ORD. N°607

Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Dictámenes e
Informes en Derecho
E46487(743)2023
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Utilización de firma electrónica.
RESUMEN:
No existe inconveniente para la utilización del
mecanismo de firma digital para fines de seguridad y
salud ocupacional, en la medida que se lleve a cabo
cumplimiento a las reglas señaladas en el presente
informe.
ANTECEDENTES:
1. Instrucciones de 11.04.2023 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2. Presentación de 27.02.2023, del
SANTIAGO, 21 ABR 2023
DE: JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A:
SANTIAGO
Mediante presentación del Ant.2), usted ha solicitado un pronunciamiento de
este Servicio, respecto de la posibilidad de utilizar el mecanismo de firma digital, para
fines de seguridad y salud ocupacional, así como determinar si el sistema de firma
digital señalado sería válido para efectos de fiscalización por parte de esta Dirección.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que la utilización de medios
electrónicos para la generación, firma, envío y administración de documentos
laborales debe considerar los siguientes aspectos:
1.Software o plataforma: Debe cumplir con los requisitos establecidos en la
jurisprudencia administrativa de esta Dirección contenida, entre otros, en el Dictamen
N° 0789/15, de 16.02.2015. Dichas condiciones copulativas son las siguientes:

a) Permitir al Fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos
jurídicos que el documento deba producir.
Precisado lo anterior, resulta necesario hacer presente que, de acuerdo a la
doctrina vigente de esta Dirección, contenida en el precitado Dictamen N° 0789/15, de
16.02.2015, la emisión, gestión y firma de los documentos que emanan de la relación
laboral, a través de un sistema computacional, requieren necesariamente la
autorización previa de los respectivos dependientes, expresada en el contrato de
trabajo o en un anexo del mismo.
2. Firma: La existencia de una relación laboral importa la generación de una
serie de documentos, de los cuales sólo algunos han sido regulados expresamente
por la legislación del ramo, de manera tal que en su mayoría corresponden a la
categoría jurídica de instrumentos innominados.
Precisado lo anterior, cabe señalar que el artículo 1° de la Ley N° 19.799,
sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de
dicha Firma, establece que las actividades reguladas por dicho cuerpo normativo se
someterán, entre otros, al principio general de la equivalencia del soporte electrónico
y el de papel escrito en los actos y contratos celebrados por personas naturales,
jurídicas o los órganos del Estado.
Agrega el inciso final del mismo artículo que "Toda interpretación de los
preceptos de esta ley, deberá guardar armonía con los principios señalados"

Complementa este principio de equivalencia, el principio de eficacia a que se
refiere el inciso 1° del artículo 3° del mismo cuerpo legal, al precisar que “/os actos y
contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por
medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos
efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos
se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten
de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas
cuando constan igualmente por escrito".
A continuación, el inciso final de la misma norma, prescribe respecto de la
rúbrica de los documentos que “La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se
mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo
establecido en los artículos siguientes".
A su vez, el inciso 2° del precepto en examen contempla excepciones a las
reglas generales descritas estableciendo que:
“Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos
otorgados o celebrados en los casos siguientes:
a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de
cumplirse mediante documento electrónico;
b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencía personal de alguna de las
partes,..."
En consecuencia, posible es concluir, primeramente, que no existe
impedimento para suscribir electrónicamente la documentación derivada de las
relaciones laborales, a menos que exista en un caso particular una disposición legal
expresa en contrario, o se trate de alguna de las situaciones descritas en las letras a)
y b) del precitado inciso 2° del artículo 3° de la Ley N° 19.799.
Por otra parte, en cuanto al tipo de rúbrica que puede ser utilizada, cabe señalar
que el artículo 2, letra f), de la precitada Ley N° 19.799, define la firma electrónica en
los siguientes términos:
"Para los efectos de esta ley se entenderá por:
f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al
receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;"
Del precepto transcrito, cabe colegir que no ha limitado el legislador el
mecanismo mediante el cual una persona puede estampar su firma en un documento
digital. Por el contrario, el precitado concepto de firma electrónica resulta sumamente
amplio y permite concluir en él una amplia gama de opciones, tales como símbolos o
sonidos.

De este modo, es posible inferir que los parámetros biométricos, tales como la
huella digital, o las claves, entre otras, constituyen alternativas válidas para la rúbrica
de documentación electrónica.
En relación a su presentación, también resulta necesario hacer presente que
sin importar la vía mediante la cual se firmen los documentos electrónicos, será
responsabilidad del empleador velar porque los mecanismos seleccionados no
impidan ni entorpezcan la labor fiscalizadora de este Servicio.
Asimismo, cabe señalar que recae en el empleador la obligación de otorgar los
medios tecnológicos que permitan a los trabajadores acceder a su documentación
laboral, en forma permanente y sin restricciones, así como asegurar la fidelidad de los
mismos antecedentes.
3. Resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa de esta
Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. N° 4890, de 17.12.2013, que toda la
documentación laboral electrónica, sin distinción debe cumplir los siguientes
requisitos:
3.1) Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
3.2) Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
4. Derecho a saber: El artículo 21 del Decreto Supremo N° 40 de 1969, aprobó
el reglamento sobre prevención de riesgos profesionales, estableciendo que los
empleadores tienen la obligación de informar oportuna y convenientemente a todos
sus trabajadores acerca de los riesgos que entrañan sus labores, de las medidas
preventivas y de los métodos de trabajo correctos. Dicha norma legal establece,
además, que los empleadores deben dar cumplimiento a las obligaciones de que se
trata a través de los comités paritarios de higiene y seguridad de los departamentos
de prevención de riesgos, al momento de contratar a los trabajadores o de crear
actividades que implican riesgos. Cuando en la respectiva empresa no existan los
comités o los departamentos precedentemente señalados, el empleador deberá
proporcionar la información correspondiente en la forma que estime más conveniente
y adecuada.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada,
normas legales y administrativas citadas y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a Ud. que no existe inconveniente para la utilización del mecanismo de firma
digital para fines de seguridad y salud ocupacional, en la medida que se lleve a cabo
cumplimiento a las reglas señaladas en el presente informe.
Saluda a Ud.,
DIRECCIÓN DEL TRABAJO DEL
NATALIAPOZO SANHUEZA AJO
21 ABR 2023 ABOGADA JEFE 文
JÉFA DEPARTAMENTO JURÍDICO ☆
OFICINA DE PARTES DIRECCIÓN DEL/TRABAJO
LBP/EZD
Distribución:
-Partes
-Jurídico