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ORD. N°850
Documentación laboral electrónica;
Normas citadas
- codigo del trabajo, articulo 33 ver otros del art. 33
- codigo del trabajo, articulo 9 ver otros del art. 9
- dfl 2 de 1967, articulo 31
Dictámenes concordantes
- dictamen 3161/64 de 29.07.2008
- dictamen 851/8 de 15.02.2011
- ordinario 850, 21.02.2013
Texto
DEPARTAMENTO JURIDICO 850
K115 (31) 2013
ORD.:
MAT.: 1-. No existe inconveniente para que un
empleador emita y gestione electrónicamente los
comprobantes de uso de feriado legal de sus
trabajadores, en la medida que la emisión y su
envío posterior se realice de acuerdo a lo
indicado en el presente informe.
2-. De acuerdo a la información acompañada, el
sistema de centralización de documentación
electrónica por el cual consulta la empresa
Scotiabank Chile S.A., para la generación,
almacenamiento y gestión de los comprobantes
de uso de feriado legal, no cumpliría con las
exigencias establecidas por este Servicio a través
del dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008 y, por
ende, no se ajustaría a lo dispuesto en el inciso
2º del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, por lo
que no resulta jurídicamente procedente su
implementación.
ANT.: Presentación de 04.01.2013, de Sr. Mauricio
Flores Cornejo, en representación de Scotiabank
Chile.
SANTIAGO,
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
A : SR. MAURICIO FLORES CORNEJO 21 FEB 2013
SCOTIABANK CHILE S.A.
MORANDÉ N° 226
SANTIAGO/
Mediante presentación del antecedente, consulta a esta
Dirección si resulta jurídicamente procedente la tramitación y emisión de autorizaciones
de uso de feriado legal, a través de la utilización de medios electrónicos.
Sobre el particular, cúmpleme informar a usted lo
siguiente:
La existencia de una relación laboral importa la
generación de una serie de documentos, de los cuales sólo algunos han sido regulados
expresamente por la legislación del ramo, de manera tal que en su mayoría corresponden
a la categoría jurídica de instrumentos innominados.
Ahora bien, en lo que respecta particularmente a los
comprobantes de feriado, es necesario indicar que la doctrina vigente de este Servicio –
contenida en el Ord. Nº3161/064, de 29.07.2008-, autoriza la emisión y almacenamiento
de los respectivos comprobantes en formato electrónico.
En efecto, cabe hacer presente que la jurisprudencia
administrativa vigente sobre la materia, sostiene que tanto la petición de feriado efectuada
por el dependiente, como la aceptación u otorgamiento del mismo por parte del
empleador, pueden efectuarse a través de medios electrónicos en tanto su respaldo
permita hacer efectivas las labores de fiscalización de esta Repartición.
Finalmente, sobre la materia, debe precisarse que en
caso de remitirse electrónicamente a los dependientes los comprobantes de que se trata,
dicha comunicación debe cumplir los siguientes requisitos:
1-. Los trabajadores destinatarios de la comunicación
electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla
electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su
documentación laboral.
2-. Los respectivos correos electrónicos deben ser
remitidos a casillas particulares de los trabajadores, toda vez que no resultaría razonable
que ante su desvinculación de la empresa, aquellos quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral.
Precisado lo anterior, vale decir, que no existe
inconveniente para emitir y enviar mediante correos electrónicos los comprobantes de
feriado, es dable señalar que la solución informática propuesta se encuentra dentro de la
categoría de los sistemas de centralización de documentación laboral, toda vez que ella
permitirá -como se señaló-, no sólo generar los comprobantes referidos, sino también,
almacenarlos, comunicarlos y administrarlos sin soporte material, por lo que debe cumplir
con las exigencias vigentes sobre la materia.
En cuanto a la procedencia de establecer dichos sistemas
computacionales de centralización de documentación laboral, es dable indicar lo
siguiente:
El inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, Ley
Orgánica de la Dirección del Trabajo, expresa:
“Toda aquella documentación que deriva de las relaciones
de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones."
La norma legal transcrita establece la obligación para el
empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y
funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo y, además, busca
dar protección a las partes que concurren a dicha relación a partir de la expresión formal
de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez, facilita la labor fiscalizadora de este
Servicio.
Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a través
del precitado dictamen Nº 3161/064 de 29.07.2008, lo dispuesto en el inciso 2º del artículo
31 del D.F.L. Nº2, de 1967, no debe tenerse como un obstáculo para el desarrollo de
procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden una debida armonía entre
modernidad y eficiencia, al permitir el cabal cumplimiento de las disposiciones legales y
faciliten la labor fiscalizadora de los organismos competentes.
Asimismo, debe tenerse en consideración lo dispuesto en
los incisos 5º, 6º y 7º del artículo 9 del Código del Trabajo, cuyo texto indica:
“El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener
en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido
autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su
caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las
partes.
Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando
exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de
tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de
trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus
trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de dificil ubicación
específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente
la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia
entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para
centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de
dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo,
mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha
centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este
inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso
quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.
La autorización de centralización podrá extenderse' a
toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo,
salvo en lo referido al registro control de asístencia a que se refiere el inciso primero del
articulo 33 de este Código."
De los incisos transcritos, es posible inferir que la
centralización de documentación que emana de las relaciones laborales debe contar -en
forma previa a su materialización- con la autorización de esta Dirección, para lo cual los
interesados deben dar cumplimiento a la regulación administrativa respectiva y a lo
señalado mediante dictamen Nº 0851/008, de 15.02.2011.
En tal contexto, cabe precisar que de acuerdo a lo
indicado mediante dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008, esta Dirección estima
necesario, para considerar que un sístema como el propuesto da cumplimiento a lo
dispuesto en el inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, precitado, que aquel
debe cumplir, a lo menos, los siguientes requisitos básicos:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la
información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el
sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto,
desde cualquier computador de la Dirección dei Trabajo conectado a Internet, a partir del
RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer
conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de
fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o
restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa
que impida o limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de
acceso señalado previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar
de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su
certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde,
dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que este deba
producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y
con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales
mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos
jurídicos que el documento deba producir.
' El énfasis ha sido agregado.
Ahora bien, precisado lo anterior, es necesario hacer
presente que analizada la documentación acompañada a su presentación, no resulta
posible verificar si el sistema propuesto cumple con las exigencias establecidas por este
documentación laboral electrónica. Servicio para la implementación de un software destinado a la centralización y gestión de
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones
legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que:
1-. No existe inconveniente para que un empleador emita
y gestione electrónicamente los comprobantes de uso de feriado legal de sus
trabajadores, en la medida que la emisión y su envío posterior se realice de acuerdo a lo indicado en el presente informe.
2-. De acuerdo a la información acompañada, el sistema
de centralización de documentación electrónica por el cual consulta la empresa
Scotiabank Chile S.A., para la generación, almacenamiento y gestión de los
comprobantes de uso de feriado legal, no cumpliría con las exigencias establecidas por
este Servicio a través del dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008 y, por ende, no se
ajustaría a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. N°2, de 1967, por lo que
no resulta jurídicamente procedente su implementación.
Saluda a Ud.,
DIRECTORA
ABOGADA
DIRECTORA DEL TRABAJO
Sayf
MAOISMS/RCG
Distribución:
-Jurídico
-Partes
-Control
K115 (31) 2013
ORD.:
MAT.: 1-. No existe inconveniente para que un
empleador emita y gestione electrónicamente los
comprobantes de uso de feriado legal de sus
trabajadores, en la medida que la emisión y su
envío posterior se realice de acuerdo a lo
indicado en el presente informe.
2-. De acuerdo a la información acompañada, el
sistema de centralización de documentación
electrónica por el cual consulta la empresa
Scotiabank Chile S.A., para la generación,
almacenamiento y gestión de los comprobantes
de uso de feriado legal, no cumpliría con las
exigencias establecidas por este Servicio a través
del dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008 y, por
ende, no se ajustaría a lo dispuesto en el inciso
2º del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, por lo
que no resulta jurídicamente procedente su
implementación.
ANT.: Presentación de 04.01.2013, de Sr. Mauricio
Flores Cornejo, en representación de Scotiabank
Chile.
SANTIAGO,
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
A : SR. MAURICIO FLORES CORNEJO 21 FEB 2013
SCOTIABANK CHILE S.A.
MORANDÉ N° 226
SANTIAGO/
Mediante presentación del antecedente, consulta a esta
Dirección si resulta jurídicamente procedente la tramitación y emisión de autorizaciones
de uso de feriado legal, a través de la utilización de medios electrónicos.
Sobre el particular, cúmpleme informar a usted lo
siguiente:
La existencia de una relación laboral importa la
generación de una serie de documentos, de los cuales sólo algunos han sido regulados
expresamente por la legislación del ramo, de manera tal que en su mayoría corresponden
a la categoría jurídica de instrumentos innominados.
Ahora bien, en lo que respecta particularmente a los
comprobantes de feriado, es necesario indicar que la doctrina vigente de este Servicio –
contenida en el Ord. Nº3161/064, de 29.07.2008-, autoriza la emisión y almacenamiento
de los respectivos comprobantes en formato electrónico.
En efecto, cabe hacer presente que la jurisprudencia
administrativa vigente sobre la materia, sostiene que tanto la petición de feriado efectuada
por el dependiente, como la aceptación u otorgamiento del mismo por parte del
empleador, pueden efectuarse a través de medios electrónicos en tanto su respaldo
permita hacer efectivas las labores de fiscalización de esta Repartición.
Finalmente, sobre la materia, debe precisarse que en
caso de remitirse electrónicamente a los dependientes los comprobantes de que se trata,
dicha comunicación debe cumplir los siguientes requisitos:
1-. Los trabajadores destinatarios de la comunicación
electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla
electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su
documentación laboral.
2-. Los respectivos correos electrónicos deben ser
remitidos a casillas particulares de los trabajadores, toda vez que no resultaría razonable
que ante su desvinculación de la empresa, aquellos quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral.
Precisado lo anterior, vale decir, que no existe
inconveniente para emitir y enviar mediante correos electrónicos los comprobantes de
feriado, es dable señalar que la solución informática propuesta se encuentra dentro de la
categoría de los sistemas de centralización de documentación laboral, toda vez que ella
permitirá -como se señaló-, no sólo generar los comprobantes referidos, sino también,
almacenarlos, comunicarlos y administrarlos sin soporte material, por lo que debe cumplir
con las exigencias vigentes sobre la materia.
En cuanto a la procedencia de establecer dichos sistemas
computacionales de centralización de documentación laboral, es dable indicar lo
siguiente:
El inciso 2º del artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, Ley
Orgánica de la Dirección del Trabajo, expresa:
“Toda aquella documentación que deriva de las relaciones
de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen
labores y funciones."
La norma legal transcrita establece la obligación para el
empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y
funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo y, además, busca
dar protección a las partes que concurren a dicha relación a partir de la expresión formal
de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez, facilita la labor fiscalizadora de este
Servicio.
Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a través
del precitado dictamen Nº 3161/064 de 29.07.2008, lo dispuesto en el inciso 2º del artículo
31 del D.F.L. Nº2, de 1967, no debe tenerse como un obstáculo para el desarrollo de
procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden una debida armonía entre
modernidad y eficiencia, al permitir el cabal cumplimiento de las disposiciones legales y
faciliten la labor fiscalizadora de los organismos competentes.
Asimismo, debe tenerse en consideración lo dispuesto en
los incisos 5º, 6º y 7º del artículo 9 del Código del Trabajo, cuyo texto indica:
“El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener
en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido
autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su
caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las
partes.
Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando
exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de
tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de
trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus
trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de dificil ubicación
específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente
la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia
entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para
centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de
dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del Trabajo,
mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha
centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este
inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso
quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.
La autorización de centralización podrá extenderse' a
toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo,
salvo en lo referido al registro control de asístencia a que se refiere el inciso primero del
articulo 33 de este Código."
De los incisos transcritos, es posible inferir que la
centralización de documentación que emana de las relaciones laborales debe contar -en
forma previa a su materialización- con la autorización de esta Dirección, para lo cual los
interesados deben dar cumplimiento a la regulación administrativa respectiva y a lo
señalado mediante dictamen Nº 0851/008, de 15.02.2011.
En tal contexto, cabe precisar que de acuerdo a lo
indicado mediante dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008, esta Dirección estima
necesario, para considerar que un sístema como el propuesto da cumplimiento a lo
dispuesto en el inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, precitado, que aquel
debe cumplir, a lo menos, los siguientes requisitos básicos:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la
información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el
sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto,
desde cualquier computador de la Dirección dei Trabajo conectado a Internet, a partir del
RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer
conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de
fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o
restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa
que impida o limite su práctica.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de
acceso señalado previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar
de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su
certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde,
dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que este deba
producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y
con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales
mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos
jurídicos que el documento deba producir.
' El énfasis ha sido agregado.
Ahora bien, precisado lo anterior, es necesario hacer
presente que analizada la documentación acompañada a su presentación, no resulta
posible verificar si el sistema propuesto cumple con las exigencias establecidas por este
documentación laboral electrónica. Servicio para la implementación de un software destinado a la centralización y gestión de
En consecuencia, sobre la base de las disposiciones
legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que:
1-. No existe inconveniente para que un empleador emita
y gestione electrónicamente los comprobantes de uso de feriado legal de sus
trabajadores, en la medida que la emisión y su envío posterior se realice de acuerdo a lo indicado en el presente informe.
2-. De acuerdo a la información acompañada, el sistema
de centralización de documentación electrónica por el cual consulta la empresa
Scotiabank Chile S.A., para la generación, almacenamiento y gestión de los
comprobantes de uso de feriado legal, no cumpliría con las exigencias establecidas por
este Servicio a través del dictamen Nº 3161/064, de 29.07.2008 y, por ende, no se
ajustaría a lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 31, del D.F.L. N°2, de 1967, por lo que
no resulta jurídicamente procedente su implementación.
Saluda a Ud.,
DIRECTORA
ABOGADA
DIRECTORA DEL TRABAJO
Sayf
MAOISMS/RCG
Distribución:
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