N° 636 de 2024

Departamento Jurídico

Unidad de Dictámenes

e Informes en Derecho

E40460 (1162) 2024

ORD. N°636

MAT.: Documentación laboral electrónica.

RORD.: No existe inconveniente para que los empleadores utilicen el sistema de generación, gestión y firma de documentación electrónica laboral denominado "FÉNIX", consultado por la empresa EME Servicios Generales Limitada, en la medida que la plataforma se implemente en los mismos términos autorizados.

ANTS.: 1) Instrucciones de 27.08.2024 de Jefe (S) de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Ord. N°62 de 20.02.2024 de Inspector Comunal del Trabajo Santiago Sur.

3) Presentación de 13.02.2024 de Sr. XXXXXX XXXXX XXXXXX, en representación de empresa EME Servicios Generales Limitada.

SANTIAGO, 25.09.2024

DE:JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

A:SR.

XXXXXX XXXXX XXXXXX

EME SERVICIOS GENERALES LIMITADA

XXXXXX XXXXXX XXXXX

XXX XXXXXX

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento respecto de la posibilidad de utilizar un sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, estable los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las plataformas:

I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

II-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Ahora bien, de acuerdo a lo señalado en la documentación acompañada a su presentación la solución de que se trata daría cumplimiento a las exigencias reseñadas en el cuerpo del presente informe.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que no existe inconveniente para que los empleadores utilicen el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral denominado "FÉNIX", consultado por la empresa EME Servicios Generales Limitada, en la medida que la plataforma se implemente en los mismos términos autorizados.

Saluda a Ud.,

NATALIA POZO SANHUEZA

ABOGADA

JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

GMS/RCG

Distribución:

Jurídico;

Partes;

Control;

documentación laboral electrónica,