ORD. N°4859

Dirección de
DEPARTAMENTO JURIDICO 4859
K10402 (2054) 2013
ORD.:
MAT.: 1-. No puede exigirse a los trabajadores la
juuidico suscripción de la documentación que emana de
las relaciones laborales mediante firmas
electrónicas, a menos que se hubieren obligado a
ello en forma expresa en su contrato de trabajo o
un anexo del mismo.
2-. Los parámetros biométricos -como la huella
digital- constituyen firmas electrónicas simples
compatibles con la definición que al respecto
contiene la letra f), del artículo 2º de la Ley
N°19.799 y, por ende, su utilización en materia
laboral se encuentra ajustada a Derecho.
ANT.: 1) Instrucciones de 11.10.2013, de Jefa Unidad
de Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Instrucciones de 12.09.2013, de Jefa Unidad
de Dictámenes e Informes en Derecho
3) Ord. N°2016, de 30.07.2013, de Inspectora
Provincial del Trabajo de Antofagasta.
4) Presentación de 15.07.2013, de Sindicato
Empresa Enaex Planta Mejillones.
SANTIAGO,
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
13DIC 2013
A : SR. SAMUEL VARAS G.
PRESIDENTE
SINDICATO EMPRESA ENAEX PLANTA MEJILLONES
EDUARDO LEFORT N°1310, DEPARTAMENTO 53, 5º PISO
ANTOFAGASTA
Mediante presentación del antecedente 4), solicita a esta
Dirección un pronunciamiento acerca de las siguientes consultas:
1-. Si la empleadora puede utilizar la huella digital del
trabajador como mecanismo de firma electrónica, sin autorización de éste.
2-. Si se ajusta a derecho que los documentos
electrónicos que emanan de la relación laboral, sean firmados únicamente a través de
huellas digitales.
Sobre el particular, cúmpleme informar a usted lo
siguiente:

1-. En cuanto a su primera consulta, vale decir, si la
empleadora puede utilizar la huella digital del trabajador como mecanismo de firma
electrónica de la documentación laboral respectiva sin autorización de éste, cabe señalar
que la emisión, gestión y firma de los documentos que emanan de la relación laboral, a
través de un sistema computacional, requieren necesariamente la autorización previa de
los respectivos dependientes expresada en el contrato de trabajo o un anexo del mismo.
En efecto, pronunciándose respecto de la situación de un
trabajador que se negare a firmar su contrato de trabajo en soporte electrónico, este
Servicio, mediante dictamen Nº3170/063, de 05.08.2011, cuya copia se adjunta para su
mejor comprensión, ha señalado lo siguiente:
“...si un dependiente se negare a suscribir a través de
medios electrónicos su contrato de trabajo, el empleador deberá proceder de acuerdo a lo
prescrito en el inciso 3º del artículo 9º del Código del Trabajo, cuyo texto dispone:
“Si el trabajador se negare a firmar, el empleador enviará
el contrato a la respectiva Inspección del Trabajo para que ésta requiera la firma. Si el
trabajador insistiere en su actitud ante dicha Inspección, podrá ser despedido, sin derecho
a indemnización, a menos que pruebe haber sido contratado en condiciones distintas a
las consignadas en el documento escrito."
En efecto, como se señalara en los párrafos precedentes,
el principio de equivalencia del soporte de los medios electrónicos y el papel escrito,
importa dar igual tratamiento jurídico a ambos tipos de documentación.
De tal modo, al no existir una disposición que regule la
materia consultada para el caso de la documentación electrónica, debe necesariamente
recurrirse al procedimiento señalado en el precitado inciso 3º del artículo 9º del Código del
Trabajo, para lo cual el empleador deberá necesariamente generar una copia en papel del
documento a firmar, a fin de remitirlo a la Inspección del Trabajo que corresponda."
Acorde a lo anterior, es dable concluir a este respecto que
los trabajadores no pueden ser obligados a suscribir la documentación que emana de las
relaciones laborales mediante firmas electrónicas, a menos que se hubieren obligado a
ello en forma expresa en su contrato de trabajo o un anexo del mismo.
2-. En relación a su consulta individualizada con este
número, es decir, si se ajusta a derecho que los documentos electrónicos que emanan de
la relación laboral, puedan ser firmados únicamente a través de la huella digital, este
Servicio, pronunciándose respecto de la validez de su uso como medio de firma para la
documentación laboral, ha señalado que debe tenerse en consideración lo dispuesto en el
artículo 1º de la Ley N°19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y
Servicios de Certificación de Dicha Firma, de acuerdo al cual las actividades reguladas
por dicho cuerpo normativo se someterán, entre otros, al principio general de la
equivalencia del soporte electrónico y el del papel escrito en los actos y contratos
celebrados por personas naturales, jurídicas o los órganos del Estado.
Agregan los incisos 2º y final del mismo artículo que:
“Las actividades reguladas por esta ley se someterán a
los principios de libertad de prestación de servicios, libre competencia, neutralidad
tecnológica, compatibilidad internacional y equivalencia del soporte electrónico al soporte
de papel.
Toda interpretación de los preceptos de esta ley, deberá
guardar armonía con los principios señalados."
Complementa este principio de equivalencia, el principio
de eficacia a que se refiere el inciso 1º del artículo 3º del mismo cuerpo legal, al precisar
que:

"Los actos y contratos otorgados o celebrados por
personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de
la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en
soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en
que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la
ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito."
A continuación, el inciso final de la misma norma,
prescribe respecto de la rúbrica de los documentos que “La firma electrónica, cualquiera
sea su naturaleza, se mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin
perjuicio de lo establecido en los artículos siguientes."
A su vez, el inciso 2º del precepto en examen señala
excepciones a las reglas generales antes descritas, entre ellas las previstas en sus letras
a) y b). En efecto, el citado precepto, en lo pertinente prevé:
"Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los
actos o contratos otorgados o celebrados en los casos siguientes:
a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no
sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico;
b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia
personal de alguna de las partes, ..."
Por su parte, la letra f), del artículo 2º del cuerpo legal
precitado, dispone:
“Para los efectos de esta ley se entenderá por:
f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso
electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos
formalmente a su autor;"
De todo lo expuesto, posible es concluir, primeramente,
que no existe impedimento para suscribir electrónicamente la documentación derivada de
las relaciones laborales, a menos que exista en un caso particular una disposición legal
expresa en contrario, o se trate de alguna de las situaciones descritas en las letras a) y b)
del precitado inciso 2º del artículo 3º de la Ley Nº 19.799.
Asimismo, respecto de las alternativas de rúbrica, es
posible inferir que los parámetros biométricos -como la huella digital- constituyen firmas
electrónicas simples, compatibles con la definición que al respecto contiene la precitada
letra f), del artículo 2º del cuerpo legal en examen y, por lo tanto, resultan tan válidas
como una rúbrica holográfica -manuscrita-.
En tal sentido, es dable deducir, al mismo tiempo, que las
huellas digitales —incorporadas mediante el uso de un software especial- se bastan así
mismas para considerar que un documento laboral se encuentra debidamente firmado, sin
necesidad de un acto posterior. La regla señalada tiene validez en tanto no se trate de un
instrumento público, pues en tal caso se requeriría una firma electrónica avanzada, como
indica el artículo 4º, de la Ley Nº19.799.
Las conclusiones anteriores se encuentran en armonía
con la reiterada jurisprudencia administrativa de este Servicio contenida, entre otros, en
dictamen Nº3161/064, de 29.07.2008 y Ordinario Nº4912, de 15.12.2011.
Finalmente, debe precisarse que en caso de enviarse
electrónicamente a los dependientes la documentación que emana de las relaciones
laborales, dicha comunicación debe cumplir los siguientes requisitos:

1-. Los trabajadores destinatarios de la comunicación
electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla
electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su
documentación laboral.
2-. Los respectivos correos electrónicos deben ser
remitidos a casillas particulares de los trabajadores, toda vez que no resultaría razonable
que ante su desvinculación de la empresa, aquellos quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral.
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones
legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas,
cumplo con informar a Ud., que:
1-. No puede exigirse a los trabajadores la suscripción de
la documentación que emana de las relaciones laborales mediante firmas electrónicas, a
menos que se hubieren obligado a ello en forma expresa en su contrato de trabajo o un
anexo del mismo.
2-. Los parámetros biométricos -como la huella digitalconstituyen firmas electrónicas simples compatibles con la definición que al respecto
contiene la letra f), del artículo 2º de la Ley Nº19.799 y, por ende, su utilización en materia
laboral se encuentra ajustada a Derecho.
Saluda a Ud.,
DEL
E DIRECTORA
R
MARÍA CECILIA SÁNCHEZ TORO
ABOGADA
DIRECTORA DEL TRABAJO
MAO/SMS/RCG
Distribución:
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