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ORD. N°966
Documentación laboral electrónica;
Dictámenes concordantes
- dictamen 789/15, 16.02.2015
- ordinario 966, 11.07.2023
Texto
Trabajo Dirección del
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes
e Informes en Derecho E44916 (1509) 2023 966
ORDINARIO N°
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El software de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica, denominado
"SegurSign", no se ajusta a todas las condiciones
exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por
lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las
relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 05.07.2023 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentaciones de 24.02.2023 y 02.06.2023 de
en representación de empresa
Prosegur Gestión de Activos Chile Limitada.
SANTIAGO, 11 JUL 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A
PROSEGUR GESTIÓN DE ACTIVOS CHILE LIMITADA
Mediante las presentaciones del antecedente 2), usted ha solicitado a este
Servicio un pronunciamiento jurídico respecto de la posibilidad de utilizar el sistema
de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado
“SegurSign”.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que esta Dirección, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde
la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde
cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del
RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la
documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida
o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en
la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la
documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación
del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma
electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada
de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales,
toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, cabe precisar que, analizada la documentación
acompañada, es posible efectuar las siguientes observaciones:
l-. La documentación tenida a la vista para la confección del presente informe no
señala de manera explícita y detallada la forma en que daría cumplimiento a cada
una de las exigencias señaladas en el cuerpo del presente informe.
Il-. Si bien el documento denominado “SegurSign Manual de Usuario”, adjunto a la
presentación, hace clara referencia a la utilización de correos electrónicos dentro
del proceso de enrolamiento de los trabajadores y firma de los documentos, el texto
no señala de manera explícita que se utilizarán siempre cuentas privadas de los
dependientes.
A mayor abundamiento, tampoco resulta claro que la plataforma sólo utilice
correos electrónicos para el proceso de suscripción.
En efecto, por ejemplo, la página 7 del mismo informe, a propósito de la
firma de los documentos, señala: "“Carga la pantalla para escribir el código enviado,
a través de SMS, al teléfono del suscriptor...".
A su turno, la página 45, en lo pertinente señala: “si hemos activado que se
notifique a los firmantes a través de SMS, en este campo indicaremos el asunto del
SMS".
Al respecto, cabe precisar que, si bien no existe inconveniente para utilizar
dicho medio de comunicación (SMS) como respaldo del proceso de rúbrica, toda la
información del sistema, incluyendo los códigos de verificación si fuera el caso,
deben ser enviados a los trabajadores a sus correos electrónicos personales.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el software de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado
"SegurSign", no se ajusta a todas las condiciones exigidas por el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de
las relaciones laborales.
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Saluda a Ud.,
11 JUL 2023
TROFICINA DE PARTES
羊
NATALIA POZO SANHUEZA
ABOGADA x DEPTO
JEFA (S) DEPARTAMÉNTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DÉL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes
e Informes en Derecho E44916 (1509) 2023 966
ORDINARIO N°
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El software de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica, denominado
"SegurSign", no se ajusta a todas las condiciones
exigidas por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por
lo que no se autoriza su utilización en el contexto de las
relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 05.07.2023 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentaciones de 24.02.2023 y 02.06.2023 de
en representación de empresa
Prosegur Gestión de Activos Chile Limitada.
SANTIAGO, 11 JUL 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A
PROSEGUR GESTIÓN DE ACTIVOS CHILE LIMITADA
Mediante las presentaciones del antecedente 2), usted ha solicitado a este
Servicio un pronunciamiento jurídico respecto de la posibilidad de utilizar el sistema
de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica denominado
“SegurSign”.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que esta Dirección, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde
la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde
cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del
RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el respectivo
empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la
documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea
en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida
o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en
la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la
documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente
desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de
firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza
jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación
del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma
electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada
de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales,
toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Aclarado lo anterior, cabe precisar que, analizada la documentación
acompañada, es posible efectuar las siguientes observaciones:
l-. La documentación tenida a la vista para la confección del presente informe no
señala de manera explícita y detallada la forma en que daría cumplimiento a cada
una de las exigencias señaladas en el cuerpo del presente informe.
Il-. Si bien el documento denominado “SegurSign Manual de Usuario”, adjunto a la
presentación, hace clara referencia a la utilización de correos electrónicos dentro
del proceso de enrolamiento de los trabajadores y firma de los documentos, el texto
no señala de manera explícita que se utilizarán siempre cuentas privadas de los
dependientes.
A mayor abundamiento, tampoco resulta claro que la plataforma sólo utilice
correos electrónicos para el proceso de suscripción.
En efecto, por ejemplo, la página 7 del mismo informe, a propósito de la
firma de los documentos, señala: "“Carga la pantalla para escribir el código enviado,
a través de SMS, al teléfono del suscriptor...".
A su turno, la página 45, en lo pertinente señala: “si hemos activado que se
notifique a los firmantes a través de SMS, en este campo indicaremos el asunto del
SMS".
Al respecto, cabe precisar que, si bien no existe inconveniente para utilizar
dicho medio de comunicación (SMS) como respaldo del proceso de rúbrica, toda la
información del sistema, incluyendo los códigos de verificación si fuera el caso,
deben ser enviados a los trabajadores a sus correos electrónicos personales.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que el software de
generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica, denominado
"SegurSign", no se ajusta a todas las condiciones exigidas por el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que no se autoriza su utilización en el contexto de
las relaciones laborales.
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Saluda a Ud.,
11 JUL 2023
TROFICINA DE PARTES
羊
NATALIA POZO SANHUEZA
ABOGADA x DEPTO
JEFA (S) DEPARTAMÉNTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DÉL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control