N° 3673/181 de 2001

ORD. Nº3673/181

MAT.: Documentación Laboral. Planilla de Cotizaciones. Declaración y Pago Electrónico.

RDIC.: El sistema de declaración y pago electrónico de planillas de cotizaciones de previsión propuesto por PreviRed.com, en la medida que cumpla con los requisitos y condiciones de seguridad y operación indica­dos en el cuerpo del presente informe, constituye un sistema válido en los términos del inciso 2º del artículo 31 del DFL Nº 2, de 1967, Ley Orgáni­ca de la Dirección del Traba­jo.

ANT.: 1) Memo Nº 94, de 26.09.2001, del Departamento de Fiscaliza­ción. 2) Memo Nº 122, de 20.09.­2001, del Departa­mento Jurídi­co.

3) Presentación de 12.­09.2001, de la Empresa PreviRed.com

FUENTES: DFL Nº 2 , de 1967, Ley Orgá­nica de la Dirección del Tra­bajo, artículo 31, inciso 2º.

SANTIAGO, 04 DE OCTUBRE DEL 2001

DE : DIRECTORA DEL TRABAJO

A : SRA [nombre reservado].

GERENTE GENERAL

PREVIRED. COM

[domicilio reservado]

SANTIAGO/

Mediante presentación citada en el antecedente 3) solicita de esta Dirección un pronunciamiento respec­to a si el sistema de planillas electrónicas de pago de cotizacio­nes previsionales propuesto por la recurrente resulta jurídicamente procedente para los efectos de considerar cumplida la exigencia contenida en el inciso 2º del artículo 31 del DFL Nº 2, de 1967, Ley Orgánica de esta Dirección.

Sobre el particular cúmpleme informar a Ud. lo siguiente:

El inciso 2º del artículo 31 del referido texto legal expresa "Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los estableci­mientos y faenas en que se desarrollen labores y funcio­nes".

La norma legal preinserta que obliga al empleador a mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo tiene, en opinión de la suscrita, además del objetivo de proteger a las partes que concurren a dicha rela­ción, a partir de la expresión formal de sus derechos y obligacio­nes, el facilitar la labor de fiscalización de este Servicio.

Ahora bien, cabe señalar que el desarrollo informático contempla en la actualidad una gran parte de las transacciones comerciales por vía electrónica, incluidas aque­llas que se originan en el pago de las cotizaciones de previsión, situación debidamente aprobada y regulada por los organismos super­visores del área social, tales sistemas si bien se ubican en una adecuada línea de modernidad deben también permitir el cabal cumpli­miento de las disposiciones legales y facilitar la labor de fiscalización de los organismos competentes, existiendo así la debida armonía entre modernidad y eficiencia.

En la especie, el sistema propuesto por la empresa recurrente funciona, básicamente,en los siguientes términos: el empleador declara y envía a PreviRed.com una sola vez sus datos y los de cada uno de los trabajadores indicando la o las instituciones previsionales a que están afiliados, permitiendo de esta forma que la empresa calcule y genere las planillas y ordenes de pago de todas las instituciones previsionales usando los paráme­tros que esas instituciones han definido. Con ello el empleador ge­nera tanto las planillas para cada institución de previsión como las ordenes de pago seleccionando el o los bancos en los cuales hará efectivo el pago.

El pago lo realiza el empleador en el portal de su banco debitando y acreditando las cuentas corrientes definidas previamente para tal efecto, entregando el banco, inmedia­tamente, un comprobante electrónico de pago.

Luego, vía Internet, la información viaja a las institucio­nes de previsión quienes validan y concilian ­la información con el pago depositado en sus cuentas, aceptado el pago, PreviRed.com genera cada resumen y en cada detalle de cotiza­ciones un timbre electrónico con la fecha y hora real del pago, adi­cionalmente, envía al empleador un comprobante con un timbre e­lectrónico único.

Conforme a lo señalado por la empresa, ésta cuenta con modernos estándares de seguridad los que evitan que la información declarada por los empleadores pueda ser alterada.

Analizado el sistema propuesto y partiendo del supuesto de la efectividad de las característi­cas del sistema en cuanto a su seguridad y forma de operación, y con el objeto de armonizar, como se expresara, los objetivos de moderni­dad y eficiencia, esta Dirección estima necesario, para conside­rar que el mismo constituye un sistema válido en los términos del inciso 2º del artículo 31 del DFL Nº 2, de 1967, precitado, que aquel debe cumplir, a lo menos, los siguientes requisitos básicos:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa a la página web de PreviRed.com, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del Rut del empleador y una medida de seguridad a establecer conjuntamente con la recurrente.

b) Permitir igual consulta y forma de acceso anterior desde computado­res del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

c) Permitir la impresión tanto de plani­llas de cotizaciones previsio­nales como de la certificación que otorga PreviRed.com con firma digital y,

d) Permitir directamente ante Previ­Red.com y con la sola identifica­ción del fiscalizador, la ratifica­ción del certificado y planillas.

En consecuencia, sobre la base de la disposición legal citada y consideraciones formuladas, cúmpleme in­formar a Ud. que, en la medida que el sistema propuesto por PreviRed.com cumpla con los requisitos y condiciones de seguridad y operación precedentemente indicados, esta Dirección considera que el mismo constituye un sistema válido en los términos exigidos por el inciso 2º del artículo 31 del DFL Nº 2, de 1967, Ley Orgánica de este Servicio.

Saluda a Ud.,

MARIA ESTER FERES NAZARALA

ABOGADA

DIRECTORA DEL TRABAJO

documentación laboral, planilla cotizaciones, declaración y pago electrónico,