N° 3070 de 2015

Superintendencia AU08-2014-06257 de Seguridad

Social

Gobierno de Chile

CIRCULAR N° 3070

SANTIAGO, 14 ENE 2015

PLAN ANUAL E INFORMES SOBRE LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS

IMPARTE INSTRUCCIONES A LAS MUTUALIDADES DE EMPLEADORES DE LA LEY N°16.744 Y AL INSTITUTO DE SEGURIDAD LABORAL

En uso de sus facultades fiscalizadoras contempladas en las Leyes N°s 16.395 y 16.744, esta Superintendencia ha considerado necesario impartir las siguientes instrucciones respecto a la información que los Organismos Administradores de la Ley Nº 16.744 deben remitir referente a las actividades de auditoría que realizan a través de su área de Auditoría Interna y por Auditores Externos, conforme a lo dispuesto en el artículo 54 de la Ley N° 16.395.

I. Objetivo y marco de la normativa

La Ley N° 16.395, Orgánica de la Superintendencia de Seguridad Social, establece en su artículo 54 que: "En caso de realizar auditorías, las instituciones fiscalizadas deberán informar a la Superintendencia los resultados de las mismas y las medidas correctivas aplicadas en caso de ser necesarias, conforme a lo instruido por dicho Servicio.".

Al respecto, esta Superintendencia ha estimado necesario solicitar a los Organismos Administradores de la Ley N° 16.744, en adelante Organismos Administradores, remitir el plan anual de auditoría que tengan previsto ejecutar en el transcurso del ejercicio económico, así como también los informes de las auditorías efectuadas en el período, de modo de informar a esta Superintendencia respecto de los resultados y las medidas correctivas asociadas a las revisiones contempladas en el referido plan anual. II. Plan anual de auditoría En conformidad con lo establecido en la Circular N° 2.892, de 17 de diciembre de 2012, sobre Norma de Control Interno, la unidad de Auditoría Interna debe establecer un plan anual de auditoría, el cual debe ser realizado en forma objetiva e independiente de las funciones operacionales.

Al respecto, los Organismos Administradores deben confeccionar un plan anual de auditoría donde se detallen todos los procesos o actividades que se auditarán en el transcurso del ejercicio económico, el que debe ser aprobado por el Directorio o por la Dirección Institucional, según corresponda.

En la confección del plan anual de auditoría los Organismos Administradores deben tener presente el enfoque de gestión de riesgos de la Entidad, considerando los niveles de aceptación de riesgos definidos por el Directorio o por la Dirección Institucional, según corresponda.

Asimismo, el plan anual de auditoría debe considerar, a lo menos, los siguientes aspectos:

a) Proceso o actividad que se auditará.

b) Objetivo de la auditoría.

c) Alcance de la auditoría.

d) Recursos humanos estimados para la ejecución de la auditoría, indicando de ser necesario la contratación de servicios externos especializados.

e) Período de tiempo en el que se ejecutará la auditoría.

Por otra parte, tratándose de auditorías especiales o que se hayan dispuesto para satisfacer alguna necesidad institucional de carácter extraordinario, y que no se encuentren previstas como parte del plan anual de auditoría, deberán de igual manera ser incorporadas dentro del plan, debiendo éste ser modificado y debidamente aprobado por el Directorio o por la Dirección Institucional, según corresponda. Cabe señalar que la ejecución del plan anual de auditoría, no estará sujeta a la aprobación o calificación de esta Superintendencia; debiendo disponerse su realización de acuerdo a los procedimientos normales de la entidad en la materia.

No obstante lo indicado en el párrafo precedente, esta Superintendencia podrá requerir la realización de auditorías respecto de temas específicos, de conformidad con lo establecido en el artículo 48° de la Ley N° 16.395.

III. Informes de auditoría Los resultados de las auditorías realizadas deben ser comunicados a los estamentos correspondientes a través de un informe de auditoría firmado por el auditor, el que debe contener una opinión escrita respecto de la revisión efectuada.

Si bien, el formato y el contenido del referido informe obedecen a los criterios de cada Entidad o al tipo de trabajo realizado, se deben tener presente a los menos los siguientes aspectos:

a) Descripción del objetivo general y específico de la auditoría.

b) Descripción del alcance de la auditoría.

c) Unidades de la organización y procesos revisados.

d) Fecha de inicio y término de la revisión.

e) Descripción de la metodología utilizada en la revisión.

f) Descripción de los resultados de la auditoría.

g) Conclusiones y opiniones de la auditoría.

h) Recomendaciones y planes de acción.

Los informes de auditoría no estarán sujetos a la aprobación o calificación de esta Superintendencia; debiendo disponerse su realización de acuerdo a los procedimientos normales de la entidad en la materia. Sin embargo, esta Superintendencia podrá requerir información ampliada sobre cualquiera de las actividades realizadas. IV. Envío de información a esta Superintendencia

Los Organismos Administradores deben remitir formalmente a esta Superintendencia, mediante carta, el plan anual de auditoría, los informes de las auditorías efectuadas en el período y un reporte de avance del plan anual. Adicionalmente, el envío debe ser realizado al correo electrónico [correo reservado].

IV.1 Envío del plan anual de auditoría La información requerida sobre el plan anual de auditoría corresponde a los procesos normales de control, con aprobación del Directorio o de la Dirección Institucional, según corresponda, como también de aquellos trabajos que en materia de auditoría especiales puedan ser encargados a profesionales externos, respecto de los cuales regirá la misma petición de informar sobre su ejecución a esta Superintendencia.

El plan anual de auditoría, así como cualquier modificación a éste, debe ser remitido a esta Superintendencia formalmente en un plazo máximo de 10 días hábiles, contado desde el día siguiente a la celebración de la Sesión de Directorio donde éste fue aprobado o a la fecha de aprobación por parte de la Dirección Institucional, según corresponda. No obstante, el plan anual de auditoría correspondiente al año 2015, debe ser enviado a más tardar el día 2 de marzo de 2015.

IV.2 Envío de los informes de auditoría Los Organismos Administradores deben remitir a esta Superintendencia semestralmente, los informes de las auditorías internas y externas efectuadas en el período, adjuntando los informes finales de auditoría que han sido presentados al Directorio o a la Dirección Institucional, según corresponda.

Los informes de auditoría deben ser enviados a esta Superintendencia dentro de los 30 días siguientes al término del respectivo semestre.

No obstante lo anterior, en lo relativo a aquellas auditorías dispuestas por la Entidad durante el año, esta Superintendencia podrá consultar cuando lo estime conveniente acerca de su nivel de cumplimiento y grado de avance. En relación a aquellos trabajos que en materia de auditoría puedán ser encargados a profesionales externos, regirá la misma petición de informar sobre su ejecución a esta Superintendencia.

IV.3 Envío del reporte de avance del plan anual de auditoría Los Organismos Administradores deben remitir a esta Superintendencia semestralmente, junto con los informes de auditoría señalados en el punto IV.2 anterior, un reporte de avance del plan anual de auditoría, indicando a lo menos lo siguiente:

a) Auditorías realizadas en el período.

b) Grado de cumplimiento de los objetivos del plan.

c) Áreas revisadas.

d) Fecha de inicio y término de la revisión.

e) Unidad o empresa que la ejecutó.

f) Cualquier antecedente complementario útil para su mejor comprensión o interpretación.

El reporte de avance del plan anual de auditoría debe ser aprobado por el Directorio o por la Dirección Institucional, según corresponda, y posteriormente remitido a esta Superintendencia dentro de los 30 días siguientes al término del respectivo semestre.

V. Vigencia

El cumplimiento de las exigencias contenidas en la presente circular será de carácter obligatorio a contar de la planeación y ejecución del ejercicio económico correspondiente al año 2015.

Saluda atentamente a Ud., CLAUDIO REYES BARRIENTOS

SUPERINTENDENTE-DE-SEGURIDAD SOCIAL

RAM/ETS/PGO

DISTRIBUCION

- Mutualidades de la Ley N° 16.744 - Instituto de Seguridad Laboral - Departamento de Supervisión y Control - Oficina de Partes - Archivo Central