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ORD. N°1946/29
Instrumento Colectivo; Firma Electrónica;
Normas citadas
- codigo civil, articulo 1699
- codigo del trabajo, articulo 320 ver otros del art. 320
- codigo del trabajo, articulo 324 ver otros del art. 324
- ley 19.799, articulo 2
- ley 19.799, articulo 3
Dictámenes concordantes
- dictamen 1946/29, 05.08.2021
- dictamen 3362/53 de 01.09.2014
- dictamen 728/9 de 12.02.2015
- dictamen 789/15, 16.02.2015
Texto
Trabajo Dirección del
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales SK (1614) 2020 029
1.946
DICTAMEN N
MATERIA:
Instrumentos colectivos. Firma electrónica.
RESUMEN:
1-. Los instrumentos colectivos se encuentran dentro
de aquellos que pueden ser creados y constar
exclusivamente por medios electrónicos.
2-. Dado su carácter privado, los instrumentos
colectivos sólo requieren para su validez de firma
electrónica simple, en la medida que la alternativa
escogida se enmarque en lo señalado por letra f) del
artículo 2° de la Ley Nº19.799.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 12.07.2021, de Jefe Departamento
Jurídico y Fiscal.
2)Correo electrónico de 14.04.2021 y 06.05.2021, de
Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales.
3) Correo electrónico de 06.10.2020 de Jefa (S) de
Departamento de Relaciones Laborales.
FUENTES:
Artículos 320 inciso 3° y 324 inciso 2° del Código del
Trabajo.
CONCORDANCIAS:
DictámenesN°3362/53 de 01.09.2014, N°0728/9 de
12.02.2015 y N°0789/15 de 16.02.2015.
SANTIAGO, 05 AGO 2021
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
A : JEFE DEPARTAMENTO DE INSPECCIÓN
Mediante correo electrónico de antecedente 3), se ha solicitado un
pronunciamiento respecto de la posibilidad de suscribir los instrumentos colectivos
señalados en el artículo 320 y siguientes del Código del Trabajo, utilizando medios
electrónicos.
Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
1-. Utilización de medios electrónicos. Debemos, en primer término, referirnos a la
posibilidad de emplear medios digitales en el contexto de la relación laboral.
Sobre la materia, resulta útil tener en consideración que esta Dirección,
mediante el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha señalado que no existe
inconveniente jurídico para que los empleadores creen, firmen y gestionen la
documentación que emana de la relación laboral individual a través de medios
electrónicos, en la medida que los sistemas destinados a tal fin se ajusten a las
condiciones que el mismo pronunciamiento detalla.
Por otra parte, el Dictamen N°3362/53 de 01.09.2014, entre otros, ha
reconocido la posibilidad de emplear medios digitales para el desarrollo de los
procesos eleccionarios propios de las organizaciones sindicales y asociaciones de
funcionarios de la Administración del Estado.
La doctrina contenida en los citados informes encuentra fundamento en lo
dispuesto en el inciso 1° del artículo 3º de la Ley N°19.799 sobre Documentos
Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, prescribe:
“Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o
jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera
y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel.
Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija
que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea
consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito”.
El texto transcrito consagra positivamente el principio de no discriminación
respecto del soporte, asegurando que a los documentos que consten de manera
digital, se les deba otorgar el mismo valor jurídico que a sus homólogos en papel.
A mayor abundamiento, la letra d) del artículo 2° de la Ley N°19.799 sobre
Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha
Firma, señala:
“d) Documento electrónico: toda representación de un hecho, imagen o idea
que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y
almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior;”.
De este modo, es dable concluir, inicialmente, que no existe ningún
impedimento normativo para que los instrumentos colectivos, esencialmente ligados
a la relación laboral, puedan ser creados y suscritos a través de medios electrónicos.
2-. Naturaleza jurídica de los instrumentos colectivos. Al respecto, es del caso indicar
que el Código Civil, en su artículo 1699 inciso 1°, define el instrumento público o
auténtico como “el autorizado con las solemnidades legales por el competente
funcionario”.
Ahora bien, dado que el legislador sólo se ha referido a la caracterización de
los instrumentos públicos, debemos entender que, a contrario sensu, serán
instrumentos privados todos aquellos que no posean el carácter de instrumento
público.
En tal contexto, es necesario indicar que, de acuerdo con el inciso 3° del
artículo 320 del Código del Trabajo, los instrumentos colectivos “deberán constar por
escrito y registrarse en la Inspección del Trabajo”, es decir, se encuentran sujetos a
dos condiciones formales.
Sin embargo, el precepto en examen no requiere para su perfeccionamiento
de la intervención de un ministro de fe, condición esencial para otorgarles el carácter
de instrumentos públicos de acuerdo con el citado artículo 1699 inciso 1° del Código
Civil, por lo que, necesariamente, debemos concluir que se trata de instrumentos
privados.
En efecto, el acto de registro a que se refiere el inciso 3° del artículo 320 del
Código del Trabajo, sólo consiste en la incorporación del documento en una lista, no
formando parte del proceso de exteriorización de la voluntad colectiva plasmada en
el instrumento colectivo.
En tal orden de ideas, debemos hacer presente que el inciso 3° del artículo
3º de la Ley N°19.799, contempla tres excepciones respecto de ciertos actos o
contratos en los cuales no cabe la utilización de documentación en formato
electrónico. Dichas excepciones son las siguientes:
“a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de
cumplirse mediante documento electrónico;
b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las
partes, y
c) Aquellos relativos al derecho de familia”.
De acuerdo con la naturaleza jurídica de los documentos que emanan de la
relación laboral, esto es, instrumentos privados, y lo señalado en los artículos 320 y
siguientes del Código del Trabajo, es dable colegir que ninguna de las excepciones
antedichas se presenta como un obstáculo para la creación y suscripción de
instrumentos colectivos por medios electrónicos.
Finalmente, sobre este punto, es del caso indicar que la determinación del
carácter de instrumentos privados resulta esencial para establecer el tipo de firma
electrónica que requerirán estos documentos, según veremos a continuación.
3-. Firma electrónica de los instrumentos colectivos. Acerca de este punto, debemos
referirnos a dos cuestiones esenciales:
a) Necesidad de firmar los instrumentos colectivos. En cuanto a la necesidad de
requerir la firma de los intervinientes en los instrumentos colectivos, debemos hacer
presente que la legislación laboral no contempla ninguna norma que exija
expresamente tal requisito para la existencia o validez de los actos jurídicos de que
se trata.
Sin embargo, tal exigencia surge tácitamente del análisis de ciertas
disposiciones del Código del ramo, por ejemplo, del inciso 3° del artículo 320, el cual
prescribe que el plazo de cinco días para el registro del instrumento colectivo en la
correspondiente Inspección del Trabajo se contará desde la suscripción del
instrumento.
En el mismo sentido, el inciso 2° del artículo 324 señala que: “De no existir
instrumento colectivo anterior, la vigencia se contará a partir del día siguiente al de
su suscripción”.
Como es dable apreciar de los preceptos transcritos, si bien el legislador no
ha señalado expresamente que los instrumentos colectivos deben ser firmados, ya
que sólo exige su escrituración, resulta evidente que, sin la rúbrica del documento,
no podrán contarse, por ejemplo, los términos que el mismo Código del Trabajo
indica para proceder a su registro y, además, para establecer la vigencia de los
derechos y obligaciones que el documento contempla.
b) Tipo de firma requerida para su validez jurídica. Sobre la materia, es necesario
indicar primeramente que, en virtud del citado principio de no discriminación del
soporte, los instrumentos colectivos pueden ser suscritos usando firmas electrónicas.
En efecto, el inciso 3° del artículo 3° de la Ley N°19.799, señala
expresamente que: “La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se mirará
como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo establecido
en los artículos siguientes”.
Ahora bien, aclarado lo anterior, cabe indicar que la citada Ley N°19.799
regula dos tipos de rúbricas; la firma electrónica simple (FES) y la firma electrónica
avanzada (FEA).
A mayor abundamiento, el artículo 4º del cuerpo normativo en examen
dispone que: “Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento
público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada”.
Al respecto, y teniendo en consideración la naturaleza de instrumentos
privados de los documentos de que se trata, no cabe sino concluir que para su
validez sólo se requerirá de firma electrónica simple.
No obstante, es dable estimar que, sin alterar la naturaleza de aquella,
resultará útil incorporar a los instrumentos colectivos mecanismos de verificación y/o
cotejo de los textos suscritos, por ejemplo, códigos bidimensionales.
Finalmente, se estima necesario hacer presente que, dado que los
instrumentos colectivos pueden ser creados y suscritos a través de medios
electrónicos, ellos pueden ser enviados a este Servicio para proceder a su registro
utilizando también herramientas digitales. Una conclusión contraria implicaría obligar
a las partes a imprimir tales documentos y portarlos en formato de papel, medida que
resultaría contraria al principio de no discriminación del soporte contemplado en la
Ley N°19.799.
En conclusión, en virtud de lo dispuesto en las normas legales citadas,
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cúmpleme
informar a usted lo siguiente:
1-. Los instrumentos colectivos se encuentran dentro de aquellos que pueden ser
creados y constar exclusivamente por medios electrónicos.
2-. Dado su carácter privado, los instrumentos colectivos sólo requieren para su
validez de firma electrónica simple, en la medida que la alternativa escogida se
enmarque en lo señalado por la letra f) del artículo 2° de la Ley Nº19.799.
Saluda a Ud.,
DIRECTORA
KILIA JEREZ AREVALO
ABOGADA
DIRECTORA DÉLTRABAJO
JDTP/LBP/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes
Control
Boletin
Dpto. D.T.
Subdirectora
U. Asistencia Técnica
XV Regiones
Sr. Jefe Gabinete Ministro del Trabajo y Previsión Social
Sr. Subsecretario del Trabajo
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos,
Innovación y Estudios Laborales SK (1614) 2020 029
1.946
DICTAMEN N
MATERIA:
Instrumentos colectivos. Firma electrónica.
RESUMEN:
1-. Los instrumentos colectivos se encuentran dentro
de aquellos que pueden ser creados y constar
exclusivamente por medios electrónicos.
2-. Dado su carácter privado, los instrumentos
colectivos sólo requieren para su validez de firma
electrónica simple, en la medida que la alternativa
escogida se enmarque en lo señalado por letra f) del
artículo 2° de la Ley Nº19.799.
ANTECEDENTES:
1) Instrucciones de 12.07.2021, de Jefe Departamento
Jurídico y Fiscal.
2)Correo electrónico de 14.04.2021 y 06.05.2021, de
Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y
Estudios Laborales.
3) Correo electrónico de 06.10.2020 de Jefa (S) de
Departamento de Relaciones Laborales.
FUENTES:
Artículos 320 inciso 3° y 324 inciso 2° del Código del
Trabajo.
CONCORDANCIAS:
DictámenesN°3362/53 de 01.09.2014, N°0728/9 de
12.02.2015 y N°0789/15 de 16.02.2015.
SANTIAGO, 05 AGO 2021
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
A : JEFE DEPARTAMENTO DE INSPECCIÓN
Mediante correo electrónico de antecedente 3), se ha solicitado un
pronunciamiento respecto de la posibilidad de suscribir los instrumentos colectivos
señalados en el artículo 320 y siguientes del Código del Trabajo, utilizando medios
electrónicos.
Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:
1-. Utilización de medios electrónicos. Debemos, en primer término, referirnos a la
posibilidad de emplear medios digitales en el contexto de la relación laboral.
Sobre la materia, resulta útil tener en consideración que esta Dirección,
mediante el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha señalado que no existe
inconveniente jurídico para que los empleadores creen, firmen y gestionen la
documentación que emana de la relación laboral individual a través de medios
electrónicos, en la medida que los sistemas destinados a tal fin se ajusten a las
condiciones que el mismo pronunciamiento detalla.
Por otra parte, el Dictamen N°3362/53 de 01.09.2014, entre otros, ha
reconocido la posibilidad de emplear medios digitales para el desarrollo de los
procesos eleccionarios propios de las organizaciones sindicales y asociaciones de
funcionarios de la Administración del Estado.
La doctrina contenida en los citados informes encuentra fundamento en lo
dispuesto en el inciso 1° del artículo 3º de la Ley N°19.799 sobre Documentos
Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, prescribe:
“Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o
jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera
y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel.
Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija
que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea
consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito”.
El texto transcrito consagra positivamente el principio de no discriminación
respecto del soporte, asegurando que a los documentos que consten de manera
digital, se les deba otorgar el mismo valor jurídico que a sus homólogos en papel.
A mayor abundamiento, la letra d) del artículo 2° de la Ley N°19.799 sobre
Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha
Firma, señala:
“d) Documento electrónico: toda representación de un hecho, imagen o idea
que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y
almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior;”.
De este modo, es dable concluir, inicialmente, que no existe ningún
impedimento normativo para que los instrumentos colectivos, esencialmente ligados
a la relación laboral, puedan ser creados y suscritos a través de medios electrónicos.
2-. Naturaleza jurídica de los instrumentos colectivos. Al respecto, es del caso indicar
que el Código Civil, en su artículo 1699 inciso 1°, define el instrumento público o
auténtico como “el autorizado con las solemnidades legales por el competente
funcionario”.
Ahora bien, dado que el legislador sólo se ha referido a la caracterización de
los instrumentos públicos, debemos entender que, a contrario sensu, serán
instrumentos privados todos aquellos que no posean el carácter de instrumento
público.
En tal contexto, es necesario indicar que, de acuerdo con el inciso 3° del
artículo 320 del Código del Trabajo, los instrumentos colectivos “deberán constar por
escrito y registrarse en la Inspección del Trabajo”, es decir, se encuentran sujetos a
dos condiciones formales.
Sin embargo, el precepto en examen no requiere para su perfeccionamiento
de la intervención de un ministro de fe, condición esencial para otorgarles el carácter
de instrumentos públicos de acuerdo con el citado artículo 1699 inciso 1° del Código
Civil, por lo que, necesariamente, debemos concluir que se trata de instrumentos
privados.
En efecto, el acto de registro a que se refiere el inciso 3° del artículo 320 del
Código del Trabajo, sólo consiste en la incorporación del documento en una lista, no
formando parte del proceso de exteriorización de la voluntad colectiva plasmada en
el instrumento colectivo.
En tal orden de ideas, debemos hacer presente que el inciso 3° del artículo
3º de la Ley N°19.799, contempla tres excepciones respecto de ciertos actos o
contratos en los cuales no cabe la utilización de documentación en formato
electrónico. Dichas excepciones son las siguientes:
“a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de
cumplirse mediante documento electrónico;
b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las
partes, y
c) Aquellos relativos al derecho de familia”.
De acuerdo con la naturaleza jurídica de los documentos que emanan de la
relación laboral, esto es, instrumentos privados, y lo señalado en los artículos 320 y
siguientes del Código del Trabajo, es dable colegir que ninguna de las excepciones
antedichas se presenta como un obstáculo para la creación y suscripción de
instrumentos colectivos por medios electrónicos.
Finalmente, sobre este punto, es del caso indicar que la determinación del
carácter de instrumentos privados resulta esencial para establecer el tipo de firma
electrónica que requerirán estos documentos, según veremos a continuación.
3-. Firma electrónica de los instrumentos colectivos. Acerca de este punto, debemos
referirnos a dos cuestiones esenciales:
a) Necesidad de firmar los instrumentos colectivos. En cuanto a la necesidad de
requerir la firma de los intervinientes en los instrumentos colectivos, debemos hacer
presente que la legislación laboral no contempla ninguna norma que exija
expresamente tal requisito para la existencia o validez de los actos jurídicos de que
se trata.
Sin embargo, tal exigencia surge tácitamente del análisis de ciertas
disposiciones del Código del ramo, por ejemplo, del inciso 3° del artículo 320, el cual
prescribe que el plazo de cinco días para el registro del instrumento colectivo en la
correspondiente Inspección del Trabajo se contará desde la suscripción del
instrumento.
En el mismo sentido, el inciso 2° del artículo 324 señala que: “De no existir
instrumento colectivo anterior, la vigencia se contará a partir del día siguiente al de
su suscripción”.
Como es dable apreciar de los preceptos transcritos, si bien el legislador no
ha señalado expresamente que los instrumentos colectivos deben ser firmados, ya
que sólo exige su escrituración, resulta evidente que, sin la rúbrica del documento,
no podrán contarse, por ejemplo, los términos que el mismo Código del Trabajo
indica para proceder a su registro y, además, para establecer la vigencia de los
derechos y obligaciones que el documento contempla.
b) Tipo de firma requerida para su validez jurídica. Sobre la materia, es necesario
indicar primeramente que, en virtud del citado principio de no discriminación del
soporte, los instrumentos colectivos pueden ser suscritos usando firmas electrónicas.
En efecto, el inciso 3° del artículo 3° de la Ley N°19.799, señala
expresamente que: “La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se mirará
como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo establecido
en los artículos siguientes”.
Ahora bien, aclarado lo anterior, cabe indicar que la citada Ley N°19.799
regula dos tipos de rúbricas; la firma electrónica simple (FES) y la firma electrónica
avanzada (FEA).
A mayor abundamiento, el artículo 4º del cuerpo normativo en examen
dispone que: “Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento
público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada”.
Al respecto, y teniendo en consideración la naturaleza de instrumentos
privados de los documentos de que se trata, no cabe sino concluir que para su
validez sólo se requerirá de firma electrónica simple.
No obstante, es dable estimar que, sin alterar la naturaleza de aquella,
resultará útil incorporar a los instrumentos colectivos mecanismos de verificación y/o
cotejo de los textos suscritos, por ejemplo, códigos bidimensionales.
Finalmente, se estima necesario hacer presente que, dado que los
instrumentos colectivos pueden ser creados y suscritos a través de medios
electrónicos, ellos pueden ser enviados a este Servicio para proceder a su registro
utilizando también herramientas digitales. Una conclusión contraria implicaría obligar
a las partes a imprimir tales documentos y portarlos en formato de papel, medida que
resultaría contraria al principio de no discriminación del soporte contemplado en la
Ley N°19.799.
En conclusión, en virtud de lo dispuesto en las normas legales citadas,
jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cúmpleme
informar a usted lo siguiente:
1-. Los instrumentos colectivos se encuentran dentro de aquellos que pueden ser
creados y constar exclusivamente por medios electrónicos.
2-. Dado su carácter privado, los instrumentos colectivos sólo requieren para su
validez de firma electrónica simple, en la medida que la alternativa escogida se
enmarque en lo señalado por la letra f) del artículo 2° de la Ley Nº19.799.
Saluda a Ud.,
DIRECTORA
KILIA JEREZ AREVALO
ABOGADA
DIRECTORA DÉLTRABAJO
JDTP/LBP/RCG
Distribución:
Jurídico
Partes
Control
Boletin
Dpto. D.T.
Subdirectora
U. Asistencia Técnica
XV Regiones
Sr. Jefe Gabinete Ministro del Trabajo y Previsión Social
Sr. Subsecretario del Trabajo