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ORD. N°765
Documentación laboral electrónica; Suscripción electrónica; Gestión electrónica de documentos laborales;
Normas citadas
- ley 19.799, articulo 1
- ley 19.799, articulo 2
- ley 19.799, articulo 3
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 2392, 03.05.2016
- ordinario 4890, 17.12.2013
- ordinario 5496, 19.12.2012
- ordinario 765, 25.05.2023
Texto
Trabajo Dirección del
Goblerno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Dictámenes e
Informes en Derecho E53772 (514) (2023)
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral. Suscripción electrónica.
Gestión electrónica de documentos laborales.
RESUMEN:
Respecto a la utilización de un sistema que permita
firmar electrónicamente los documentos derivados de
la relación laboral, y la asistencia a charlas de
seguridad, debe estarse a la reiterada y uniforme
jurisprudencia administrativa de este Servicio, según
lo informado en el presente informe.
ANTECEDENTES:
1. Instrucciones de 10.05.2023 y 17.05.2023 de Jefa
de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
2. Presentación de 07.03.2023 de Soluciones de
Ingeniería Integrales, Mecánicas y Eléctricas Spa.
SANTIAGO,
25 MAY 2023
DE: JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SOLUCIONES DE INGENIERÍA INTEGRALES,
MECÁNICAS Y ELÉCTRICAS S.P.A
SANTIAGO
Mediante presentación del Ant.2), se ha solicitado a esta Dirección un
pronunciamiento jurídico respecto a determinar el procedimiento que requiere la
empresa para implementación de la firma electrónica o virtual para que sus
dependientes puedan firmar electrónicamente todos los documentos emanados de las
relaciones laborales. Del mismo modo, solicita conocer si dicho sistema de firma
electrónica podría aplicarse para charlas de seguridad.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a
la normativa vigente.
Dichas condiciones copulativas son las siguientes:
a) Permitir al Fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos
jurídicos que el documento deba producir.
Precisado lo anterior, resulta necesario hacer presente que, de acuerdo a la
doctrina vigente de esta Dirección, contenida en el precitado Dictamen N° 0789/15, de
16.02.2015, la emisión, gestión y firma de los documentos que emanan de la relación
laboral, a través de un sistema computacional, requieren necesariamente la
autorización previa de los respectivos dependientes, expresada en el contrato de
trabajo o en un anexo del mismo.
Cabe señalar que el artículo 1° de la Ley N° 19.799, sobre Documentos
Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, establece
que las actividades reguladas por dicho cuerpo normativo se someterán, entre otros,
al principio general de la equivalencia del soporte electrónico y el de papel escrito en
los actos y contratos celebrados por personas naturales, jurídicas o los órganos del
Estado.
Agrega el inciso final del mismo artículo que "Toda interpretación de los
preceptos de esta ley, deberá guardar armonía con los principios señalados”.
Complementa este principio de equivalencia, el principio de eficacia a que se
refiere el inciso 1° del artículo 3° del mismo cuerpo legal, al precisar que "los actos y
contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por
medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos
efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos
se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten
de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas
cuando constan igualmente por escrito".
A continuación, el inciso final de la misma norma, prescribe respecto de la
rúbrica de los documentos que “La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se
mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo
establecido en los artículos siguientes".
A su vez, el inciso 2° del precepto en examen contempla excepciones a las
reglas generales descritas estableciendo que:
"Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos
otorgados o celebrados en los casos siguientes:
a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de
cumplirse mediante documento electrónico;
b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las
partes,"
En consecuencia, posible es concluir, primeramente, que no existe
impedimento para suscribir electrónicamente la documentación derivada de las
relaciones laborales, a menos que exista en un caso particular una disposición legal
expresa en contrario, o se trate de alguna de las situaciones descritas en las letras a)
y b) del precitado inciso 2° del artículo 3° de la Ley N°19.799.
Por otra parte, en cuanto al tipo de rúbrica que puede ser utilizada, cabe señalar
que el artículo 2, letra f), de la precitada Ley N°19.799, define la firma electrónica en
los siguientes términos:
“Para los efectos de esta ley se entenderá por:
f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al
receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;"
Del precepto transcrito, cabe colegir que no ha limitado el legislador el
mecanismo mediante el cual una persona puede estampar su firma en un documento
digital. Por el contrario, el precitado concepto de firma electrónica resulta sumamente
amplio y permite concluir en él una amplia gama de opciones, tales como símbolos o
sonidos.
De este modo, es posible inferir que los parámetros biométricos, tales como la
huella digital, o las claves, entre otras, constituyen alternativas válidas para la rúbrica
de documentación electrónica.
En relación a su presentación, también resulta necesario hacer presente que
sin importar la vía mediante la cual se firmen los documentos electrónicos, será
responsabilidad del empleador velar porque los mecanismos seleccionados no
impidan ni entorpezcan la labor fiscalizadora de este Servicio.
Asimismo, cabe señalar que recae en el empleador la obligación de otorgar los
medios tecnológicos que permitan a los trabajadores acceder a su documentación
laboral, en forma permanente y sin restricciones, así como asegurar la fidelidad de los
mismos antecedentes.
Resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa de esta
Dirección ha señalado, entre otros, en Ord.N°4890 de 17.12.2013, que toda la
documentación laboral electrónica, sin distinción debe cumplir los siguientes
requisitos:
I.- Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il.- Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el
trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas
institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la
empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus
cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí
almacenada.
Se debe indicar que los documentos que requieran firma se consideran
cerrados una vez que se estampa en ellos la última rúbrica. En el caso de los
instrumentos que no requieran ser suscritos, ellos se considerarán cerrados una vez
que su texto se encuentre completo.
Cabe indicar sobre este punto, que una vez que el documento se encuentre
cerrado, según lo indicado en los párrafos que anteceden, y sin mediar intervención
de terceros, el software los enviará automáticamente al trabajador y al mail o
repositorio que haya dispuesto el empleador.
Finalmente, cabe señalar que, respecto a la posibilidad de realizar
capacitaciones o charlas de seguridad laboral, higiene y prevención de riesgos, bajo
la modalidad E-Learning, es dable indicar que esta Dirección, mediante Ord.N°2392
de 03.05.2016, ha señalado que, si bien no existe inconveniente en el uso de medios
electrónicos en el contexto consultado, se debe tener presente que dicha práctica no
altera la responsabilidad del respectivo empleador en cuanto a realizar todas las
actividades tendientes a dar cumplimiento a sus obligaciones, ni reemplaza bajo
ninguna circunstancia la comparecencia física del trabajador a las actividades que así
lo requieran.
A su vez, sobre la posibilidad de firmar electrónicamente tanto la evaluación y
la asistencia a las señaladas charlas de seguridad, así como sus respectivos
comprobantes de entrega de material informativo, resulta necesario señalar que esta
Dirección se ha pronunciado ya sobre la materia, entre otros a través de los Ords.
Ns°5496 de 19.12.2012 y 2392 de 03.05.2016 señalando, en lo pertinente, que al no
haber norma legal expresa que lo prohíba, es dable inferir que no existe inconveniente
para que los trabajadores puedan firmar electrónicamente tanto su asistencia a las
respectivas charlas informativas como, asimismo, los comprobantes de entrega de
material educativo sobre los riesgos.
No obstante lo señalado, cabe tener presente que los sistemas informáticos
utilizados para cumplir los fines consultados, deben cumplir en su implementación con
las condiciones establecidas en los pronunciamientos citados, circunstancia que
siempre será verificada en cada caso mediante fiscalizaciones en terreno.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada,
normas legales y administrativas citadas y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a Ud. que, respecto a la utilización de un sistema que permita firmar
electrónicamente los documentos derivados de la relación laboral, y la asistencia a
charlas de seguridad, debe estarse a la reiterada y uniforme jurisprudencia
administrativa de este Servicio, según lo informado en el presente informe
Saluda a Ud., DIRECCIÓN DEL TRABAJO
25 MAY 2023
DEL OFICINA DE PARTES
NATALIA POZO SANHUEZA
ABOGADA ★ JEFE AJO
JEFA DEPARTAMENTOJURÍDICOS) ★
DIRECCIÓN DELTRABAJO DEPTO. URÍDICO
LBP/EZD
Distribución:
-Partes
-Jurídico
Goblerno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Dictámenes e
Informes en Derecho E53772 (514) (2023)
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral. Suscripción electrónica.
Gestión electrónica de documentos laborales.
RESUMEN:
Respecto a la utilización de un sistema que permita
firmar electrónicamente los documentos derivados de
la relación laboral, y la asistencia a charlas de
seguridad, debe estarse a la reiterada y uniforme
jurisprudencia administrativa de este Servicio, según
lo informado en el presente informe.
ANTECEDENTES:
1. Instrucciones de 10.05.2023 y 17.05.2023 de Jefa
de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
2. Presentación de 07.03.2023 de Soluciones de
Ingeniería Integrales, Mecánicas y Eléctricas Spa.
SANTIAGO,
25 MAY 2023
DE: JEFA DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: SOLUCIONES DE INGENIERÍA INTEGRALES,
MECÁNICAS Y ELÉCTRICAS S.P.A
SANTIAGO
Mediante presentación del Ant.2), se ha solicitado a esta Dirección un
pronunciamiento jurídico respecto a determinar el procedimiento que requiere la
empresa para implementación de la firma electrónica o virtual para que sus
dependientes puedan firmar electrónicamente todos los documentos emanados de las
relaciones laborales. Del mismo modo, solicita conocer si dicho sistema de firma
electrónica podría aplicarse para charlas de seguridad.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a
la normativa vigente.
Dichas condiciones copulativas son las siguientes:
a) Permitir al Fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o
limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través
de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos
jurídicos que el documento deba producir.
Precisado lo anterior, resulta necesario hacer presente que, de acuerdo a la
doctrina vigente de esta Dirección, contenida en el precitado Dictamen N° 0789/15, de
16.02.2015, la emisión, gestión y firma de los documentos que emanan de la relación
laboral, a través de un sistema computacional, requieren necesariamente la
autorización previa de los respectivos dependientes, expresada en el contrato de
trabajo o en un anexo del mismo.
Cabe señalar que el artículo 1° de la Ley N° 19.799, sobre Documentos
Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, establece
que las actividades reguladas por dicho cuerpo normativo se someterán, entre otros,
al principio general de la equivalencia del soporte electrónico y el de papel escrito en
los actos y contratos celebrados por personas naturales, jurídicas o los órganos del
Estado.
Agrega el inciso final del mismo artículo que "Toda interpretación de los
preceptos de esta ley, deberá guardar armonía con los principios señalados”.
Complementa este principio de equivalencia, el principio de eficacia a que se
refiere el inciso 1° del artículo 3° del mismo cuerpo legal, al precisar que "los actos y
contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por
medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos
efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos
se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten
de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas
cuando constan igualmente por escrito".
A continuación, el inciso final de la misma norma, prescribe respecto de la
rúbrica de los documentos que “La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se
mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo
establecido en los artículos siguientes".
A su vez, el inciso 2° del precepto en examen contempla excepciones a las
reglas generales descritas estableciendo que:
"Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos
otorgados o celebrados en los casos siguientes:
a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de
cumplirse mediante documento electrónico;
b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las
partes,"
En consecuencia, posible es concluir, primeramente, que no existe
impedimento para suscribir electrónicamente la documentación derivada de las
relaciones laborales, a menos que exista en un caso particular una disposición legal
expresa en contrario, o se trate de alguna de las situaciones descritas en las letras a)
y b) del precitado inciso 2° del artículo 3° de la Ley N°19.799.
Por otra parte, en cuanto al tipo de rúbrica que puede ser utilizada, cabe señalar
que el artículo 2, letra f), de la precitada Ley N°19.799, define la firma electrónica en
los siguientes términos:
“Para los efectos de esta ley se entenderá por:
f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al
receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;"
Del precepto transcrito, cabe colegir que no ha limitado el legislador el
mecanismo mediante el cual una persona puede estampar su firma en un documento
digital. Por el contrario, el precitado concepto de firma electrónica resulta sumamente
amplio y permite concluir en él una amplia gama de opciones, tales como símbolos o
sonidos.
De este modo, es posible inferir que los parámetros biométricos, tales como la
huella digital, o las claves, entre otras, constituyen alternativas válidas para la rúbrica
de documentación electrónica.
En relación a su presentación, también resulta necesario hacer presente que
sin importar la vía mediante la cual se firmen los documentos electrónicos, será
responsabilidad del empleador velar porque los mecanismos seleccionados no
impidan ni entorpezcan la labor fiscalizadora de este Servicio.
Asimismo, cabe señalar que recae en el empleador la obligación de otorgar los
medios tecnológicos que permitan a los trabajadores acceder a su documentación
laboral, en forma permanente y sin restricciones, así como asegurar la fidelidad de los
mismos antecedentes.
Resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa de esta
Dirección ha señalado, entre otros, en Ord.N°4890 de 17.12.2013, que toda la
documentación laboral electrónica, sin distinción debe cumplir los siguientes
requisitos:
I.- Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en
tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un
requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la
relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío,
su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il.- Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente
el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el
trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas
institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la
empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus
cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí
almacenada.
Se debe indicar que los documentos que requieran firma se consideran
cerrados una vez que se estampa en ellos la última rúbrica. En el caso de los
instrumentos que no requieran ser suscritos, ellos se considerarán cerrados una vez
que su texto se encuentre completo.
Cabe indicar sobre este punto, que una vez que el documento se encuentre
cerrado, según lo indicado en los párrafos que anteceden, y sin mediar intervención
de terceros, el software los enviará automáticamente al trabajador y al mail o
repositorio que haya dispuesto el empleador.
Finalmente, cabe señalar que, respecto a la posibilidad de realizar
capacitaciones o charlas de seguridad laboral, higiene y prevención de riesgos, bajo
la modalidad E-Learning, es dable indicar que esta Dirección, mediante Ord.N°2392
de 03.05.2016, ha señalado que, si bien no existe inconveniente en el uso de medios
electrónicos en el contexto consultado, se debe tener presente que dicha práctica no
altera la responsabilidad del respectivo empleador en cuanto a realizar todas las
actividades tendientes a dar cumplimiento a sus obligaciones, ni reemplaza bajo
ninguna circunstancia la comparecencia física del trabajador a las actividades que así
lo requieran.
A su vez, sobre la posibilidad de firmar electrónicamente tanto la evaluación y
la asistencia a las señaladas charlas de seguridad, así como sus respectivos
comprobantes de entrega de material informativo, resulta necesario señalar que esta
Dirección se ha pronunciado ya sobre la materia, entre otros a través de los Ords.
Ns°5496 de 19.12.2012 y 2392 de 03.05.2016 señalando, en lo pertinente, que al no
haber norma legal expresa que lo prohíba, es dable inferir que no existe inconveniente
para que los trabajadores puedan firmar electrónicamente tanto su asistencia a las
respectivas charlas informativas como, asimismo, los comprobantes de entrega de
material educativo sobre los riesgos.
No obstante lo señalado, cabe tener presente que los sistemas informáticos
utilizados para cumplir los fines consultados, deben cumplir en su implementación con
las condiciones establecidas en los pronunciamientos citados, circunstancia que
siempre será verificada en cada caso mediante fiscalizaciones en terreno.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada,
normas legales y administrativas citadas y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a Ud. que, respecto a la utilización de un sistema que permita firmar
electrónicamente los documentos derivados de la relación laboral, y la asistencia a
charlas de seguridad, debe estarse a la reiterada y uniforme jurisprudencia
administrativa de este Servicio, según lo informado en el presente informe
Saluda a Ud., DIRECCIÓN DEL TRABAJO
25 MAY 2023
DEL OFICINA DE PARTES
NATALIA POZO SANHUEZA
ABOGADA ★ JEFE AJO
JEFA DEPARTAMENTOJURÍDICOS) ★
DIRECCIÓN DELTRABAJO DEPTO. URÍDICO
LBP/EZD
Distribución:
-Partes
-Jurídico