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ORD. N°899
Documentación laboral electrónica;
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 899, 04.07.2023
Texto
Trabajo Dirección del
Gobiermo de Chile
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes e
Informes en Derecho
E55842 (655) 2023
E55915 (655) 2023
E98723 (1302) 2023
ORDINARIO N°:
fuuidico ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
Los antecedentes acompañados para respaldar la
solución de gestión de documentación electrónica,
denominada Sing Now, no justifican el acatamiento de
cada uno de los requisitos vigentes sobre la materia
contemplados en el Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en
el contexto de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 08.06.2023 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 21.04.2023 de
en representación de empresa GFK
Adimark Chile S.A.
3) Presentación de 08.03.2023 de
en representación de GFK
Retail and Technology.
SANTIAGO, 04 JUL 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : SRA.
GFK RETAIL AND TECHNOLOGY
LOS CONQUISTADORES N°1730, DEPARTAMENTO 2201
PROVIDENCIA
Mediante sus presentaciones de antecedente 2) y 3), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución de creación, firma
y gestión de documentación laboral electrónica comercializada por la compañía
AIRSLATE INC, denominada "Sign Now, "...está certificada o no por DT, con
requisitos para firma digital y si cumple o no con condiciones mínimas de
funcionamiento exigidas por ustedes”.
Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
i) Acerca de su primera consulta, es dable hacer presente que esta Dirección no
certifica ni empresas ni productos, limitándose a verificar el cumplimiento normativo
de cada solución de acuerdo con la normativa que corresponda.
ii) En segundo término, es del caso manifestar que para utilizar un sistema de
creación, firma y gestión de documentación laboral no se requiere autorización previa
de esta Dirección, bastando solamente con emplear sistemas que se ajusten a la
normativa vigente.
iii) En cuanto al marco regulatorio de los sistemas de gestión y firma electrónica de
la documentación laboral, es del caso indicar que esta Dirección, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la
página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualguier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la
documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida
o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en
la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la
documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del
fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
à
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Al respecto, es dable indicar que ninguna de las presentaciones explica las
razones técnicas por las cuales la solución consultada cumple cada una de las
exigencias vigentes.
iv) Resulta pertinente indicar que esta Dirección no se ha pronunciado previamente
acerca de alguna solución de la compañía AIRSLATE INC.
v) Finalmente, es necesario puntualizar que toda la documentación que se presente
ante este u otro órgano de la Administración del Estado debe encontrarse en idioma
castellano.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que los antecedentes
acompañados para respaldar la solución de gestión de documentación electrónica,
denominada Sing Now, no justifican el acatamiento de cada uno de los requisitos
vigentes sobre la materia contemplados en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015,
por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
DEL
NATALIA POZOSANHUEZA JEFE
*
ABOGADA
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control
Gobiermo de Chile
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes e
Informes en Derecho
E55842 (655) 2023
E55915 (655) 2023
E98723 (1302) 2023
ORDINARIO N°:
fuuidico ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
Los antecedentes acompañados para respaldar la
solución de gestión de documentación electrónica,
denominada Sing Now, no justifican el acatamiento de
cada uno de los requisitos vigentes sobre la materia
contemplados en el Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en
el contexto de las relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 08.06.2023 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 21.04.2023 de
en representación de empresa GFK
Adimark Chile S.A.
3) Presentación de 08.03.2023 de
en representación de GFK
Retail and Technology.
SANTIAGO, 04 JUL 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : SRA.
GFK RETAIL AND TECHNOLOGY
LOS CONQUISTADORES N°1730, DEPARTAMENTO 2201
PROVIDENCIA
Mediante sus presentaciones de antecedente 2) y 3), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, a fin de determinar si la solución de creación, firma
y gestión de documentación laboral electrónica comercializada por la compañía
AIRSLATE INC, denominada "Sign Now, "...está certificada o no por DT, con
requisitos para firma digital y si cumple o no con condiciones mínimas de
funcionamiento exigidas por ustedes”.
Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
i) Acerca de su primera consulta, es dable hacer presente que esta Dirección no
certifica ni empresas ni productos, limitándose a verificar el cumplimiento normativo
de cada solución de acuerdo con la normativa que corresponda.
ii) En segundo término, es del caso manifestar que para utilizar un sistema de
creación, firma y gestión de documentación laboral no se requiere autorización previa
de esta Dirección, bastando solamente con emplear sistemas que se ajusten a la
normativa vigente.
iii) En cuanto al marco regulatorio de los sistemas de gestión y firma electrónica de
la documentación laboral, es del caso indicar que esta Dirección, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la
página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualguier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la
documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida
o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en
la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la
documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del
fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Además, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa
vigente de esta Dirección ha señalado las siguientes exigencias de operación
relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:
à
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda
vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Al respecto, es dable indicar que ninguna de las presentaciones explica las
razones técnicas por las cuales la solución consultada cumple cada una de las
exigencias vigentes.
iv) Resulta pertinente indicar que esta Dirección no se ha pronunciado previamente
acerca de alguna solución de la compañía AIRSLATE INC.
v) Finalmente, es necesario puntualizar que toda la documentación que se presente
ante este u otro órgano de la Administración del Estado debe encontrarse en idioma
castellano.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que los antecedentes
acompañados para respaldar la solución de gestión de documentación electrónica,
denominada Sing Now, no justifican el acatamiento de cada uno de los requisitos
vigentes sobre la materia contemplados en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015,
por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las relaciones laborales.
Saluda a Ud.,
DEL
NATALIA POZOSANHUEZA JEFE
*
ABOGADA
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control