Ordinario · Dirección del Trabajo
N° 4963 de 2018
27 sep 2018
Documentación laboral; Traspaso de formato papel a formato digital
Documentación laboral electrónica
Lo que resuelve
Atiende presentación de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Despapeliza S.p.A., sobre documentación laboral electrónica.
Texto completo
DEPARTAMENTO JURIDICO
K8162 (1644) 2018
ORD.:4963
MAT.: Documentación laboral; Traspaso de formato papel a formato digital;
RORD.: Atiende presentación de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Despapeliza S.p.A., sobre documentación laboral electrónica.
ANT.: 1) Instrucciones de 27.08.2018 de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 18.07.2018, de Sr. Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Despapeliza S.p.A.
SANTIAGO, 27.09.2018
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)
A : SR. [nombre reservado]
DESPAPELIZA S.P.A.
[domicilio reservado]
LO BARNECHEA
Mediante su presentación del antecedente 2), solicita un pronunciamiento de este Servicio respecto de un procedimiento de digitalización de la documentación laboral, con el fin de reemplazar los antecedentes en soporte de papel.
A mayor abundamiento, la presentación indica que el procedimiento consistiría en una cadena de digitalización que crearía copias electrónicas de los originales en soporte de papel.
A continuación, una vez obtenida la copia electrónica en formato PDF, intervendría un notario público quien, utilizando firma electrónica avanzada, certificaría que las respectivas copias son fieles a los documentos originales posibilitando, de esta forma, la destrucción de la documentación original.
Sobre este último punto, debe hacerse presente que, dada la estructura del protocolo de digitalización y las atribuciones que la ley reconoce a los notarios públicos, su certificación sólo producirá efectos jurídicos si se aplica firma electrónica avanzada a cada documento individualmente, pues es un elemento de la esencia de su función la verificación del texto de los respectivos antecedentes.
Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted la materia consultada ha sido regulada por este Servicio mediante dictamen N°0155/004 de 11.01.2016 el cual, en lo pertinente, señala que "No existe impedimento para que los empleadores traspasen su plataforma de documentación laboral de formato de papel a electrónico…".
Ahora bien, respecto del procedimiento planteado, cabe indicar que él coincide con lo señalado en la letra a) del citado pronunciamiento, en cuanto se trata de la digitalización de la documentación con la intervención de un ministro de fe, quien garantizará la integridad de los antecedentes respaldados.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que el procedimiento de digitalización y certificación planteado por la empresa Despapeliza S.p.A., se ajusta a la normativa vigente sobre la materia, por lo que no existe impedimento para su implementación.
Saluda a Ud.,
ROSAMEL GUTIÉRREZ RIQUELME
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes
Control
documentación laboral, traspaso formato papel a formato digital,
Dictámenes concordantes
- Dictamen N° 155/4, de 11.01.2016 · Documentación Laboral; Transición de soporte papel a formato electrónico
Otros pronunciamientos sobre documentación laboral electrónica
Dictamen N° 789/15, de 16.02.2015
Documentación laboral. Centralización electrónica.
No existe impedimento para que la Corporación Nacional del Cobre de Chile implemente un sistema de emisión, firma, gestión y envío de la documentación electrónica que deriva de las relaciones laborales, incluida la copia del reglamento interno contemplada en el inciso 2° del artículo 156 del Código del Trabajo, en la…
Dictamen N° 3161/64, de 29.07.2008
1) Documentación laboral. Documentación electrónica. Contrato de Trabajo. Firma electrónica. Procedencia. 2) Documentación laboral. Documentación electrónica. Requisitos. 3) Documentación laboral. Documentación electrónica. Comprobantes de feriado. Firma electrónica. Procedencia.
1) Resulta jurídicamente procedente que conforme al modelo de centralización de documentación electrónico presentado por la empresa E-SIGN S.A., se proceda a suscribir contratos de trabajo haciendo uso de los medios de firma electrónica establecidos en la Ley Nº19.799, en tanto su implementación no impida las labores…
Documentación laboral; Sistema electrónico
El sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, descrito en la presentación de la empresa BUK S.p.A., se ajustaría a las condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que no existirían inconvenientes jurídicos para su utilización.
Dictamen N° 3170/63, de 05.08.2011
- Documentación Laboral. Documentación Electrónica. Contrato de Trabajo. Firma Electrónica. - Documentación Laboral. Documentación Electrónica. Impedimento físico o geográfico. Firma Electrónica.
1) En caso de negativa del trabajador a firmar su contrato de trabajo por medios electrónicos, el empleador debe recurrir al procedimiento señalado en el inciso 3º del artículo 9 del Código del Trabajo . 2) En caso de existir impedimentos físicos o geográficos para suscribir digitalmente la documentación laboral, el…
Dictamen N° 155/4, de 11.01.2016
Documentación Laboral; Transición de soporte papel a formato electrónico
No existe impedimento para que los empleadores traspasen su plataforma de documentación laboral de formato de papel a electrónico, en la medida que el proceso de transición se realice en los términos indicados en el presente informe.