N° 689 de 2020

Departamento Jurídico y Fiscalía

Unidad de Pronunciamientos,

Innovación y Estudios Laborales

E29615 (1723) 2019

ORD. N°689

MAT.: Documentación laboral electrónica.

RORD.: 1-. No existe inconveniente para que los empleadores reemplacen la documentación derivada de las relaciones laborales del formato de papel a uno electrónico, en la medida que las copias de los originales permitan desarrollar apropiadamente las funciones de esta Dirección, particularmente, en su aspecto inspectivo.

2-. Los empleadores que deseen despapelizar sus plataformas, para generar, firmar y administrar su documentación laboral en formato electrónico, deben utilizar soluciones que se ajusten a lo dispuesto por esta Dirección mediante dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.

ANT.: 1) Revisión de 04.02.2020, de Jefe Departamento Jurídico y Fiscal.

2) Presentación de 13.08.2019 de Sra. [nombre reservado], en representación de empresa Colbún S.A.

SANTIAGO, 05.02.2020

DE:JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

A:SRA.

[nombre reservado]

COLBÚN S.A.

[domicilio reservado]

LAS CONDES

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de mantener una carpeta con documentación laboral electrónica, en reemplazo de la misma información original en formato de papel, la cual sería enviada a bodegas de esa compañía.

Al respecto, cúmpleme informar a usted, en primer término, que no existe inconveniente para que los empleadores reemplacen la documentación derivada de las relaciones laborales del formato de papel a uno electrónico.

En el mismo sentido, cabe indicar que los empleadores deberán, al generar copias de los instrumentos originales, velar porque las copias de estos tengan, a lo menos, el valor jurídico necesario para ser exhibidas, por ejemplo, durante un proceso de fiscalización desarrollado por esta Dirección.

Precisado lo anterior, es del caso indicar que usted señala en su presentación que se encuentran en proceso de implementación de un sistema de rúbrica digital para la documentación laboral.

En tal contexto, debemos señalar que este Servicio, a través del dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de las plataformas destinadas a la generación, firma y administración de documentación laboral electrónica, el cual puede ser consultado directamente desde el portal Web institucional de esta Dirección.

En el mismo orden de ideas, es dable indicar que frente a la consulta de si se deben mantener copias físicas de los documentos que se emitan en formato electrónico, esta Dirección ha señalado, mediante Ordinario N°4351 de 10.09.2019, lo siguiente:

"…cabe indicar que ello no es necesario, por cuanto dichos instrumentos tienen existencia y valor propio de acuerdo a lo dispuesto en la precitada ley N°19.799. A mayor abundamiento, exigir copias físicas de los mismos documentos creados en formato electrónico vulneraría el Principio de Equivalencia del Soporte, consagrado en el inciso 2° del artículo 1° del cuerpo normativo de que se trata. Lo anterior, sin perjuicio de disponer de todos y cada uno de los medios necesarios para facilitar la labor fiscalizadora de este Servicio".

No obstante, la doctrina citada debe entenderse en armonía con lo indicado en el cuerpo del presente informe, en cuanto, si bien no existe inconveniente para reemplazar la documentación original por copias digitales, ellas deben mantener como mínimo el mismo valor jurídico que los instrumentos que se desea destruir.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada, norma legal citada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que.:

1-. No existe inconveniente para que los empleadores reemplacen la documentación derivada de las relaciones laborales del formato de papel a uno electrónico, en la medida que las copias de los originales permitan desarrollar apropiadamente las funciones de esta Dirección, particularmente, en su aspecto inspectivo.

2-. Los empleadores que deseen despapelizar sus plataformas, para generar, firmar y administrar su documentación laboral en formato electrónico, deben utilizar soluciones que se ajusten a lo dispuesto por esta Dirección mediante dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.

Saluda atentamente a Ud.,

DAVID ODDÓ BEAS

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

MDM/RCG

Distribución:

Jurídico;

Partes;

documentación laboral, sistema electrónico,