ORD. N°969

Trabajo Dirección del
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico
Unidad de Dictámenes e
Informes en Derecho E89160 (1149) 2023 969
ORDINARIO N°:
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina.
MATERIA:
Documentación laboral electrónica.
RESUMEN:
Los requisitos de operación de los sistemas de
generación, firma y gestión de la documentación
laboral por medios electrónicos se encuentran
contenidos en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 05.07.2023 de Jefa de Unidad de
Dictámenes e Informes en Derecho.
2) Presentación de 13.04.2023 de
n representación de empresa Maximise
S.A.
SANTIAGO, 11 JUL 2023
DE : JEFA (S) DEPARTAMENTO JURÍDICO
A
Mediante su presentación del antecedente 2), usted ha solicitado a este
Servicio un pronunciamiento respecto de la utilización de un sistema de generación,
firma y gestión de la documentación derivada de las relaciones laborales a través de
medios electrónicos.
Al respecto, cúmpleme informar a usted que este Servicio, a través del
Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de
dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el
incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste
a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet
desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y
almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier
computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del
empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer en conjunto con el
respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de
la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya
sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que
impida o limite su práctica.
Dicha medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a)
precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea
permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión
que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el
empleador, en cuanto al resguardo de la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada
previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a
través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la
naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola
identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante
firma electrónica.
Por otra parte, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, además, las siguientes
exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen las
plataformas:
l-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación
derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de
manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir
en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no
es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de
la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de
envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador.

Entonces, no se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no
resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes
quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo
corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.
En cuanto a qué documentos pueden crearse y firmarse electrónicamente,
es del caso indicar que el mismo Dictamen citado se refiere latamente a la materia.
Finalmente, cabe precisar que las presentaciones referidas a la materia de
que se trata deben ser dirigidas directamente al nivel central, específicamente, al
Departamento Jurídico de esta Dirección.
Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia consultada.
Saluda a Ud.,
DEL TR
B
NÁTALIA POZOSANHUEZA JEFE AJO
ABOGADA
DIRECCIÓN DÉL TRABAJO
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
11 JUL 2023
OFICINA DE PARTES
LBP/RCG
Distribución:
Jurídico;
Partes;
Control;