N° 5378 de 2016

DEPARTAMENTO JURIDICO

K8448 (1926) 2016

ORD.:5378/

MAT.: Documentación laboral; Suscripción por medios electrónicos; Administración y gestión conjunta del sistema computacional;

RORD.: Atiende presentación de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Acepta.com S.A., sobre documentación laboral electrónica.

ANT.: 1) Correo electrónico de 07.10.2016, de Sr [nombre reservado].

2) Instrucciones de 21.09.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

3) Presentación de 12.08.2016, de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Acepta.com S.A.

SANTIAGO, 03.11.2016

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SR. [nombre reservado]

GERENTE COMERCIAL

ACEPTA.COM S.A.

[domicilio reservado]

PROVIDENCIA/

Mediante su presentación del antecedente 3), complementada a través de correo electrónico de antecedente 1), solicita un pronunciamiento de este Servicio, respecto de diversas consultas relacionadas con la posibilidad de firmar a través de medios electrónicos la documentación que emana de las relaciones laborales.

Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

1.- En cuanto a su primera consulta, vale decir, qué documentos pueden ser expedidos y rubricados con firma electrónica simple, cabe señalar que mediante dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, esta Dirección ha indicado que todos los documentos emanados de la relación laboral pueden ser suscritos a través de los medios consultados, con excepción de la carta de aviso de término de contrato, por así disponerlo el artículo 162 del Código del Ramo.

En relación al denominado derecho a saber, debe tenerse en consideración que pueden firmarse por medios electrónicos el registro de asistencia de los dependientes a las respectivas actividades, y entregarse por los mismos medios los documentos pertinentes, pero la presencia física de los participantes en las capacitaciones o charlas se estima esencial.

2-. Respecto a la firma matricial de la documentación, vale decir, la posibilidad de que trabajadores de diferentes empleadores firmen instrumentos utilizando un equipo común, cabe indicar que esta Dirección no ve reparos jurídicos al respecto, en la medida que se cumplan los siguientes requisitos:

2.1-. Que los respectivos software a utilizar cumplan con las exigencias contenidas en los citados dictámenes Nº696/027, de 24.01.96 o en el dictamen N°1140/027, de 24.02.2016, si se trata de registros de asistencia o, en el dictamen N°789/15, de 16.02.2015, sobre documentación laboral electrónica.

2.2-. Que la información registrada por los trabajadores sea gestionada y administrada de manera separada por el sistema, a fin de que cada empleador sólo tenga acceso a los antecedentes de sus trabajadores, para lo cual la plataforma deberá contar con las pertinentes medidas de seguridad.

Cabe agregar que, aunque el sistema electrónico de registro y control de asistencia y horas de trabajo sea compartido, la responsabilidad de llevar correctamente dicho registro sigue estando radicada legalmente en el empleador, respecto de los trabajadores de su dependencia.

De este modo, en la medida que el sistema propuesto cumpla con las condiciones indicadas en los párrafos transcritos, será válida su utilización.

3-. En cuanto a la posibilidad de firmar con un PIN generado a través de un proceso basado en biometría, es dable señalar que de acuerdo a la información acompañada el procedimiento informado se ajusta a la doctrina vigente de este Servicio sobre la materia. Sin embargo, cabe recalcar que el sistema debe necesariamente permitir que el dependiente cambie el PIN las veces que lo estime pertinente, pues él debe tener control respecto de su firma electrónica.

Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia consultada.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

Distribución:

-Jurídico

-Partes

-Control

documentación laboral, suscripción medios electrónicos, administración y gestión conjunta sistema computacional,