ORD. N°967

Trabajo Dirección del
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes
e Informes en Derecho
E92797 (1215) 2023
ORDINARIO N°: 967,
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
El software de generación, gestión y firma de
documentación laboral electrónica, denominado
“ImageSilo”, se ajusta a todas las condiciones exigidas
por el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que
se autoriza su utilización en el contexto de las
relaciones laborales.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 05.07.2023 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 17.04.2023 de
en representación de empresa Dassault
Systemes Chile S.A.
SANTIAGO, 11 JUL 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A : SR.
Mediante la presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este
Servicio un pronunciamiento jurídico respecto de la posibilidad de utilizar y/o
comercializar el sistema de generación, gestión y firma de documentación laboral
electrónica denominado “ImageSilo”.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que esta Dirección, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.

Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada
de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera
electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada
de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el
documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador
haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales,
toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los
dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de
correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
Ahora bien, analizada la documentación acompañada a su presentación ha
sido posible constatar que la plataforma consultada daría cumplimiento a las
exigencias reseñadas en el cuerpo del presente informe.
A mayor abundamiento, en cuanto al proceso de firma de los documentos,
la presentación indica que la solución informática consultada utilizaría la plataforma
denominada “Docusign” la cual, a su vez, fue aprobada por este Servicio mediante
Ord. N°2492 de 03.11.2021, por lo que no existen inconvenientes para su uso
respecto de todo tipo de documentos laborales incluyendo, por cierto, aquellos que
deban ser presentados ante esta Dirección.
No obstante, resulta necesario efectuar las siguientes precisiones formales
a los antecedentes:
1-. Como se indicó, la solución consultada utilizaría en el proceso de rúbrica el
sistema Docusign el cual emplea, a su turno, firma electrónica simple. Sin embargo,
en la página 2 de su presentación se indica que, a consecuencia del proceso de
suscripción descrito: “...se garantiza al empleado que el documento que recibe
mantiene las presunciones de autoría, integridad y no impugnabilidad".
Al respecto debemos advertir que la Ley 19.799 sobre documentos
electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, no
contempla ningún tipo de certificación asociada a la FES. De este modo, resulta
impropio asegurar que un instrumento privado ofrecerá las mismas garantías que el
suscrito con rúbrica electrónica avanzada.
Lo señalado queda de manifiesto al comparar las conceptualizaciones que
realizan las letras f) y g), del artículo 2° de la Ley 19.799, de las firmas electrónicas
simples y avanzadas (FEA) respectivamente:

“f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite
al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;
g) Firma electrónica avanzada: aquella certificada por un prestador acreditado, que
ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de
manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere,
permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad
del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría..."
Como puede apreciarse, sólo existen legalmente dos tipos de firma
electrónica: la simple y la avanzada, resultando ambas válidas en el marco de la
suscripción de la documentación laboral. Pero sólo la avanzada asegura la
integridad e irrepudiabilidad de su autoría.
2-. La presentación es encabezada por el señor se indica
como dirección electrónica de respuesta: y, finalmente; el
documento es suscrito digitalmente por ho resultando claro
quién efectúa la solicitud.
En consecuencia, sobre la base de la norma legal citada, jurisprudencia
administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted
que el software de generación, gestión y firma de documentación laboral electrónica,
denominado “ImageSilo”, se ajusta a todas las condiciones exigidas por el Dictamen
N°0789/15 de 16.02.2015, por lo que se autoriza su utilización en el contexto de las
relaciones laborales. DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Saluda a Ud., 11 JUL 2023
OFICINA DE PARTES
DEL TR
NATALIA POZO SANHUEZA
JEFE
JEFA (S)DEPARTAMENTO JURÍDICO
DIRECCIÓN DEL TRABAJODEPTO.
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control