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ORD. N°72
Documentación laboral electrónica;
Normas citadas
- ley 19.799, articulo 3
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 2492, 03.11.2021
- ordinario 72, 13.01.2023
Texto
Direcciôn del Trabajo
Goblerno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E222262 (1709) 2022 ~UM. 72
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
a) Salvo las excepciones señaladas en el cuerpo del
presente informe no existen inconvenientes para
proceder a la creación y firma electrónica de la
documentación derivada de las relaciones laborales,
incluyendo aquella asociada al área de la salud y
seguridad de los trabajadores.
b) Las condiciones técnicas mínimas vigentes acerca
de las plataformas de creación, firma y gestión de
documentación laboral electrónica se encuentran en
el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
c) Los documentos consultados en su presentación
deben ser creados, firmados y gestionados dentro de
una plataforma que se ajuste a los requisitos
indicados en el literal anterior.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 26.12.2022 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Pase N°50 de 15.12.2022 de Subdirectora (S) del
Trabajo.
3) Pase N°2000-2464/2022 de 28.11.2022 de Jefe
(S) Departamento de Inspección.
4) Correo electrónico de 06.10.2022 de
SANTIAGO, 1 3 ENE 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
Mediante su presentación del antecedente 4), usted señala que ha
diseñado un sistema digital para la confección de listas de chequeo e inspecciones
en materia de seguridad y salud en el trabajo destinada, principalmente, a
capataces y profesionales.
Agrega que la solución permitirá chequear el arnés de seguridad,
plataformas de trabajo, andamios, entre muchas más.
Asimismo, el sistema permitiría que los capataces y profesionales puedan
responder las listas de chequeo solicitadas de manera totalmente digital. Luego, al
realizar la referida lista, el experto en prevención de riesgos recibirá el documento
por medios electrónicos, procediendo a descargar de la plataforma de
almacenamiento el listado realizado en formato PDF y, luego, este documento
puede ser enviado al capataz o profesional a través de la plataforma Docusign para
la validación de firmas de quien realiza y quien revisa el documento.
En segundo lugar, consulta si las listas de chequeo e inspecciones de que
se trata resultarían ser documentos válidos para acreditar la realización de las
actividades de las que dan cuenta, en el contexto de los procesos de fiscalización
efectuados por este Servicio.
Precisado lo anterior, cabe indicar a usted que la regulación de las
plataformas de generación, firma, gestión y notificación de la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos se encuentra
en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, lo cual incluye a los instrumentos
relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.
Ahora bien, respecto de su presentación, cúmpleme informar a usted lo
siguiente:
I) Acerca de su primera consulta es del caso hacer presente que, de acuerdo con la
doctrina vigente de esta Dirección, no existen inconvenientes jurídicos para
proceder tanto a la creación como a la suscripción digital de la documentación
laboral, a menos que exista una norma legal expresa que indique lo contrario o que
nos encontremos frente a alguno de los actos o contratos señalados en el inciso 2°
del artículo 3° de la Ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica
y servicios de certificación de dicha firma, vale decir: a) Aquellos en que la ley exige
una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento
electrónico; b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna
de las partes, y c) Aquellos relativos al derecho de familia.
De este modo, salvo las excepciones señaladas en los párrafos que
anteceden no existe inconveniente para proceder a la creación y firma electrónica
de la documentación laboral, incluyendo aquella asociada al área de la salud y
seguridad de los trabajadores.
A mayor abundamiento, esta Dirección se ha pronunciado favorablemente
respecto de la posibilidad de firmar electrónicamente la entrega de los equipos de
protección personal (EPP), ropa de trabajo y otros materiales de trabajo señalando
a modo ejemplar: martillos, guantes, antiparras, etc.
Finalmente, respecto de este punto, resulta necesario indicar que el
sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica,
denominado Docusign fue aprobado por este Servicio mediante Ord. N°2492 de
03.11.2021, por lo que no existen inconvenientes para su utilización respecto de
todo tipo de documentos laborales incluyendo, por cierto, aquellos que deban ser
presentados ante esta Dirección.
II) En cuanto a su segunda consulta, es dable indicar que la validez de la
documentación digital se encuentra determinada por las normas de la citada Ley
N°19.799.
Así, a consecuencia de la aplicación del principio de equivalencia del
soporte electrónico al soporte de papel, establecido en el inciso 2° del artículo 1° y
de no discriminación, contemplado en el inciso 1° del artículo 3º, ambos del mismo
cuerpo normativo, este Servicio ha reconocido reiteradamente la validez de los
documentos laborales electrónicos (DLE).
No obstante, la doctrina vigente de esta Dirección requiere que la
documentación sea creada y firmada dentro de una solución que se ajuste a las
condiciones técnicas mínimas indicadas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015,
norma marco vigente sobre la materia, por ejemplo, Docusign, mencionada en su
presentación, pero no sólo para proveer la firma, sino como generador del
documento.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa
invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted lo siguiente:
a) Salvo las excepciones señaladas en el cuerpo del presente informe no existen
inconvenientes para proceder a la creación y firma electrónica de la documentación
derivada de las relaciones laborales, incluyendo aquella asociada al área de la
salud y seguridad de los trabajadores.
b) Las condiciones técnicas mínimas vigentes acerca de las plataformas de
creación, firma y gestión de documentación laboral electrónica se encuentran en el
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
c) Los documentos consultados en su presentación deben ser creados, firmados y
gestionados dentro de una plataforma que se ajuste a los requisitos indicados en el
literal anterior.
Saluda a Ud., DIRECCIÓN DEL TRABAJO
13 ENE 2023
OFICINA DE PARTES
NATALIA POZO SANHUEZA
ABOGADA ☆ JEFE
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO JRÍDICO
BP/RCG
Distribución:
Jurídico; Partes;
Goblerno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales E222262 (1709) 2022 ~UM. 72
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
a) Salvo las excepciones señaladas en el cuerpo del
presente informe no existen inconvenientes para
proceder a la creación y firma electrónica de la
documentación derivada de las relaciones laborales,
incluyendo aquella asociada al área de la salud y
seguridad de los trabajadores.
b) Las condiciones técnicas mínimas vigentes acerca
de las plataformas de creación, firma y gestión de
documentación laboral electrónica se encuentran en
el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
c) Los documentos consultados en su presentación
deben ser creados, firmados y gestionados dentro de
una plataforma que se ajuste a los requisitos
indicados en el literal anterior.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 26.12.2022 de Jefa Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Pase N°50 de 15.12.2022 de Subdirectora (S) del
Trabajo.
3) Pase N°2000-2464/2022 de 28.11.2022 de Jefe
(S) Departamento de Inspección.
4) Correo electrónico de 06.10.2022 de
SANTIAGO, 1 3 ENE 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SR.
Mediante su presentación del antecedente 4), usted señala que ha
diseñado un sistema digital para la confección de listas de chequeo e inspecciones
en materia de seguridad y salud en el trabajo destinada, principalmente, a
capataces y profesionales.
Agrega que la solución permitirá chequear el arnés de seguridad,
plataformas de trabajo, andamios, entre muchas más.
Asimismo, el sistema permitiría que los capataces y profesionales puedan
responder las listas de chequeo solicitadas de manera totalmente digital. Luego, al
realizar la referida lista, el experto en prevención de riesgos recibirá el documento
por medios electrónicos, procediendo a descargar de la plataforma de
almacenamiento el listado realizado en formato PDF y, luego, este documento
puede ser enviado al capataz o profesional a través de la plataforma Docusign para
la validación de firmas de quien realiza y quien revisa el documento.
En segundo lugar, consulta si las listas de chequeo e inspecciones de que
se trata resultarían ser documentos válidos para acreditar la realización de las
actividades de las que dan cuenta, en el contexto de los procesos de fiscalización
efectuados por este Servicio.
Precisado lo anterior, cabe indicar a usted que la regulación de las
plataformas de generación, firma, gestión y notificación de la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos se encuentra
en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, lo cual incluye a los instrumentos
relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.
Ahora bien, respecto de su presentación, cúmpleme informar a usted lo
siguiente:
I) Acerca de su primera consulta es del caso hacer presente que, de acuerdo con la
doctrina vigente de esta Dirección, no existen inconvenientes jurídicos para
proceder tanto a la creación como a la suscripción digital de la documentación
laboral, a menos que exista una norma legal expresa que indique lo contrario o que
nos encontremos frente a alguno de los actos o contratos señalados en el inciso 2°
del artículo 3° de la Ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica
y servicios de certificación de dicha firma, vale decir: a) Aquellos en que la ley exige
una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento
electrónico; b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna
de las partes, y c) Aquellos relativos al derecho de familia.
De este modo, salvo las excepciones señaladas en los párrafos que
anteceden no existe inconveniente para proceder a la creación y firma electrónica
de la documentación laboral, incluyendo aquella asociada al área de la salud y
seguridad de los trabajadores.
A mayor abundamiento, esta Dirección se ha pronunciado favorablemente
respecto de la posibilidad de firmar electrónicamente la entrega de los equipos de
protección personal (EPP), ropa de trabajo y otros materiales de trabajo señalando
a modo ejemplar: martillos, guantes, antiparras, etc.
Finalmente, respecto de este punto, resulta necesario indicar que el
sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica,
denominado Docusign fue aprobado por este Servicio mediante Ord. N°2492 de
03.11.2021, por lo que no existen inconvenientes para su utilización respecto de
todo tipo de documentos laborales incluyendo, por cierto, aquellos que deban ser
presentados ante esta Dirección.
II) En cuanto a su segunda consulta, es dable indicar que la validez de la
documentación digital se encuentra determinada por las normas de la citada Ley
N°19.799.
Así, a consecuencia de la aplicación del principio de equivalencia del
soporte electrónico al soporte de papel, establecido en el inciso 2° del artículo 1° y
de no discriminación, contemplado en el inciso 1° del artículo 3º, ambos del mismo
cuerpo normativo, este Servicio ha reconocido reiteradamente la validez de los
documentos laborales electrónicos (DLE).
No obstante, la doctrina vigente de esta Dirección requiere que la
documentación sea creada y firmada dentro de una solución que se ajuste a las
condiciones técnicas mínimas indicadas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015,
norma marco vigente sobre la materia, por ejemplo, Docusign, mencionada en su
presentación, pero no sólo para proveer la firma, sino como generador del
documento.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa
invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted lo siguiente:
a) Salvo las excepciones señaladas en el cuerpo del presente informe no existen
inconvenientes para proceder a la creación y firma electrónica de la documentación
derivada de las relaciones laborales, incluyendo aquella asociada al área de la
salud y seguridad de los trabajadores.
b) Las condiciones técnicas mínimas vigentes acerca de las plataformas de
creación, firma y gestión de documentación laboral electrónica se encuentran en el
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
c) Los documentos consultados en su presentación deben ser creados, firmados y
gestionados dentro de una plataforma que se ajuste a los requisitos indicados en el
literal anterior.
Saluda a Ud., DIRECCIÓN DEL TRABAJO
13 ENE 2023
OFICINA DE PARTES
NATALIA POZO SANHUEZA
ABOGADA ☆ JEFE
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO JRÍDICO
BP/RCG
Distribución:
Jurídico; Partes;