ORD.N°508

Dirección
del Trabajo
Gobierno de Chile
ANOS
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes
e Informes en Derecho
E332380 (331) 2024
ORDINARIO N°: 508
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
No existe inconveniente para que los empleadores
utilicen el sistema de generación, gestión y firma de
documentación electrónica laboral denominado “Visión
FirmaDoc", consultado por la empresa Sociedad
Consultora S.p.A., Rut N°77.872.959-8, en la medida
que la plataforma se implemente en los mismos
términos autorizados.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 14.07.2025 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Instrucciones de 27.03.2025 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
3) Presentación de 21.11.2024 de empresa Sociedad
Consultora S.p.A.
SANTIAGO, 30 JUL 2025
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : SRES.
SOCIEDAD CONSULTORA S.P.A.
Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado a este Servicio
un pronunciamiento respecto de la posibilidad de utilizar un sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que el Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, estable los requisitos de operación de los sistemas de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, los cuales son copulativos, no
alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el
sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la
página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la
documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida
o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en
la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la
documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del
fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

En tal contexto, es del caso indicar que, analizada la documentación tenida
a la vista para la confección del presente informe, es dable constatar que el sistema
consultado se ajustaría a la normativa vigente sobre la materia.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que no existe
inconveniente para que los empleadores utilicen el sistema de generación, gestión
y firma de documentación electrónica laboral denominado "Visión FirmaDoc",
consultado por la empresa Sociedad Consultora S.p.A., Rut N°77.872.959-8, en la
medida que la plataforma se implemente en los mismos términos autorizados.
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Saluda a Ud.,
30 JUL 2025
OFICINA DE PARTES
CION DEL TR
NATALIAPOZOSANHUEZA JEFE
ABOGADA
JEFA(S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DELTRABAJO
MGC/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control;