N° 72 de 2023

Direcciôn del Trabajo

Goblerno de Chile

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales E222262 (1709) 2022 ~UM. 72

ORDINARIO N°:

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Documentación laboral electrónica.

RESUMEN:

a) Salvo las excepciones señaladas en el cuerpo del presente informe no existen inconvenientes para proceder a la creación y firma electrónica de la documentación derivada de las relaciones laborales, incluyendo aquella asociada al área de la salud y seguridad de los trabajadores.

b) Las condiciones técnicas mínimas vigentes acerca de las plataformas de creación, firma y gestión de documentación laboral electrónica se encuentran en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.

c) Los documentos consultados en su presentación deben ser creados, firmados y gestionados dentro de una plataforma que se ajuste a los requisitos indicados en el literal anterior.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 26.12.2022 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

2) Pase N°50 de 15.12.2022 de Subdirectora (S) del Trabajo.

3) Pase N°2000-2464/2022 de 28.11.2022 de Jefe (S) Departamento de Inspección.

4) Correo electrónico de 06.10.2022 de SANTIAGO, 1 3 ENE 2023

DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A : SR.

Mediante su presentación del antecedente 4), usted señala que ha diseñado un sistema digital para la confección de listas de chequeo e inspecciones en materia de seguridad y salud en el trabajo destinada, principalmente, a capataces y profesionales.

Agrega que la solución permitirá chequear el arnés de seguridad, plataformas de trabajo, andamios, entre muchas más.

Asimismo, el sistema permitiría que los capataces y profesionales puedan responder las listas de chequeo solicitadas de manera totalmente digital. Luego, al realizar la referida lista, el experto en prevención de riesgos recibirá el documento por medios electrónicos, procediendo a descargar de la plataforma de almacenamiento el listado realizado en formato PDF y, luego, este documento puede ser enviado al capataz o profesional a través de la plataforma Docusign para la validación de firmas de quien realiza y quien revisa el documento.

En segundo lugar, consulta si las listas de chequeo e inspecciones de que se trata resultarían ser documentos válidos para acreditar la realización de las actividades de las que dan cuenta, en el contexto de los procesos de fiscalización efectuados por este Servicio.

Precisado lo anterior, cabe indicar a usted que la regulación de las plataformas de generación, firma, gestión y notificación de la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos se encuentra en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, lo cual incluye a los instrumentos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.

Ahora bien, respecto de su presentación, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

I) Acerca de su primera consulta es del caso hacer presente que, de acuerdo con la doctrina vigente de esta Dirección, no existen inconvenientes jurídicos para proceder tanto a la creación como a la suscripción digital de la documentación laboral, a menos que exista una norma legal expresa que indique lo contrario o que nos encontremos frente a alguno de los actos o contratos señalados en el inciso 2° del artículo 3° de la Ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, vale decir: a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico; b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, y c) Aquellos relativos al derecho de familia.

De este modo, salvo las excepciones señaladas en los párrafos que anteceden no existe inconveniente para proceder a la creación y firma electrónica de la documentación laboral, incluyendo aquella asociada al área de la salud y seguridad de los trabajadores.

A mayor abundamiento, esta Dirección se ha pronunciado favorablemente respecto de la posibilidad de firmar electrónicamente la entrega de los equipos de protección personal (EPP), ropa de trabajo y otros materiales de trabajo señalando a modo ejemplar: martillos, guantes, antiparras, etc.

Finalmente, respecto de este punto, resulta necesario indicar que el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado Docusign fue aprobado por este Servicio mediante Ord. N°2492 de 03.11.2021, por lo que no existen inconvenientes para su utilización respecto de todo tipo de documentos laborales incluyendo, por cierto, aquellos que deban ser presentados ante esta Dirección.

II) En cuanto a su segunda consulta, es dable indicar que la validez de la documentación digital se encuentra determinada por las normas de la citada Ley N°19.799.

Así, a consecuencia de la aplicación del principio de equivalencia del soporte electrónico al soporte de papel, establecido en el inciso 2° del artículo 1° y de no discriminación, contemplado en el inciso 1° del artículo 3º, ambos del mismo cuerpo normativo, este Servicio ha reconocido reiteradamente la validez de los documentos laborales electrónicos (DLE).

No obstante, la doctrina vigente de esta Dirección requiere que la documentación sea creada y firmada dentro de una solución que se ajuste a las condiciones técnicas mínimas indicadas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, norma marco vigente sobre la materia, por ejemplo, Docusign, mencionada en su presentación, pero no sólo para proveer la firma, sino como generador del documento.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted lo siguiente:

a) Salvo las excepciones señaladas en el cuerpo del presente informe no existen inconvenientes para proceder a la creación y firma electrónica de la documentación derivada de las relaciones laborales, incluyendo aquella asociada al área de la salud y seguridad de los trabajadores.

b) Las condiciones técnicas mínimas vigentes acerca de las plataformas de creación, firma y gestión de documentación laboral electrónica se encuentran en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.

c) Los documentos consultados en su presentación deben ser creados, firmados y gestionados dentro de una plataforma que se ajuste a los requisitos indicados en el literal anterior.

Saluda a Ud., DIRECCIÓN DEL TRABAJO 13 ENE 2023

OFICINA DE PARTES

NATALIA POZO SANHUEZA

ABOGADA ☆ JEFE

JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO JRÍDICO

BP/RCG

Distribución:

Jurídico; Partes;