, ha
establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son
copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos
importa que el sistema completo no se ajusta a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información
vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema
de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto,
desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a
partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer
conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las
labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin
impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento,
o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Esta medida debe
entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca
que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por
su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega
de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al
resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso
señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar
de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral y su
certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde,
dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste
deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la
sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales
mediante firma electrónica.
Asimismo, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890,
de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los
dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su
documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada,
firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica
deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de
correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su
documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no
acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser
entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos - al mismo

tiempo - de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación
laboral electrónica allí almacenada.
Establecido lo anterior, debe señalarse que conforme a la
información tecnológica proporcionada en su presentación, la plataforma
examinada da cumplimiento a las exigencias indicadas en el cuerpo del presente
informe.
Finalmente, resulta pertinente considerar lo señalado por este
Servicio mediante Ord. N°5463 de 25.11.2019, el cual concluyó que “El sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, descrito en la
presentación de la empresa BUK SPA, se ajustaría a las condiciones mínimas de
funcionamiento exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no
existirían inconvenientes jurídicos para su utilización, sin perjuicio de las
facultades de fiscalización de este Servicio en la materia", atendiendo que es el
mismo sistema que el recurrente implementaría en la empresa y que se encuentra
autorizado mediante el Ordinario citado precedentemente.
En consecuencia, sobre la base de la normativa y
consideraciones precedentes, cúmpleme manifestar que la plataforma electrónica
para gestionar documentación laboral e implementar firma electrónica que
propone y describe Hospital Clínico de Sur SpA, se encuentra conforme a la
normativa vigente, sin perjuicio de la fiscalización que en terreno practique este
Servicio del señalado sistema.
Saluda atentamente a Ud.,
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE
JEFB ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURIDICO Y FISCAL
21 MAR 2022
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