N° 4979 de 2019

Departamento Jurídico y Fiscalía

Unidad de Pronunciamientos,

Innovación y Estudios Laborales

E 7370 (507) 2019

ORD. N°4979

MAT.: Documentación laboral; Sistema Electrónico;

RORD.: No existen inconvenientes jurídicos para que la empresa Randstad Chile S.A., utilice el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provisto por la empresa E-Sign S.A.

ANT.: 1) Instrucciones de 10.10.2019, de Jefe Departamento Jurídico y Fiscal.

2) Instrucciones de 19.08.2019 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

3) Instrucciones de 15.05.2019 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

4) Ord. N°519 de 01.03.2019 de Inspectora Comunal del Trabajo Santiago Oriente.

5) Presentación de 15.02.2019 de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Randstad Chile S.A.

SANTIAGO, 21.10.2019

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A : SR. [nombre reservado]

RANDSTAD CHILE S.A.

[domicilio reservado]

LAS CONDES

Mediante presentación del antecedente 4), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de utilizar una solución tecnológica que permita generar, firmar, gestionar y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, la cual sería provista por la empresa E-Sign S.A.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.

Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

De acuerdo a la documentación que se ha tenido a la vista para la confección del presente informe, la solución consultada daría cumplimiento a las exigencias técnicas indicadas en los párrafos que anteceden.

Precisado lo anterior, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Precisado lo anterior, cabe indicar que la utilización del sistema informático de gestión documental electrónica consultada, provista por la empresa E-Sign S.A., fue autorizada por este Servicio mediante Ord. N°5042 de 02.10.2018, por estimarse que se ajusta a las exigencias que sobre la materia establece el citado dictamen N°0789/15.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que no existen inconvenientes jurídicos para que la empresa Randstad Chile S.A., utilice el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica provisto por la empresa E-Sign S.A.

Saluda atentamente a Ud.,

DAVID ODDÓ BEAS

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

MBA/RCG

Distribución:

Jurídico;

Partes;

documentación laboral, sistema electrónico,