ORD. N°967

Dirección del
Trabajo
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, 967
Innovación y Estudios Laborales
E25268 (197) 2022
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
No existe inconveniente para que las empresas
permitan a sus trabajadores acceder a su
documentación laboral mediante enlaces asociados a
un código bidimensional (QR). Sin embargo, tal medida
de publicidad no reemplaza la obligatoriedad de envío
automático de la documentación a los correos
electrónicos personales de los dependientes, en los
términos señalados en el Dictamen N°0789/15 de
16.02.2015.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 25.04.2022 de Jefa de Unidad de
Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
2) Ord. N°034 de 03.2.2022 de Director Regional del
Trabajo de Coquimbo.
3) Presentación de 27.01.2022 de Sra.
en representación de empresa Constructora
Prodelca S.A.
SANTIAGO,
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL 02 JUN 2022
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A : SRA.
CONSTRUCTORA PRODELCA S.A.
Mediante presentación del antecedente 3), usted ha solicitado un
pronunciamiento jurídico de este Servicio, a fin de determinar si se ajusta a Derecho
que una copia del reglamento de orden, higiene y seguridad de las empresas sea
entregado utilizando un código bidimensional (QR).

Al respecto, es del caso precisar que este Servicio, a través del Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas
plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento
de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa
vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica. Dicha medida debe entenderse en armonía con lo
señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a
la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen,
pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados
sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo
tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral
electrónica allí almacenada.
De este modo, puede apreciarse que el envío automático de la
documentación por parte del sistema es obligatorio, lo que garantiza que los
dependientes siempre reciban un ejemplar de cada instrumento.
Ahora bien, lo señalado en el párrafo que antecede no obsta a que, además,
los trabajadores puedan obtener otras copias o cotejar los documentos, accediendo
a una plataforma a través de un código bidimensional o QR, pero se tratará de una
medida alternativa que en ningún caso reemplaza la obligatoriedad de uso de los
correos electrónicos personales de los dependientes.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada
y consideraciones formuladas cumplo con informar a usted que no existe
inconveniente para que las empresas permitan a sus trabajadores acceder a su
documentación laboral mediante enlaces asociados a un código bidimensional
(QR). Sin embargo, tal medida de publicidad no reemplaza la obligatoriedad de
envío automático de la documentación a los correos electrónicos personales de los
dependientes, en los términos señalados en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
Saluda a Ud., DIRECCIÓN DEL TRABAJO
02 JUN 2022
OFICINA DE PARTES
NATALIAPOZO SANHUEZA JEFE
ABOGADA
JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Dirección Regional del Trabajo de Coquimbo.