ORD. N°608

Trabajo Oirección del
Geblerno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Dictámenes e
Informes en Derecho
E50259 (652) (2023)
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
No existe inconveniente para que la empresa
Sumitomo Corporation Chile Ltda., implemente el
sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica de la empresa
BUK S.p.A.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 12.04.2023 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 23.02.2023
en representación de Sumitomo
Corporation Chile Ltda.
SANTIAGO, 21 ABR 2023
DE: JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SR. FRANCISCO RETAMAL
SUMITOMO CORPORATION CHILE LTDA.
@sumitomocorp.com
SANTIAGO
Mediante presentación del Ant.2), usted ha solicitado un pronunciamiento de
este Servicio, respecto de la posibilidad de utilizar una solución tecnológica provista
por la empresa BUK S.p.A., la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la
documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a
la normativa vigente.

Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en cuanto a fechas, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la
letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación
sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la
conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para
el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado en Ord.N°4890 de 17.12.2013, además, las
siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la
plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los

t2 4 3
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
En tal contexto, es necesario hacer presente que, tal como indica el Dictamen
N°789/15 de 16.02.2015, si un trabajador no autoriza la utilización de medios
electrónicos para la confección, firma y notificación de su documentación derivada de
la relación laboral, respecto de él el empleador debe utilizar soporte de papel y firmas
holográficas.
Finalmente, resulta pertinente considerar lo señalado por este Servicio
mediante Ord. N°5463 de 25.11.2019, el cual concluyó que “El sistema de generación,
gestión y firma de documentación laboral electrónica, descrito en la presentación de
la empresa BUK SPA, se ajustaría a las condiciones mínimas de funcionamiento
exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no existirían
inconvenientes jurídicos para su utilización, sin perjuicio de las facultades de
fiscalización de este Servicio en la materia”, atendiendo que es el mismo sistema que
el recurrente implementaría en la empresa y que se encuentra autorizado mediante el
Ordinario citado precedentemente.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que no existe
inconveniente para que la empresa Sumitomo Corporation Chile Ltda., implemente el
sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica de la
empresa BUK S.p.A.
DEL TR
B
DIRECCIÓN DEL TRABAJO NATALIA POZO SANHUEZA JEFE
ABOGADA ☆
2 1 ABR 2023
OFICINA DE PARTES DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/EZD
Distribución:
-Partes
-Jurídico