ORD. N°964

Trabajo Direcciön det
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes e
Informes en Derecho E79932 (938) 2023 964
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Utilización del correo electrónico corporativo.
RESUMEN:
1-. Para determinar si un correo electrónico
institucional, un membrete o un teléfono corporativo
constituyen datos personales, deben aplicarse los
criterios señalados en el presente informe con el objeto
de precisar si ellos permiten identificar o hacer
identificable a una persona.
2-. Si, aplicados los criterios señalados, se concluye
que se está en presencia de datos personales, les
resultarán aplicables las normas de protección
constitucional y legal reseñadas en el cuerpo de este
informe.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 05.07.2023 de Jefa Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 04.04.2023 de
SANTIAGO, 11 JUL 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A :
Mediante presentación del antecedente 2), usted ha solicitado un
pronunciamiento de este Servicio, respecto de la posibilidad de que, durante las
vacaciones de un trabajador, otros utilicen su correo institucional.
A mayor abundamiento, agrega que durante su periodo de feriado legal otros
trabajadores habrían utilizado su correo corporativo; el membrete con su
individualización; y un número telefónico que su empleadora le asignó.
De la situación anotada habría tomado conocimiento cuando comenzó a
recibir llamadas telefónicas de clientes para efectuar consultas.

Aclarado lo anterior, cúmpleme informar a usted que el artículo 1° de la Ley
N°19.628, sobre protección de la vida privada, prescribe:
Artículo 1º.- El tratamiento de los datos de carácter personal en registros o bancos
de datos por organismos públicos o por particulares se sujetará a las disposiciones
de esta ley, con excepción del que se efectúe en ejercicio de las libertades de emitir
opinión y de informar, el que se regulará por la ley a que se refiere el artículo 19,
N°12, de la Constitución Politica.
Toda persona puede efectuar el tratamiento de datos personales, siempre que lo
haga de manera concordante con esta ley y para finalidades permitidas por el
ordenamiento jurídico. En todo caso deberá respetar el pleno ejercicio de los
derechos fundamentales de los titulares de los datos y de las facultades que esta ley
les reconoce.
Por su parte, el artículo 2° letra f) de la misma ley señala que son:
"f) Datos de carácter personal o datos personales, los relativos a cualquier
información concerniente a personas naturales, identificadas o identificables."
De este modo, para dar respuesta a su consulta debemos precisar, en primer
término, si nos encontramos frente a la existencia de datos personales o no, pues si
la respuesta fuera afirmativa, resultarían aplicables en su caso una serie de normas
legales protectoras del derecho a la vida privada y a la inviolabilidad de las
comunicaciones.
Para tal fin, analizaremos separadamente los tres elementos consultados;
correo electrónico; membrete y número telefónico laboral:
l-. Correo electrónico institucional: Esta forma de comunicación consiste en un
conjunto de caracteres seguidos de una arroba y un dominio que le son asignados a
una o más personas dentro de una empresa para el cumplimiento de sus
obligaciones laborales.
Los caracteres señalados pueden hacer referencia a una persona al señalar
expresamente su nombre y apellidos/s, o sólo una inicial más el apellido (cuentas
nominativas), por ejemplo; t.dddddd@empresa.cl, o pueden no vincularse a ningún
trabajador en particular adoptando la forma de cuentas de sistema (O no
nominativas), por ejemplo; ventas@empresa.cl o serviciotecnico@empresa.cl.
Así las cosas, resulta evidente que la expectativa de privacidad será
diferente en ambos casos dado que, usualmente, las cuentas sistema son
administradas por varios trabajadores lo que, a su vez, permite saber con
anticipación que las comunicaciones enviadas y recibidas serán leídas por otras
personas.
Distinta es la situación de las cuentas asociadas al nombre y apellido/s de
un trabajador pues, en tal caso, indudablemente nos encontramos frente a un dato
personal dado que se refiere a “... personas naturales, identificadas o identificables."

Ahora bien, de acuerdo a la información que se ha tenido a la vista para la
confección del presente informe, la dirección de correo electrónico de que se trata
sería utilizada por la requirente y otra trabajadora, de manera que su utilización
durante el periodo de vacaciones de cualquiera de ellas se encontraría ajustado a
Derecho, en la medida que la actividad corresponda a una de las dos usuarias.
Il-. Membrete: También conocido como pie de firma, corresponde a una fórmula
estandarizada que se ubica al final de un texto, la cual puede o no incluir una rúbrica,
cuyo objetivo es individualizar al remitente de la comunicación señalando,
usualmente; nombre; cargo; correo electrónico; y teléfono corporativo.
Si en el caso consultado el membrete coincide con la descripción realizada
en el párrafo precedente, incluso comprendiendo sólo el nombre de la trabajadora o
su correo electrónico nominativo, evidentemente se tratará de un dato personal, el
cual no puede ser utilizado por el empleador u otros dependientes.
Por el contrario, si el membrete sólo dispone de información genérica, tal
como; equipo de ventas, departamento de contabilidad, etc.; teléfono compartido; y/o
correo electrónico no nominativo, no se tratará de un dato personal.
Ill-. Número telefónico laboral: Respecto de este elemento cabe reiterar las reglas
señaladas en los párrafos que anteceden, en cuanto a si se trata de un antecedente
que permita identificar o hacer identificable a una persona.
De este modo, la protección de esta forma de comunicación dependerá, por
ejemplo, de si se trata de un número exclusivo asignado a una trabajadora el cual es
conocido por su cartera de clientes, de manera que estos identifiquen
inmediatamente a la persona tras la llamada o, por el contrario, si se trata de una
herramienta de laboral compartida por un grupo de dependientes lo que impide su
individualización.
Así las cosas, si el correo electrónico institucional y/o su membrete y el
número telefónico laboral, de acuerdo a los criterios expuestos, tuvieren el carácter
de datos personales, se encontrarán amparados por la garantía constitucional del
N°4 del artículo 19 de la Carta Fundamental, la cual prescribe:
"Artículo 19.- La Constitución asegura a todas las personas:
4º.- El respeto y protección a la vida privada y a la honra de la persona y su familia,
y asimismo, la protección de sus datos personales. El tratamiento y protección de
estos datos se efectuará en la forma y condiciones que determine la ley;"
En tal contexto, la reiterada jurisprudencia administrativa de este Servicio
contenida, entre otros, en Dictamen N°260/019 de 24.01.2002, ha señalado que los
correos electrónicos, como todo medio de comunicación se encuentran amparados
por la normativa constitucional citada, lo cual debe entenderse sin perjuicio del
análisis inicial respecto del carácter personal o nominativo de la cuenta.
En efecto, en lo pertinente, el citado pronunciamiento, señala:

“...en la situación descrita aparecen en conflicto dos valores, los que a su vez el
ordenamiento jurídico ampara mediante dos garantías constitucionales distintas,
debiendo resolverse, en consecuencia, la forma en que deben compatibilizarse
ambas y en qué condiciones prima una sobre la otra. Por una parte, la garantía
constitucional de inviolabilidad de toda forma de comunicación privada, y por la otra,
la facultad del empleador de organizar, dirigir y administrar su empresa..."
Precisado lo anterior, debemos indicar, que a través de Dictamen N°5342/31
en 2019, esta Dirección ha señalado que: “...la revisión de un correo electrónico
estará permitida en la medida que dicha revisión sea previamente conocida por el
trabajador y proporcional a las legítimas expectativas de privacidad que el trabajador
tenga respecto de su casilla de correo electrónico corporativo...".
De tal manera que, cumpliéndose las condiciones señaladas por el citado
pronunciamiento, es decir, conocimiento previo e idoneidad y proporcionalidad de la
medida, los correos electrónicos podrían ser sometidos a revisión.
A su vez, si los correos electrónicos, membretes y teléfonos laborales son
calificables de datos personales, les serían aplicables las normas protectoras sobre
recopilación, tratamiento y eliminación de ellos establecidas por la Ley N°19.628.
Particularmente con relación a la eliminación de los datos, debe tenerse en
consideración, además, lo dispuesto en el N°3.19 del Dictamen N°2927/58 de
28.12.2021.
En consecuencia, sobre la base de la normativa constitucional y legal citada,
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con
informar a usted lo siguiente:
1-. Para determinar si un correo electrónico institucional, un membrete o un teléfono
corporativo constituyen datos personales, deben aplicarse los criterios señalados en
el presente informe con el objeto de precisar si ellos permiten identificar o hacer
identificable a una persona.
2-. Si, aplicados los criterios señalados, se concluye que se está en presencia de
datos personales, les resultarán aplicables las normas de proteçción constitucional y
legal reseñadas en el cuerpo de este informe. DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Saluda a Ud., 11 JUL 2023
OFICINA DE PARTES
X
ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DÉL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control;