N° 2399 de 2007

GOBIERNO DE CHILE SUPERINTENDENCIA DE SEGURIDAD SOCIAL

V

IMDAD DF. SEGURIDAD V SALUD EN EL TRABAJO Al 08-2007- 00054

CIRCULAR N° 239ÍJ

SANTIAGO, 28 SCI. 2HV

IMPARTE INSTRUCCIONES A LOS ORGANISMOS ADMINISTRADORES DE LA I.FY N° 16.744 RESPECTO DE LAS OBLIGACIONES IMPUESTAS POR EL ARTÍCULO 184 DEL CÓDIGO DEL TRABAJO. DEJA SIN EFECTO CIRCULAR N° 2.356 Y MODIFICA PARTE I DE CIRCULAR N° 2.346, AMBAS DE 2007.

Esta Superintendencia, en virtud de las facultades contempladas en los artículos 2 y 30 de la Ley N° 16.395, 12 de la Ley N° 16.744, 1, 23, y 126 del D.S. N° 1, de 1972, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, y atendidas las modificaciones introducidas por la Ley N° 20.123 al artículo 184 del Código del Trabajo, ha estimado necesario adecuar las instrucciones ímpartiüas a los Organismos Administradores dp la Ley N° 16.744, mediante las Circulares N° ¿.346 v N° 2.356. ambas de 2007, retendo al procedimiento a seguir en aquellos casos en que la Dirección 3el Trabajo les informe infracciones o deficiencias en materias de higiene y seguridad constatadas en sus empresas adheridas o afiliadas, con la finalidad de perfeccionar el sistema de información y de control del cumplimiento de esta disposición legal.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN AQUELLOS CASOS EN QUE LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO LES INFORME INFRACCIONES O DEFICIENCIAS EN MATERIAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD CONSTATADAS EN SUS EMPRESAS ADHERTOAS O AFILIADAS, SEGÚN LO ESTABLECTOO EN LOS INCISOS CUARTO Y FINAL DEL ARTÍCULO 184 DEL CÓDIGO DEL TRABAJO

1 . En aquellos casos en que la Dirección del Trabajo verifique infracciones o deficiencias en materias de higiene y seguridad, en las empresas que fiscalice, informará de ellas al organismo administrador que corresponda.

Las referidas infracciones o deficiencias serán informadas por la Dirección del Trabajo vía correo electrónico en archivo plano, según formato que se adjunta en el Anexo I "Notificación de Infracciones o Deficiencias".

2. Copia de dicho correo electrónico será remitido por dicha Dirección a esta Superintendencia, y el respectivo archivo plano, transmitido vía su portal Web.

3. Las Mutualidades de Empleadores y el Instituto de Normalización Provisional, al

momento de tomar conocimiento de las infracciones o deficiencias constatadas en sus

empresas adheridas o afiliadas, deberán proceder de acuerdo a lo siguiente:

3.1 Prescribir, por escrito, a la empresa infractora, las medidas correctivas específicas que correspondan, en el formato que se adjunta en el Anexo II "Prescripción de Medidas". La prescripción de dichas medidas deberá realizarla el organismo administrador en todos los casos en que las condiciones de higiene y seguridad de la

empresa así lo ameriten, incluso si ésta acredita que está tramitando una apelación ante la Dirección del Trabajo.

Sin embargo, en aquellos casos en que el organismo administrador, al momento de efectuar la visita a la empresa, considere que no es necesario prescribir alguna medida correctiva, deberá informarlo en el ya citado Anexo II, en la fila destinada a describir la medida para la respectiva infracción o deficiencia, señalando las razones técnicas que justifiquen su decisión.

Por otra parte, en aquellos casos en que no sea posible obtener la firma de un

representante de la empresa, deberá informar esta situación en el formulario, en el

sector destinado a registrar dicha firma, debiendo enviarlo, posteriormente, por carta certificada dirigida al representante legal.

3.2 Informar dichas medidas a la Dirección del Trabajo, a través de la respectiva Inspección, y a esta Superintendencia, del siguiente modo:

a) A la Inspección del Trabajo que corresponda, se deberá remitir copia del documento señalado en el punto 3.1. anterior, con un oficio conductor de acuerdo al formato que se acompaña en el Anexo III "Oficio conductor Medidas Prescritas".

b) A esta Superintendencia, se deberá remitir copia del oficio conductor señalado

en la letra a), y transmitir vía su portal web un archivo plano diario consolidado,

con las empresas a informar, según formato contenido en el Anexo IV "Informe de Medidas Prescritas"

Se deberán incluir, en este informe, aquellas empresas en que no se consideró

necesario prescribir alguna medida correctiva, señalando las razones técnicas

que justifiquen esa decisión.

3.3 El plazo para prescribir e informar las medidas correctivas será de 30 dias corridos, contado desde la respectiva notificación. Se entenderá que la fecha de notificación

de las infracciones es el dia hábil siguiente a la fecha de envío del correo electrónico

por parte de la Dirección del Trabajo.

3.4 En aquellos casos en que la infracción haya sido calificada como "gravísima" por la

Dirección del Trabajo, el organismo administrador deberá prestar especial atención

en verificar el cumplimiento de las medidas prescritas, en los plazos indicados para tal efecto y, cuando compruebe que la empresa no ha dado cumplimiento a dichas medidas, deberá informar de esta situación a esta Superintendencia, con copia a la

respectiva Inspección del Trabajo, vía correo electrónico, señalando las acciones específicas que hubiere adoptado al respecto. Asimismo, dicho organismo administrador deberá transmitir a esta Superintendencia un archivo plano según formato contenido en el Anexo IV, señalando que se trata de un seguimiento.

4. En aquellos casos en que el organismo administrador establezca que la empresa informada no es su adherente o afiliada, deberá informarlo inmediatamente por correo electrónico a la respectiva Inspección del Trabajo con copia a esta Superintendencia y a la Dirección del Trabajo, indicando el período en que lo fue, cuando corresponda.

Asimismo, deberá enviar a esta Superintendencia un archivo plano, vía su portal web, con las empresas no adherentes o no afiliadas, de acuerdo al formato contenido en el Anexo V "Empresas No Adheridas o No Afiliadas".

5. Para los formatos de los archivos planos que son parte de la presente circular, Anexos I, IV y V, se precisan las siguientes aspectos:

Campos: Separadores y formato

5.1 Para todos los archivos especificados, el carácter a utilizar como separador de

campos será ";" (punto y coma).

5.2 Los campos "FECHA" deben tener el formato AAAAMMDD, sin separadores.

5.3 Todos los campos son obligatorios no pudiendo omitirse ninguno de ellos, excepto aquellos que no tienen información como es el caso de una "Deficiencia" al estar informando una "Infracción", en tal caso, deben tener un signo "*" entre los respectivos ";" como separadores de campo.

6. Para facilitar el proceso de trasmisión de la información via portal web, se ha elaborado el "Manual de Usuario para el Envío de Archivos vía Internet", el que se encuentra en el Anexo VI, y consta de los siguientes ítems:

1. Pantalla inicial SUSESO (Sitio www.suseso.clt

2. Inicio de Sesión.

3. Estado de Envíos: Visualización de Estados y Despliegue del Detalle de Estados.

4. Envío de Archivos.

5. Documentación Online.

6. Nomenclatura del Archivo.

7. Cada organismo administrador creó en su oportunidad una dirección de correo electrónico, la que fue informada a la Dirección del Trabajo y a esta Superintendencia, y es la que se utilizará para los propósitos de esta Circular, mientras no se envíe a esta Superintendencia, comunicación escrita formal, que la modifique.

Las comunicaciones dirigidas a esta Superintendencia se deberán enviar a la dirección de correo electrónico: infraccionesdtía!suseso.cl.

Para el envió de archivos planos vía portal web de esta Superintendencia, se mantendrá en utilización la "clave" y los "usuarios" solicitada por los encargados de este procedimiento en cada uno de los organismos administradores de la Ley N° 16.744 (Mutuales e INP) y en la Dirección del Trabajo.

INSTRUCCIONES GENERALES

1 . Las presentes instrucciones son obligatorias a contar del 1 ° de octubre de 2007.

2. La transmisión de los archivos planos correspondientes a los meses del período -marzo a septiembre de 2007- deberán transmitirse a más tardar el 30 de diciembre de 2007. Esta transmisión especial podrá realizarse en archivos mensuales o en un único archivo consolidado de todo el período. En caso de requerir asesoría para realizar estas transmisiones contactar al Sr. Humberto Rojas, al teléfono 6204477, o a través del correo electrónico, [correo reservado].

3. Se deberá dar la mayor difusión a las presentes instrucciones y las personas encargadas de cumplirlas deberán conocer el texto íntegro de la presente Circular.

Saluda atentamente a Ud,

DISTRIBUCIÓN:

(Se adjuntan 6 Anexos)

Dirección del Trabajo

Asociación Chilena de Seguridad

Instituto de Seguridad del Trabajo

Mutual de Seguridad de la Cámara Chilena de la Construcción

Instituto de Normalización Previsional

Con copia informativa a-

Jefe Departamento de Tecnologías de Información Dirección del Trabajo

Fiscalía

Secretaría General

Unidad de Segundad y Salud en el Trabajo

Unidad de Informática

Oficina de Partes

Archivo Central

ANEXO I

FORMATO DE ARCHIVO DE ENVÍO DE DEFICIENCIAS E INFRACCIONES DETECTADAS POR LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO

Campo Tipo Descripción Rut empresa Numérico Rut de empresa fiscalizada, sin puntos. Dv Carácter Dígito verificación Razón Social Carácter Domicilio Fiscalizado Carácter Antecedentes del domicilio Fiscalizado

Código Comuna Fiscalizada Numérico Sepin tabla publicada en www.smim el cómo

"Código único Territorial" en la circular N° 86.

Región Fiscalizada Numérico Seeún tabla tniblicada en www.sínim el cómo

"Código único Territorial" en la circular N° 86. Numero Comisión Numérico Numero que individualiza el proceso de fiscalización realizada Fecha Origen Fecha Fecha de origen que se interpone la denuncia o fecha que se define el programa de fiscalización cuando así sea Código Materia Numérico Código interno de la materia denunciada que se relaciona con la descripción del Hecho en la linea

siguiente Hecho Deficiente Carácter Descripción no codificada y declarada por el fiscalizador cuando sea una deficiencia Resolución Numérico Numero de resolución y correlativo de la sanción Código Infracción Carácter Según listado interno de D.T. Glosa Infracción Carácter Glosa fija que depende del código Código Tipo Gravedad Numérico Codificación del tipo de gravedad Glosa Gravedad Carácter Glosa explicativa del tipo de gravedad Hecho Infraccional Carácter Descripción no codificada y declarada por el fiscalizador cuando sea una infracción Tipo Registro Numérico 01 si es Deficiencia 02 si es Infracción Código Inspección Numérico Según listado interno de D T. Nombre Inspección Carácter Antecedentes de la inspección con jurisdicción sobre obra o faena fiscalizada Domicilio Inspección Carácter Antecedentes de la inspección con jurisdicción sobre obra o faena fiscalizada Código Comuna Inspección Numérico Sefn'in lahla piihlií-arla m

■ ívww mnim r-l r-r.mn "Código único Territorial" en la circular N" 86 Organismo administrador Numérico 20111 ACHS 20112 IST 20113 MUTUAL 30100 INP Secuencia Numérico Numero de secuencia de envío de archivos Fecha notificación Fecha Fecha de notificación a la mutual de las deficiencias o infracciones, en este caso corresponde a la fecha de envió del correo electrónico

• Los campos serán separados por el carácter (;)

Logo y Nombre Organismo Administrador

ANEXO II

PRESCRIPCIÓN DE MEDIDAS CORRECTIVAS

Este Organismo Administrador de la Ley N° 16.744 instruye al representante de la Em presa: , R ut : -

, Don: , las medidas correctivas que se detallan, las que se deberán implementar en los plazos señalados, para corregir las infracciones o deficiencias constatadas por la Inspección del Trabajo de «provincia o comuna», Código Inspección

Infracción o deficiencia informada por la Dirección del Trabajo: (Utilice una fila pata cada infracción o deficiencia) Tipo de Medida {I- Inmediata D= diferida)

Código Infracción o deficiencia

Plazo pata implementar las medidas (días o fecha limite) Medida(s) Correctiva(s). (para cada infracción o deficiencia, señale la o las correspondientes medidas conectivas)

Agregue las filas necesarias según el número de infracciones o deficiencias.

Nombre y Firma del Representante de la empresa Nombre y Firma del Profesional del organismo administrador

Fecha Prescripción de Medidas

Este documento es auditable y deberá estar disponible en la empresa para las entidades fiscalizadoras. La empresa deberá informar por escrito, en papel o medio digital, al organismo administrador el cumplimiento de las medidas prescritas.

Logo y Nombre Organismo Administrador ANEXO III

CARTA: N9 I

ANT.: 1) Inciso final del Artículo 184 Código del Trabajo. 2) Resolución N° '

MAT.: Informa medidas de seguridad prescritas a

empresas, de acuerdo a lo instruido en Circular NQ , de 2007, de la Superintendencia de Seguridad Social.

FECHA

DE : «ORGANISMO ADMINISTRADOR»

A INSPECCIÓN DEL TRABAJO DE «provincia o comuna de asiento»

«dirección» «ciudad»

De acuerdo con lo estipulado en la norma legal que se

señala en el antecedente, cumplo con informar a Ud. las medidas prescritas a las siguientes

empresas: «nombre de la empresa» «R.U.T. de la empresa» «nombre de la empresa» «R.U.T. de la empresa» «nombre de la empresa» «R.U.T. de la empresa»

Se adjuntan tos correspondientes informes de prescripción de medidas correctivas, los que en total son «indicar número de documentos al menos 1 por

empresa informada».

Saluda a usted,

Nombre, firma y timbre Organismo Administrador

Original : Inspección del Trabajo Copia : Superintendencia de Seguridad Social

1 Corresponde al Número de Resolución contenido en el archivo plano que se remitió al Organismo Administrador.

ANEXO IV

FORMATO DE ARCHIVO PARA INFORMAR A LA SUSESO DE LA PRESCRIPCIÓN DE MEDDIAS PARA CORREGDJ LAS DEFICIENCIAS E INFRACCIONES DETECTADAS POR LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO Y SU SEGUIMIENTO

Campo Tipo Descripción Tipo de Información Numérico 1 = Registro de Prescripción o

2 = Registro de Seguimiento Cumple medidas o

Fecha Fecha en que se aplicó la prescnpción o fecha en

3 = Registro de Seguimiento No Cumple medidas Rut empresa Numérico Rut de empresa fiscalizada, sin puntos. Dv Carácter Dígito venficación Numero Comisión Numérico Numero que individualiza el proceso de fiscalización realizada Fecha prescripción/ Fecha Seguimiento

que se efectuó el seguimiento, según corresponda Código comuna oficina del Organismo Administrador Numénco Seeún tabla Dubhcada en: www.sinrm.cl cómo "Código único Territorial" en la circular N° 86. Código Matena Numérico Código interno a la D T de la matena denunciada

que se relaciona con la descripción del Hecho. Hecho Deficiente Carácter Descripción no codificada y declarada por el fiscalizador cuando sea una deficiencia Resolución Numénco Numero de resolución v correlativo de Id sanción Código Infracción Carácter Según listado interno de D T Tipo Registro Numénco 01 si es Deficiencia 02 si es Infracción Código Inspección Numénco Según listado interno de D T Glosa medida prescrita o Glosa de seguimiento Carácter Descnpción de la medida presenta o de las

acciones especificas adoptadas en caso de incumplimiento de las medidas presentas, según corresponda Organismo administrador Numérico 20111 ACHS 20112 IST 20113 MUTUAL 30100 INP Secuencia Numénco Numero de secuencia del archivo en que fue enviada por la D T Número Oficio Numénco Número del documento Fecha Oficio Fecha Fecha de emisión del Documento.

• Los campos serán separados por el carácter (;)

ANEXO V

FORMATO DE ARCHIVO DE LAS EMPRESAS INFRACCIONADAS POR LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO, NO AFILIADAS O NO ADHERIDAS AL ORGANISMO ADMINISTRADOR NOTIFICADO

Campo Tipo Descripción Rut empresa Numénco Rut de empresa fiscalizada, sm puntos. Dv Carácter Dígito verificación Observaciones Carácter Indicar el periodo en que estuvo adherida o afiliada, cuando corresponda Resolución Numérico Numero de resolución y correlativo de la sanción Organismo administrador Numérico 20111 ACHS 20112 IST 20113 MUTUAL 30100 INP Secuencia Numérico Numero de secuencia de envío de archivos Fecha notificación Fecha Fecha de notificación a la mutual de las deficiencias o infracciones, en este caso corresponde a la fecha de envió del correo electrónico

• Los campos serán separados por el carácter (;)

Superintendencia de Seguridad Social

ANEXO VI

MANUAL DE USUARIO PARA EL ENVIÓ DE ARCHIVOS VIA INTERNET

Versión 2.0 Septiembre 2007

Superintendencia de Seguridad Social

Pantallas del Sistema >

A continuación se muestra un conjunto de pantallas que ayudan a visualizar la utilización del sitio para estos efectos.

1. Pantalla Inicial SUSESO. Debe conectarse al sitio www.suseso.cl

B*«¡£5£>jñü¿¿ — ■ ■ rrt í-rtfiss"

Se debe hacer clic en la opción "Sitios Web Relacionados". A través de esta opción, se

puede acceder a 'Transmisión de Archivos Entidades" (bajo el segmento "Extranet"). Luego se activa la página de Inicio de Sesión

Superintendencia de Seguridad Social

2. Inicio de sesión

Esta es la página inicial de acceso al sistema. Para acceder a él se debe:

1 . Introducir un usuario y una contraseña válidos. 2. Hacer clic en "Iniciar Sesión".

Si el usuario y la contraseña son correctas esta página nos llevará a la opción "Estado de Envíos", para poder identificar inmediatamente los archivos que están con carácter pendiente. De lo contrario, se solicitará que se ingrese un usuario y contraseñas correctas.

SUSESO

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Se puede tener tantos usuarios como sea necesario. A la vez, cada usuario puede tener a su

cargo tantos archivos como sea requerido.

Los usuarios son creados por un Administrador del Sistema en SUSESO a solicitud, y dependiendo de las necesidades de las Entidades reportantes. Para estos efectos, es necesario solicitar la creación de usuarios enviando un correo electrónico al encargado del Portal Web (en este caso [correo reservado]), indicando el nombre del usuario, su correo electrónico haciendo referencia al proyecto : "SUBCONTRATACIÓN".

Superintendencia de Seguridad Social

3. Estado de Envíos

3.1. Visualización de los estados

Para visualizar el estado de los envíos se debe:

1) Seleccionar a las instituciones que deseen desplegarse. Esto es para los usuarios que estén habilitados para administrar a mas de una entidad reportante, de otra manera se

debe seleccionar la única entidad (o institución) que en pantalla se despliega. 2) Indicar el año (que por defecto es el presente). 3) Seleccionar el proyecto al cual pertenece el archivo (para estos efectos, proyecto "SUBCONTRATACION"). 4) Hacer clic en mostrar informe.

La combinatona de estados y archivos genera una "matriz de estados" (Cuadro de estado de

archivos). En ella se puede ver el estado actual de los archivos enviados.

Superintendencia de Seguridad Social

3.2. Despliegue del Detalle de Estados

Haciendo clic en el "Estado del Archivo", se abre una nueva ventana en la que se puede apreciar el detalle de ese estado seleccionado, así como también el historial o ciclo de vida del archivo en particular, identificando las fechas, usuarios y estados que ha tenido ese archivo a través del tiempo.

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Cada archivo "procesado" tiene asociado dos archivos, archivo "Log" y archivo "Bad". El archivo Log indica el detalle de la carga del archivo (resumen de registros cargados y no cargados y la razón de por qué no fueron cargados los registros). El archivo Bad es un archivo que se "genera" con los registros "no cargados". Por ello un archivo que no contiene inconsistencias no tiene asociado un archivo "Bad".

Superintendencia de Seguridad Social

4. Envío de archivos

1. Se debe identificar el proyecto (para estos efectos, proyecto "SUBCONTRATACION") 2. Se debe identificar el año de envío (por defecto es siempre el presente año) 3 Se puede escoger uno o mas archivos a enviar, y hacer che en "enviar archivos".

Cuando el envío se haya completado (con o sin errores), la página contará con un despliegue del estado de envío de estos archivos. Esta información es también enviada al usuario via correo electrónico (a la dirección electrónica asociada al usuario) para que pueda hacer uso de ella en su gestión.

La confirmación del envío a través de correo puede estar dirigida al usuario que envía y a

otra persona (supervisor, administrador, etc.) y dependerá del funcionamiento propio de la entidad reportante. Las direcciones de correo escogidas pueden ser solicitadas junto a la creación de los usuarios o también de manera postenor a quien sea la persona responsable enlaSLSFSO

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Superintendencia de Segundad Social

5. Documentación Online

En esta opción se puede acceder a la Documentación Oficial disponible, como el formato de los archivos para cada uno de los proyectos (para estos efectos, provecto "SUBCONTRATACION"), manuales de uso y otros.

£ ?r.\".r"ir^—'iBEat:

Haciendo che archivo requerido, éste se descarga y se visuah/a la misma pantalla. pudicndo guardar el documento en el computador remoto.

Este vínculo del Portal Web contiene los "Últimos Formatos Oficiales" para cada uno t los archivos Cualquier modificación a estos formatos se informará via correo electrónico será publicada en este sector del Portal Web

recomendable

NOTA En algunos casos para visualizar "actualizaciones" en la página i borrar los "archivos temporales" y las "cookics" antes de cargarla.

Superintendencia de Seguridad Social

6. Nomenclatura del Archivo

6.1 Nombre de los Archivos

El formato completo del nombre del archivo es. EEEEENNCCC.MES

Donde:

EEEEE = Código de la Entidad que envía.

"NN - Número identificatono de la materia correspondiente al archivo, este correlativo es mensual y único para todo envío, debiendo inicializarse cada nuevo mes.

Para el caso particular de lo informado por la DT deben ser :

01 : Infracciones informadas a la Mutual de Seguridad 02 : Infracciones informadas al IST. 03 : Infracciones informadas a la ACHS 04 : Infracciones informadas al INP

Para el caso particular de las Mutualidades y el INP, este número debe ser, según el caso:

10: Prescripciones o Medidas 20 : Empresas no adheridas / afiliadas

CCC = Número correlativo mensual correspondiente al envío de un archivo. MES = Extensión del archivo (variable), corresponde al mes de envío.

Nota:

Considerar en el MES las tres primeras letras del mes que se informa, a saber.

Enero = ENE. Febrero = FEB, Marzo = MAR. Abril = ABR, Mayo

= MAY. Jumo = JUN. Julio = JUL, Agosto =-- AGO, Septiembre = SEP, Octubre =OCT, Noviembre = NOV. Diciembre = DIC

6.2 Reenvío de Archivos:

Si en un archivo transmitido se encuentra cualquier tipo de error, ya sea este de formato o de valor de campo en cualquier registro, se rechazará el archivo en su totalidad, esperando

que sea corregido y vuelto a enviar. Esta es la única posibilidad que se permitirá una

retransmisión de un archivo. Cabe señalar que no se validará el número de registros entre

un envío y el siguiente, por tanto el último envío correcto, de un archivo, es el que se

cargará a la base de datos.

6.3 Formato de Campos:

Para todos los archivos especificados, el carácter a utilizar como separador de campos será

";" (punto y coma).

En el caso de los campos fecha tienen el formato AAAAMMDD sin separadores.