ORD. N°826

Trabajo Direccion del
Gobiemo de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales
E43799 (1505) 2020 826,
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
uidico Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El sistema de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica consultado por la
empresa IE Tecnología S.p.A., se ajusta a las
condiciones mínimas de funcionamiento exigidas por el
dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que se
autoriza su utilización en el marco de las relaciones
laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 21.09.2020 y 18.02.2021, de Jefa
Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de 31.08.2020 de Sr. Andrés Cave
Valderrama, en representación de empresa IE
Tecnología S.p.A.
SANTIAGO, 0 5 MAR 2021
DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
A : SR.
ANDRÉS CAVE VALDERRAMA
IE TECNOLOGÍA S.P.A.
AVENIDA APOQUINDO N°6550 OFICINA 501
LAS CONDES
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución tecnológica que
presenta, la cual permitiría generar, firmar, gestionar y notificar la documentación
derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos, se ajusta a la
normativa vigente sobre la materia.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el

incúmplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890 de 17.12.2013,
las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que
utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
ll-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su

desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, es del caso señalar, respecto de lo indicado en la letra
g) de su presentación, que la operación de un sistema de generación, firma y gestión
de documentación laboral por medios electrónicos exige no sólo el consentimiento
de los dependientes sino, al mismo tiempo, la utilización obligatoria de un correo
electrónico privado para asegurar la entrega de la copia que corresponda a los
trabajadores.
Por otra parte, en cuanto al plazo de 90 días hábiles posteriores al despido
de un trabajador, término durante el cual se indica que este último podría seguir
consultando sus antecedentes en la plataforma, es dable indicar que es obligación
del empleador mantener disponible la documentación hasta que transcurran los
respectivos términos de prescripción.
De este modo, sin perjuicio de que la fórmula propuesta no presenta reparos
jurídicos por parte de este Servicio, debe tenerse en consideración que, una vez
retirada la información de la plataforma o bloqueado el acceso del trabajador
despedido, seguirá vigente la obligación del respectivo de empleador de mantener la
documentación.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el sistema de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, presentado por la
empresa IE Tecnología S.p.A., se ajusta a las condiciones mínimas de
funcionamiento exigidas por el Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, por lo que se
autoriza su utilización en el marco de las relaciones laborales. Lo cual debe
entenderse sin perjuicio de las observaciones que esta Dirección pueda realizar en
uso de sus facultades de fiscalización.
Saluda a Ud.,
CION DEL
JUAN DAVIDTÉRRAZAS PONCE EFE
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISGAL
DIRECCION DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;