ORD.N°770

Dirección del Trabajo
s
Departamento Jurídico Unidad de Dictámenes 770
e Informes en Derecho E138376/2025
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Sistema de registro y control de asistencia.
RESUMEN:
1. Contar con un e-mail es un derecho del
trabajador y, al mismo tiempo, una medida de
protección que busca garantizarle que siempre
reciba la información que a su respecto genere el
sistema de registro y control de asistencia.
2. El empleador da cumplimiento a su obligación
enrolando a cada trabajador asociado a una cuenta
de correo gratuita y no corporativa y, por cierto,
habiendo entregado su control.
3. El uso de las herramientas establecidas en la
Resolución Exenta N°38, por ejemplo, la firma de
documentos electrónicos, es opcional para las
partes, a menos que el trabajador se haya obligado
contractualmente a ello, en cuyo caso el empleador
podrá proceder según estipule el reglamento
compañía
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 19.11.2025 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 19.05.2025 de empresa
Software Empresarial ControlRoll Ltda.
SANTIAGO,
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : SRES.
EMPRESA SOFTWARE EMPRESARIAL CONTROLROLL LTDA.
EL DIRECTOR N°6000
LAS CONDES
adm@controlroll.com

Mediante la presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio respecto de la correcta aplicación de ciertas
normas de la Resolución Exenta N°38 de 26.04.2024, asociadas, básicamente, al
uso de un correo electrónico personal de los trabajadores para recibir información de
un sistema electrónico de registro y control de asistencia.
En efecto, plantea su presentación que un trabajador habría entregado,
como medio para las notificaciones del sistema de registro y control de asistencia,
un correo electrónico corporativo de su empleador.
Posteriormente, el trabajador decidió marcar como spam las comunicaciones
del sistema y, además, procedió a eliminar su suscripción de la lista de correos
electrónicos con lo que, consecuencialmente, dejó de recibir los e-mails.
En tal escenario consulta ¿Cómo debe proceder el empleador en estos
casos para seguir cumpliendo con su obligación de informar y notificar al trabajador
respecto de asistencia, alertas contractuales y documentación laboral, cuando el
trabajador ha decidido de forma unilateral bloquear el canal electrónico previamente
autorizado?
Precisado lo anterior, cúmpleme informar que, para dar cabal respuesta a su
consulta, debemos referirnos separadamente a las siguientes materias:
a) Correos electrónicos: Respecto de la necesidad de contar con una cuenta privada
para la operación del sistema, el artículo 34° de la Resolución Exenta N°38, dispone:
Correos electrónicos. Para garantizar todos los derechos asociados a la publicidad de la
información, acceder a los comprobantes de marcación y, en general, recibir todas las
notificaciones del sistema, resultará esencial que cada trabajador mantenga registrado en la plataforma un correo electrónico.
Como puede apreciarse del texto transcrito, contar con un e-mail es un
derecho del trabajador y, al mismo tiempo, una medida de protección que busca
garantizarle que siempre reciba la información que a su respecto genere el sistema
de registro y control de asistencia.
En cuanto al uso de cuentas institucionales, el artículo 34.2) del mismo
cuerpo normativo, señala:
34.2) Reglas de uso de los correos electrónicos de los trabajadores:
a) Los correos electrónicos asociados a los sistemas siempre deberán encontrarse bajo
el control de los trabajadores lo cual no obsta a que, además, las mismas notificaciones
o informaciones puedan ser remitidas por el empleador a cuentas corporativas, respecto
de las cuales este último posee las facultades de eliminación o suspensión.
De este modo, los correos corporativos no darán cumplimiento a la
obligación señalada en el articulo 34° toda vez que siempre se encontrarán bajo el
control del empleador, de lo cual se sigue que los sistemas deben exigir que dentro
del proceso de enrolamiento cada trabajador sea asociado con una cuenta privada.

En suma, se entenderá que el empleador da cumplimiento a su obligación
enrolando a cada trabajador asociado a una cuenta de correo gratuita y no
corporativa y, por cierto, habiendo entregado su control.
b) Alertas: Dado que se trata de herramientas opcionales que tienden al
cumplimiento de la jornada de trabajo, su omisión no altera el cumplimiento de las
obligaciones contractuales del dependiente.
c) Documentos: respecto de este punto, es necesario indicar que el uso de las
herramientas establecidas en la Resolución Exenta N°38, por ejemplo, la firma de
documentos electrónicos, es opcional para las partes, a menos que el trabajador se
haya obligado contractualmente a ello, en cuyo caso el empleador podrá proceder
según estipule el reglamento interno de orden, higiene y seguridad de la compañía.
En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de las normas
reglamentarias citadas y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted
lo siguiente:
1. Contar con un e-mail es un derecho del trabajador y, al mismo tiempo, una medida
de protección que busca garantizarle que siempre reciba la información que a su
respecto genere el sistema de registro y control de asistencia.
2. El empleador da cumplimiento a su obligación enrolando a cada trabajador
asociado a una cuenta de correo gratuita y no corporativa y, por cierto, habiendo
entregado su control.
3. El uso de las herramientas establecidas en la Resolución Exenta N°38, por
ejemplo, la firma de documentos electrónicos, es opcional para las partes, a menos
que el trabajador se haya obligado contractualmente a ello, en cuyo caso el
empleador podrá proceder según estipule el reglamento interno de orden, higiene y
seguridad de la compañía
Saluda atentamente a U.
DEL
NATALIA POZOSANHUEZA
ABOGADA JEFE
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
et
MGC/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control;