ORD. N°825

Trabajo Direccion del
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E43205 (1499) 2020 ORDINARIO N°: 825,
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
huidico
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
1-. Atendida la naturaleza jurídica de instrumentos
privados que poseen los documentos que emanan de
la relación laboral, no existe inconveniente para que
estos sean generados y suscritos por medios
electrónicos, con la excepción de la carta aviso de
despido.
2-. Dado su carácter de instrumentos privados, los
documentos laborales pueden ser suscritos con firma
electrónica simple, en la medida que la alternativa
escogida se enmarque en lo señalado por la citada
letra f) del artículo 2° de la Ley Nº19.799.
3-. No existe inconveniente para proceder a la
suscripción matricial de la documentación laboral, en la
medida que la documentación sea automáticamente
separada en repositorios que restrinjan el acceso sólo
a las personas autorizadas por los respectivos
empleadores. Protegiendo, de este modo, la privacidad
de la información.
4-. De acuerdo a lo señalado por este Servicio a través
del Dictamen N°1012/020de 27.02.2015, no existe
impedimento para que los finiquitos laborales puedan
ser confeccionados y firmados a través de medios
electrónicos, en la medida que el procedimiento
respectivo permita la verificación fehaciente de la
identidad de las partes.
5-. La empresa principal puede acceder a toda aquella
información o documentación que resulte necesaria
para la verificación del cumplimiento de las
obligaciones laborales y previsionales de sus
dependientes, sin perjuicio de las observaciones
realizadas en el presente informe. De igual manera, la
empresa principal puede tener acceso a la información
del sistema de registro y control de asistencia de los
trabajadores de sus contratistas o subcontratistas.
ANTECEDENTES:

1)Instrucciones de 14.09.2020 y 18.02.2021, de Jefa
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 26.08.2020 de Sr. Gonzalo Toledo
Brito, en representación de empresa Sociedad de
Documentos Inteligentes S.p.A.
SANTIAGO, 05 MAR 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A : SR. GONZALO TOLEDO BRITO
SOCIEDAD DE DOCUMENTOS INTELIGENTES S.P.A.
AVENIDA VALPARAÍSO N°443
QUILLOTA
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, respecto de las siguientes consultas:
1-. Permitir la operación electrónica de todos los documentos laborales del
trabajador, con excepción de la carta de despido.
2-. Utilización de firma electrónica simple.
3-. Permitir la suscripción matricial de todos los documentos laborales electrónicos.
4-. Permitir la operación electrónica de los finiquitos laborales.
5-. Permitir implementar un sistema que otorgue la entrega de información de
asistencia del trabajador del mandatario al mandante y acceder a la distinta
información laboral como lo es si han firmado o no su contrato de trabajo o sus
liquidaciones de remuneración mensual.
Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
1-. Respecto de su primera consulta, cabe señalar que esta Dirección ha abordado
la materia mediante dictamen N°0789/15 de 16.02.2015 el cual, en lo pertinente,
indica que pueden ser suscritos en soporte y con firma electrónica todos los
documentos derivados de la relación laboral, con excepción de la carta aviso de
despido la cual, por mandato legal debe ser remitida por correo certificado.
A mayor abundamiento, es del caso señalar que el inciso 1° del artículo 3°
de la Ley N°19.799, Sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios
de certificación de dicha Firma, señala:
“Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o
jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera
y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel.
Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija
que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea
consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito."

Por su parte, el inciso 2° del mismo precepto establece las siguientes
excepciones a la regla señalada en el párrafo anterior:
“Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos
otorgados o celebrados en los casos siguientes:
a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse
mediante documento electrónico;
b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes,
y
c) Aquellos relativos al derecho de familia."
De acuerdo a la naturaleza jurídica de los documentos que emanan de la
relación laboral, esto es, instrumentos privados, es dable colegir que, salvo en el
caso de los finiquitos que se encontrarían en la situación expuesta en la letra b)
precedente, las excepciones antedichas no afectan a la posibilidad de utilizar medios
electrónicos en el contexto del contrato de trabajo.
2-. Acerca de su segunda consulta, es decir, la utilización de firma electrónica simple
en los documentos laborales es dable precisar que el artículo 2°, letra f), de la
precitada Ley Nº19.799, define la firma electrónica simple en los siguientes términos:
“Para los efectos de esta ley se entenderá por:
f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que
permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a
su autor,"
Del precepto transcrito, cabe colegir que no ha limitado el legislador el
mecanismo mediante el cual una persona puede estampar su firma en un documento
digital. Por el contrario, el precitado concepto de firma electrónica resulta sumamente
amplio y permite incluir en él una amplia gama de opciones, tales como símbolos o
sonidos.
Lo señalado debe ser interpretado en armonía con lo indicado respecto del
carácter de instrumentos privados que poseen los documentos laborales, lo cual
permite concluir que efectivamente no existe inconveniente con ellos sean suscritos
con algún tipo de firma electrónica simple, en la medida que la alternativa escogida
se enmarque en lo señalado por la citada letra f) del artículo 2° de la Ley Nº19.799.
3-. Respecto de su tercera consulta, es decir permitir la suscripción matricial de todos
los documentos laborales electrónicos, es dable puntualizar que, en la especie, por
matricialidad se entiende utilizar un mismo dispositivo para funciones distintas y por
personas de distintas empresas, vale decir, la presentación se refiere a la posibilidad
de que trabajadores de diferentes empleadores firmen instrumentos utilizando un
equipo común.

Aclarado lo anterior, es del caso indicar que no existe inconveniente para
proceder de la forma consultada, en la medida que la documentación sea
automáticamente separada en repositorios que restrinjan el acceso sólo a las
personas autorizadas por los respectivos empleadores. Protegiendo, de este modo,
la privacidad de la información.
4-. En cuanto a su cuarta consulta, debemos indicar que este Servicio ha regulado
la materia a través del Dictamen N°1012/020 de 27.02.2015 el cual, en lo sustantivo,
señala que no existe impedimento para que los finiquitos laborales puedan ser
confeccionados y firmados a través de medios electrónicos, en la medida que el
procedimiento respectivo permita la verificación fehaciente de la identidad de las
partes.
5-. Finalmente, acerca de su quinta consulta, es decir, respecto de la posibilidad de
que, en el contexto de la subcontratación, la empresa principal acceda a la
información laboral de los trabajadores de un contratista o subcontratista, tanto del
sistema de registro de asistencia como de la suscripción de contratos o liquidaciones
de remuneraciones, es dable indicar que se deben distinguir dos situaciones:
5.1-. Acceso de la empresa principal a la documentación de los trabajadores de sus
contratistas o subcontratistas: Sobre la materia, el artículo 183-B del Código del
Trabajo, se refiere a la responsabilidad solidaria de la empresa principal y del
contratista, en los siguientes términos:
“La empresa principal será solidariamente responsable de las obligaciones
laborales y previsionales de dar que afecten a los contratistas en favor de los
trabajadores de éstos, incluidas las eventuales indemnizaciones legales que
correspondan por término de la relación laboral. Tal responsabilidad estará limitada
al tiempo o período durante el cual el o los trabajadores prestaron servicios en
régimen de subcontratación para la empresa principal.
En los mismos términos, el contratista será solidariamente responsable de
las obligaciones que afecten a los subcontratistas, a favor de los trabajadores de
éstos.
La empresa principal responderá de iguales obligaciones que afecten a los
subcontratistas, cuando no pudiere hacerse efectiva la responsabilidad a que se
refiere el inciso siguiente.
El trabajador, al entablar la demanda en contra de su empleador directo,
podrá hacerlo en contra de todos aquellos que puedan responder de sus derechos,
en conformidad a las normas de este Párrafo.
En los casos de construcción de edificaciones por un precio único prefijado,
no procederán estas responsabilidades cuando quien encargue la obra sea una
persona naturaľ’.
De la disposición legal anotada se infiere que el legislador hace
solidariamente responsable a la empresa principal y al contratista, de las
obligaciones laborales y previsionales que afecten a contratistas y a los

subcontratistas, en su caso, en favor de sus trabajadores, incluidas las eventuales
indemnizaciones legales que corresponda pagar al término de la relación laboral.
Aclarado lo anterior, corresponde determinar qué debe entenderse por
obligaciones laborales y previsionales a que alude el precepto en análisis, como
también, el alcance de la responsabilidad solidaria de la empresa principal y del
contratista.
En cuanto a las antedichas obligaciones, cabe indicar que mediante
Dictamen Nº544/32 de 02.02.04, esta Dirección fijó el alcance de las expresiones
“obligaciones laborales y previsionales” contenidas en el texto original del artículo 64
del Código del Trabajo, hoy reemplazado por la ley N°20.729, cuyas conclusiones
resultan plenamente válidas a la luz de las nuevas disposiciones contempladas en el
artículo 183-B de dicho cuerpo legal.
Conforme al punto 1) del citado pronunciamiento, constituyen obligaciones
laborales para los fines previstos, todas aquellas que emanan de los contratos
individuales o colectivos de trabajo de los dependientes del contratista o
subcontratista, según el caso, ocupados en la ejecución de la obra, empresa o faena
como, asimismo, las que deriven del Código del Trabajo y sus leyes
complementarias.
A su vez el punto 2) del mismo pronunciamiento, establece que revisten el
carácter de obligaciones previsionales para los señalados efectos, las relacionadas
con el íntegro de las cotizaciones de seguridad social y con la prevención de
accidentes del trabajo y enfermedades profesionales respecto de los mismos
trabajadores.
Ahora bien, en cuanto a la responsabilidad subsidiaria de la empresa
principal y el contratista, el artículo 183-D, del Código del Trabajo, dispone:
“Si la empresa principal hiciere efectivo el derecho a ser informada y el
derecho de retención a que se refieren los incisos primero y tercero del artículo
anterior, responderá subsidiariamente de aquellas obligaciones laborales y
previsionales que afecten a los contratistas y subcontratistas en favor de los
trabajadores de éstos, incluidas las eventuales indemnizaciones legales que
correspondan por el término de la relación laboral. Tal responsabilidad estará
limitada al tiempo o período durante el cual el o los trabajadores del contratista o
subcontratista prestaron servicios en régimen de subcontratación para el dueño de
la obra, empresa o faena. Igual responsabilidad asumirá el contratista respecto de
las obligaciones que afecten a los subcontratistas, a favor de los trabajadores de
éstos.
Se aplicará también, lo dispuesto en el inciso precedente, en el caso que,
habiendo sido notificado por la Dirección del Trabajo de las infracciones a la
legislación laboral y previsional que se constaten en las fiscalizaciones que se
practiquen a sus contratistas o subcontratistas, la empresa principal o contratista,
según corresponda, hiciere efectivo el derecho de retención a que se refiere el inciso
tercero del artículo precedente”.

Por su parte, el artículo 183-C, del mismo cuerpo legal, establece:
“La empresa principal, cuando así lo solicite, tendrá derecho a ser informada
por los contratistas sobre el monto y estado de cumplimiento de las obligaciones
laborales y previsionales que a éstos correspondan respecto a sus trabajadores,
como asimismo de igual tipo de obligaciones que tengan los subcontratistas con sus
trabajadores. El mismo derecho tendrán los contratistas respecto de sus
subcontratistas.
El monto y estado de cumplimiento de las obligaciones laborales y
previsionales a que se refiere el inciso anterior, deberá ser acreditado mediante
certificados emitidos por la respectiva Inspección del Trabajo, o bien por medios
idóneos que garanticen la veracidad de dicho monto y estado de cumplimiento. El
Ministerio del Trabajo y Previsión Social deberá dictar, dentro de un plazo de 90 días,
un reglamento que fije el procedimiento, plazo y efectos con que la Inspección del
Trabajo respectiva emitirá dichos certificados. Asimismo, el reglamento definirá la
forma o mecanismos a través de los cuales las entidades o instituciones competentes
podrán certificar debidamente, por medios idóneos, el cumplimiento de obligaciones
laborales y previsionales de los contratistas respecto de sus trabajadores.
En el caso que el contratista o subcontratista no acredite oportunamente el
cumplimiento íntegro de las obligaciones laborales y previsionales en la forma
señalada, la empresa principal podrá retener de las obligaciones que tenga a favor
de aquél o de aquéllos, el monto de que es responsable de conformidad a este
Párrafo. El mismo derecho tendrá el contratista respecto de sus subcontratistas. Si
se efectuara dicha retención, quien la haga estará obligado a pagar con ella al
trabajador o institución previsional acreedora.
En todo caso, la empresa principal o el contratista, en su caso, podrá pagar
por subrogación al trabajador o institución previsional acreedora.
La Dirección del Trabajo deberá poner en conocimiento de la empresa
principal, las infracciones a la legislación laboral y previsional que se constaten en
las fiscalizaciones que se practiquen a sus contratistas o subcontratistas. Igual
obligación tendrá para con los contratistas, respecto de sus subcontratistas."
La interpretación armónica de todas las normas transcritas permite concluir
que el legislador ha facultado a los mandantes para ejercer un derecho de
información respecto del cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales,
para lo cual pueden exigir los documentos o certificaciones que den cuenta de los
respectivos pagos.
Por las mismas consideraciones, es posible colegir que las normas citadas
no facultan al mandante para acceder a documentación que no diga relación con las
señaladas obligaciones, tales como amonestaciones, hojas de vida del trabajador,
etc.
No obstante, es opinión del suscrito que el mandante sí podría acceder al
contrato de trabajo o liquidaciones de remuneraciones, dado que aquel no podrá
verificar si los pagos de que se trata se encuentran correctamente realizados sino

tiene a la vista la convención que fija, por ejemplo, las remuneraciones, única forma
de comprobar que las sumas correspondientes se han enterado a cabalidad.
5.2-. Acceso de la empresa principal a la información contenida en el sistema de
registro y control de asistencia de sus contratistas o subcontratistas: Al respecto
debemos indicar que la consulta ya ha sido resuelta por este Servicio mediante Ord.
N°2864 de 30.05.2016, el cual señala que el legislador, en las normas citadas en el
cuerpo del presente informe, ha regulado las consecuencias del incumplimiento de
las obligaciones de dar, respecto de la empresa principal, contratistas o
subcontratistas.
No obstante, el cumplimiento efectivo de la jornada de trabajo consiste en
una obligación de hacer, respecto de la cual la normativa legal no se pronuncia.
Finalmente, debe tenerse en consideración que el artículo 154 bis del Código
del Ramo dispone:
“El empleador deberá mantener reserva de toda la información y datos
privados del trabajador a que tenga acceso con ocasión de la relación laboral.”
El precepto en examen materializa la garantía de rango constitucional
consagrada por el artículo 19 Nº4 de la Constitución Política de la República, que
asegura "El respeto y protección a la vida privada y pública y a la honra de la persona
y de su familia" y su incorporación por el legislador tiene por fundamento la protección
de un derecho fundamental del trabajador, resguardo que se traduce en la práctica
en la obligación que se ha impuesto al empleador de mantener en reserva toda la
información y datos privados del dependiente, de que tenga conocimiento en virtud
de la relación contractual que los une.
En el mismo contexto, esta Dirección ha señalado mediante Dictamen
N°1782/30, de 10.04.2015, que resulta contrario a Derecho utilizar los datos de
carácter personal otorgados con ocasión de la relación laboral, para construir
registros o listas negras de trabajadores que prohíban su contratación en otras
empresas.
Precisado lo anterior, es del caso hacer presente que la señalada prohibición
impuesta al empleador no resulta per se incompatible con permitir el acceso a los
datos de los trabajadores por parte de la empresa mandante, en la medida que el
acceso tenga por objeto la revisión de antecedentes relacionados con el
cumplimiento de la normativa laboral.
Así, es posible señalar que, en opinión del suscrito, no existiría inconveniente
para que la empresa principal acceda a la información de los trabajadores contenida
en las respectivas bases de datos, en la medida que se respete la privacidad en el
tratamiento de los datos de los dependientes y el fin del acceso sea velar por el
cumplimiento de la normativa laboral por parte de los contratistas y no, por ejemplo,
modificar la forma u oportunidad de la prestación de los servicios, como ocurriría si
a consecuencia del acceso al registro de asistencia la empresa principal intentare
alterar los turnos de los dependientes.

Es dable estimar, además, que un sistema integrado para todos los
establecimientos del empleador, por ejemplo, le permitirá a la empresa principal velar
porque los trabajadores no realicen dobles turnos excediendo su jornada laboral,
propendiendo al cumplimiento de la normativa del ramo.
En conclusión, en virtud de lo dispuesto en las normas legales citadas,
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cúmpleme
informar a usted lo siguiente:
1-. Atendida la naturaleza jurídica de instrumentos privados que poseen los
documentos que emanan de la relación laboral, no existe inconvenientes para que
estos sean generados y suscritos por medios electrónicos, con la excepción de la
carta aviso de despido.
2-. Dado su carácter de instrumentos privados, los documentos laborales pueden ser
suscritos con firma electrónica simple, en la medida que la alternativa escogida se
enmarque en lo señalado por la citada letra f) del artículo 2° de la Ley Nº19.799.
3-. No existe inconveniente para proceder a la suscripción matricial de la
documentación laboral, en la medida que la documentación sea automáticamente
separada en repositorios que restrinjan el acceso sólo a las personas autorizadas
por los respectivos empleadores. Protegiendo, de este modo, la privacidad de la
información.
4-. De acuerdo a lo señalado por este Servicio a través del Dictamen N°1012/020 de
27.02.2015, no existe impedimento para que los finiquitos laborales puedan ser
confeccionados y firmados a través de medios electrónicos, en la medida que el
procedimiento respectivo permita la verificación fehaciente de la identidad de las
partes.
5-. La empresa principal puede acceder a toda aquella información o documentación
que resulte necesaria para la verificación del cumplimiento de las obligaciones
laborales y previsionales de sus dependientes, sin perjuicio de las observaciones
realizadas en el presente informe. De igual manera, la empresa principal puede tener
acceso a la información del sistema de registro y control de asistencia de los
trabajadores de sus contratistas o subcontratistas.
Saluda a Ud.,
CION DEL
JUAN DAVIDTERRAZAS PONCE JE
ABOGADO
JEFE DEPARTÁMENTO JURÍDICO YFISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;