N° 767 de 2023

Dirección del Trabajo

Gobierno de Chile

Departamento Jurídico

Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho E77406 (1004) 2023 767

ORDINARIO N°:

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina.

MATERIA:

Documentación laboral electrónica.

RESUMEN:

Ajustando el proceso de enrolamiento de acuerdo con lo indicado en el cuerpo del presente informe, no existirán inconvenientes para que los empleadores utilicen el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral propuesto por la empresa la Sociedad Prestadora de Servicios Focoenobra Ltda., denominado “Firmalaboral en Obra”, en la medida que la plataforma se implemente en los mismos términos autorizados.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 15.05.2023 de Jefa de Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Presentación de 31.03.2023 en representación de Sociedad Prestadora de Servicios Focoenobra Ltda.

SANTIAGO, 25 MAY 2023

DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A : SR.

SOCIEDAD PRESTADORA DE SERVICIOS FOCOENOBRA LTDA.

Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento respecto de la posibilidad de utilizar el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado “Firmalaboral en Obra”.

Al respecto, cúmpleme informar a usted que esta Dirección, a través del Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las plataformas: l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Ahora bien, analizada la documentación acompañada a su presentación es necesario realizar hacer presente que no se estima adecuado el uso de la mensajería tipo SMS en el contexto de las soluciones digitales de que se trata, toda vez que tal alternativa de comunicación sólo puede ser empleada con equipos telefónicos móviles resultando, por ende, restrictiva. De este modo, para el envío de una OTP de verificación en el proceso de enrolamiento en el sistema debe preferirse la utilización de correos electrónicos.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, ajustando el proceso de enrolamiento de acuerdo con lo indicado en el cuerpo del presente informe, no existirán inconvenientes para que los empleadores utilicen el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral propuesto por la empresa la Sociedad Prestadora de Servicios Focoenobra Ltda., denominado “Firmalaboral en Obra”, en la medida que la plataforma se implemente en los mismos términos autorizados.

Saluda a Ud., DIRECCIÓN DEL TRABAJO 2 5 MAY 2023

OFICINA DE PARTES

DEL NATALIA POZOSANHUEZA

ABOGADA * JEFE

JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO JURÍDICO

LBP/RCG

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