N° 635 de 2021

Direcciōn del Trabajo

Gobiemo de Chile

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales

E69321(2063) 2020

ORDINARIO N°: 635

Juidico

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Sistema de registro y control de asistencia electrónico.

RESUMEN:

El sistema de registro y control de asistencia consultado por la empresa Salfa Gestión S.A., denominado

“Salfatime”, presenta serias deficiencias, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 18.01.2021 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

2) Presentación de 14.12.2020, de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Salfa Gestión S.A. SANTIAGO, 2 4 FEB 2021

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A : SR. [nombre reservado]

EMPRESA SALFA GESTIÓN S.A.

[domicilio reservado]

LAS CONDES

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si el sistema de registro y control de asistencia que presenta, denominado “Salfatime”, y su respectivo proceso de verificación, se ajustan a las exigencias que sobre la materia establecen los Dictámenes Nº1140/027, de 24.02.2016 y N°5849/133, de 04.12.2017.

Ahora bien, a fin de validar el cumplimiento de las indicadas exigencias, la empresa señalada, acompañó informe de certificación de la empresa Veltec Informática y Cía. Ltda.,Rut N°76.201.051-8, firmado por el Sr. Marcial Navarro Salinas.

En tal contexto, es del caso señalar que los antecedentes acompañados fueron sometidos al pertinente análisis técnico, a fin de verificar el cumplimiento de la normativa administrativa precitada.

Como resultado de dicho proceso, es dable informar a usted que se han realizado las siguientes observaciones: 1-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen Nº1140/027, cabe señalar: 1.1-. Respecto del N°2, Identificación: Atendido que este Servicio, como resultado de su labor fiscalizadora, ha verificado que existen personas que pueden presentar problemas frente a un registro biométrico y que también existen labores que afectan el debido reconocimiento, el sistema deberá contemplar una fórmula alternativa de registro -tarjetas de aproximación o claves, por ejemplo.

Observación: Se adjunta como evidencia un módulo de incidentes el cual, de acuerdo con el requirente, constituiría el medio alternativo de marcación exigido. Al respecto es del caso señalar que el informe señalado no cumple con lo exigido por la norma, dado que su finalidad es que cada sistema tenga, a lo menos, dos opciones de marcación diferentes en caso de fallar la primaria, por ejemplo, reconocimiento facial y tarjetas de aproximación o, lector de huellas y un teclado para introducir una clave o password. 2-. En cuanto a lo dispuesto en el Dictamen N°5849/133, cabe señalar: 2.1-. Respecto del N°1.7, Reportes: A efectos de permitir el adecuado desarrollo de los procesos de fiscalización de este Servicio, las plataformas deben permitir a los respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los reportes indicados en el Dictamen N°5849/133 con las exigencias ahí señaladas.

Observación: No se aprecian los filtros de búsqueda requeridos, por ejemplo, búsqueda por local o establecimiento. Por el contrario, la plataforma entrega opciones no contempladas en la norma, como “Objeto de Costo”, sin entregar un glosario que permita entender el significado del filtro.

Además, el filtro de búsqueda por turnos exige que se ingrese el nombre o código requerido, información que no es conocida por los funcionarios de este Servicio. En tal sentido, la plataforma debe entregar las opciones de turnos existentes en cada empresa a fin de seleccionar la información requerida.

En cuanto a los informes específicos, cabe indicar que: a-. Asistencia: Si bien el informe exhibido en pantalla contiene la información solicitada, ella no coincide con la entregada por el reporte descargado en formato Excel, el cual dispone de columnas diferentes a las exigidas. b-. En el reporte de domingos y festivos laborados: Si bien el informe exhibido en pantalla contiene la información solicitada, ella no coincide con la entregada por el reporte descargado en formato Excel, el cual dispone de columnas diferentes a las exigidas. Además, el reporte no tiene un totalizador para cada trabajador a fin de determinar la cantidad de domingos y/o festivos laborados en cada periodo anual. c-. Reporte de exceso de jornada. Si bien el informe exhibido en pantalla contiene la información solicitada, ella no coincide con la entregada por el reporte descargado en formato Excel, el cual dispone de columnas diferentes a las exigidas. Además, el reporte no tiene un totalizador semanal para cada trabajador a fin de determinar la suma total de la jornada extraordinaria de dicho periodo. d-. Reporte de jornada: Tanto el informe exhibido en pantalla como el descargado en formato Excel, contienen columnas no exigidas por la normativa, por ejemplo, permisos con o sin goce de sueldo, los cuales corresponden a la columna de observaciones del informe de asistencia.

Además, el reporte no tiene un totalizador semanal para cada trabajador a fin de determinar la suma total de la jornada extraordinaria de dicho periodo. e-. Reporte de cambios o modificaciones de turnos: Se reitera que el filtro de búsqueda por turnos contemplado en el sistema exige que se ingrese el nombre o código requerido, información que no es conocida por los funcionarios de este Servicio, lo cual, por ende, no permite utilizar esta opción. En tal sentido, la plataforma debe entregar las opciones de turnos existentes en cada empresa a fin de seleccionar la información requerida. Aclarado lo anterior, es dable precisar que, además de la identificación del trabajador, este reporte sólo debe contemplar las siguientes columnas: e.1-. Fecha de asignación del turno original. e.2-. Turno original con detalle de su horario de inicio y término. e.3-. Fecha de asignación del nuevo turno. e.4-. Tuno nuevo con detalle de su horario de inicio y término. e.5-. Comuna que indique quién ha solicitado el cambio de turno.

Opcionalmente, es posible agregar una última columna que señale si el cambio es transitorio o permanente. 2.2-. Respecto del N°3.4-. Modificación de marcaciones: Particularmente el N°3.4.2, señala que la modificación, eliminación o reemplazo de una marca de ingreso o salida, de una ausencia o un atraso, siempre debe quedar visible en pantalla, mediante un signo, símbolo o color que permita fácilmente al trabajador o a un fiscalizador identificar una anomalía y averiguar qué ocurrió.

Observación: No se visualiza la marcación destacada que se adjunta como evidencia en la reportería en línea. 2.3-. Respecto del N°4.5, El proceso de certificación deberá considerar el análisis de vulnerabilidades de las plataformas, utilizando para ello herramientas de terceros que permitan obtener un informe detallado de los aspectos de seguridad de la plataforma, por ejemplo: puertos TCP abiertos y vulnerabilidades a las que se encuentran sujetos, marcas de los productos instalados, resultados de pruebas de penetración, entre otros. El reporte de salida deberá ser incorporado a los antecedentes que se remitan a este Servicio en el contexto del proceso de autorización de los sistemas.

Observación: Se adjuntan 2 exámenes de vulnerabilidad incompletos. Uno corresponde al host: salfatime.salfagestion.cl, alojado en la IP 190.54.32.76 y, el segundo, a: asistencia.salfagestion.cl, IP190.54.32.72, sin que el informe señale la relación entre ellos ni cuál es sitio de explotación que desean certificar. 2.4-. Respecto del N°3.3, Descuentos por falta de marcación: Es dable señalar que los sistemas deben emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos de atraso del trabajador, contados desde la hora de inicio pactada, lo que permite que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma, mediante una acción del trabajador.

Observación: Se adjunta evidencia en que no se aprecia el remitente del correo ni la hora de envío del mensaje.

En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de registro y control de asistencia consultado por la empresa Salfa Gestión S.A., denominado “Salfatime”, presenta serias deficiencias, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de la relación laboral. Lo señalado, no obsta a que, una vez corregidas las observaciones indicadas en el cuerpo del presente informe, la solicitud sea reingresada para su revisión y eventual autorización.

Saluda a Ud., DEL JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE

ÁBOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÒN DELTRABAJO

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