N° 1946/29 de 2021

Trabajo Dirección del Gobierno de Chile

Departamento Jurídico y Fiscalía Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales SK (1614) 2020 029 1.946

DICTAMEN N

MATERIA:

Instrumentos colectivos. Firma electrónica.

RESUMEN: 1-. Los instrumentos colectivos se encuentran dentro de aquellos que pueden ser creados y constar exclusivamente por medios electrónicos. 2-. Dado su carácter privado, los instrumentos colectivos sólo requieren para su validez de firma electrónica simple, en la medida que la alternativa escogida se enmarque en lo señalado por letra f) del artículo 2° de la Ley Nº19.799.

ANTECEDENTES:

1) Instrucciones de 12.07.2021, de Jefe Departamento

Jurídico y Fiscal. 2)Correo electrónico de 14.04.2021 y 06.05.2021, de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.

3) Correo electrónico de 06.10.2020 de Jefa (S) de Departamento de Relaciones Laborales.

FUENTES:

Artículos 320 inciso 3° y 324 inciso 2° del Código del Trabajo.

CONCORDANCIAS:

DictámenesN°3362/53 de 01.09.2014, N°0728/9 de 12.02.2015 y N°0789/15 de 16.02.2015.

SANTIAGO, 05 AGO 2021

DE : DIRECTORA DEL TRABAJO

A : JEFE DEPARTAMENTO DE INSPECCIÓN

Mediante correo electrónico de antecedente 3), se ha solicitado un pronunciamiento respecto de la posibilidad de suscribir los instrumentos colectivos señalados en el artículo 320 y siguientes del Código del Trabajo, utilizando medios electrónicos.

Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente: 1-. Utilización de medios electrónicos. Debemos, en primer término, referirnos a la posibilidad de emplear medios digitales en el contexto de la relación laboral. Sobre la materia, resulta útil tener en consideración que esta Dirección, mediante el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015, ha señalado que no existe inconveniente jurídico para que los empleadores creen, firmen y gestionen la documentación que emana de la relación laboral individual a través de medios electrónicos, en la medida que los sistemas destinados a tal fin se ajusten a las condiciones que el mismo pronunciamiento detalla.

Por otra parte, el Dictamen N°3362/53 de 01.09.2014, entre otros, ha reconocido la posibilidad de emplear medios digitales para el desarrollo de los procesos eleccionarios propios de las organizaciones sindicales y asociaciones de funcionarios de la Administración del Estado.

La doctrina contenida en los citados informes encuentra fundamento en lo dispuesto en el inciso 1° del artículo 3º de la Ley N°19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, prescribe: “Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito”.

El texto transcrito consagra positivamente el principio de no discriminación respecto del soporte, asegurando que a los documentos que consten de manera digital, se les deba otorgar el mismo valor jurídico que a sus homólogos en papel. A mayor abundamiento, la letra d) del artículo 2° de la Ley N°19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, señala:

“d) Documento electrónico: toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior;”.

De este modo, es dable concluir, inicialmente, que no existe ningún impedimento normativo para que los instrumentos colectivos, esencialmente ligados a la relación laboral, puedan ser creados y suscritos a través de medios electrónicos. 2-. Naturaleza jurídica de los instrumentos colectivos. Al respecto, es del caso indicar que el Código Civil, en su artículo 1699 inciso 1°, define el instrumento público o auténtico como “el autorizado con las solemnidades legales por el competente funcionario”.

Ahora bien, dado que el legislador sólo se ha referido a la caracterización de los instrumentos públicos, debemos entender que, a contrario sensu, serán instrumentos privados todos aquellos que no posean el carácter de instrumento público.

En tal contexto, es necesario indicar que, de acuerdo con el inciso 3° del artículo 320 del Código del Trabajo, los instrumentos colectivos “deberán constar por escrito y registrarse en la Inspección del Trabajo”, es decir, se encuentran sujetos a dos condiciones formales.

Sin embargo, el precepto en examen no requiere para su perfeccionamiento de la intervención de un ministro de fe, condición esencial para otorgarles el carácter de instrumentos públicos de acuerdo con el citado artículo 1699 inciso 1° del Código Civil, por lo que, necesariamente, debemos concluir que se trata de instrumentos privados.

En efecto, el acto de registro a que se refiere el inciso 3° del artículo 320 del Código del Trabajo, sólo consiste en la incorporación del documento en una lista, no formando parte del proceso de exteriorización de la voluntad colectiva plasmada en el instrumento colectivo.

En tal orden de ideas, debemos hacer presente que el inciso 3° del artículo 3º de la Ley N°19.799, contempla tres excepciones respecto de ciertos actos o contratos en los cuales no cabe la utilización de documentación en formato electrónico. Dichas excepciones son las siguientes:

“a) Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico;

b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, y c) Aquellos relativos al derecho de familia”.

De acuerdo con la naturaleza jurídica de los documentos que emanan de la relación laboral, esto es, instrumentos privados, y lo señalado en los artículos 320 y siguientes del Código del Trabajo, es dable colegir que ninguna de las excepciones antedichas se presenta como un obstáculo para la creación y suscripción de instrumentos colectivos por medios electrónicos.

Finalmente, sobre este punto, es del caso indicar que la determinación del carácter de instrumentos privados resulta esencial para establecer el tipo de firma electrónica que requerirán estos documentos, según veremos a continuación. 3-. Firma electrónica de los instrumentos colectivos. Acerca de este punto, debemos referirnos a dos cuestiones esenciales:

a) Necesidad de firmar los instrumentos colectivos. En cuanto a la necesidad de requerir la firma de los intervinientes en los instrumentos colectivos, debemos hacer presente que la legislación laboral no contempla ninguna norma que exija expresamente tal requisito para la existencia o validez de los actos jurídicos de que se trata.

Sin embargo, tal exigencia surge tácitamente del análisis de ciertas disposiciones del Código del ramo, por ejemplo, del inciso 3° del artículo 320, el cual prescribe que el plazo de cinco días para el registro del instrumento colectivo en la correspondiente Inspección del Trabajo se contará desde la suscripción del instrumento.

En el mismo sentido, el inciso 2° del artículo 324 señala que: “De no existir instrumento colectivo anterior, la vigencia se contará a partir del día siguiente al de su suscripción”.

Como es dable apreciar de los preceptos transcritos, si bien el legislador no ha señalado expresamente que los instrumentos colectivos deben ser firmados, ya que sólo exige su escrituración, resulta evidente que, sin la rúbrica del documento, no podrán contarse, por ejemplo, los términos que el mismo Código del Trabajo indica para proceder a su registro y, además, para establecer la vigencia de los derechos y obligaciones que el documento contempla.

b) Tipo de firma requerida para su validez jurídica. Sobre la materia, es necesario indicar primeramente que, en virtud del citado principio de no discriminación del soporte, los instrumentos colectivos pueden ser suscritos usando firmas electrónicas. En efecto, el inciso 3° del artículo 3° de la Ley N°19.799, señala expresamente que: “La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo establecido en los artículos siguientes”.

Ahora bien, aclarado lo anterior, cabe indicar que la citada Ley N°19.799 regula dos tipos de rúbricas; la firma electrónica simple (FES) y la firma electrónica avanzada (FEA).

A mayor abundamiento, el artículo 4º del cuerpo normativo en examen dispone que: “Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada”.

Al respecto, y teniendo en consideración la naturaleza de instrumentos privados de los documentos de que se trata, no cabe sino concluir que para su validez sólo se requerirá de firma electrónica simple.

No obstante, es dable estimar que, sin alterar la naturaleza de aquella, resultará útil incorporar a los instrumentos colectivos mecanismos de verificación y/o cotejo de los textos suscritos, por ejemplo, códigos bidimensionales.

Finalmente, se estima necesario hacer presente que, dado que los instrumentos colectivos pueden ser creados y suscritos a través de medios electrónicos, ellos pueden ser enviados a este Servicio para proceder a su registro utilizando también herramientas digitales. Una conclusión contraria implicaría obligar a las partes a imprimir tales documentos y portarlos en formato de papel, medida que resultaría contraria al principio de no discriminación del soporte contemplado en la Ley N°19.799.

En conclusión, en virtud de lo dispuesto en las normas legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cúmpleme informar a usted lo siguiente: 1-. Los instrumentos colectivos se encuentran dentro de aquellos que pueden ser creados y constar exclusivamente por medios electrónicos. 2-. Dado su carácter privado, los instrumentos colectivos sólo requieren para su validez de firma electrónica simple, en la medida que la alternativa escogida se enmarque en lo señalado por la letra f) del artículo 2° de la Ley Nº19.799. Saluda a Ud., DIRECTORA

KILIA JEREZ AREVALO

ABOGADA

DIRECTORA DÉLTRABAJO

JDTP/LBP/RCG

Distribución:

Jurídico

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Control

Boletin

Dpto. D.T.

Subdirectora

U. Asistencia Técnica

XV Regiones

Sr. Jefe Gabinete Ministro del Trabajo y Previsión Social

Sr. Subsecretario del Trabajo