ORD. N°1298

Trabajo Dirección del
Gobierno de Chile
Departamento Jurídico y Fiscalía
Innovación y Estudios Laborales Unidad de Pronunciamientos, 1298
35425.443.20210
ORDINARIO N°
ACTUACIÓN:
Aplica doctrina
MATERIA:
Documentación laboral en formato digital y uso de
firma electrónica.
RESUMEN:
Inovabiz SpA, omite una básica descripción en su
presentación del sistema de digitalización de
documentación laboral y firma electrónica cuya
autorización solicita.
ANTECEDENTE:
1) Instrucciones de 22.04.2021, de Jefa de Unidad
de Pronunciamientos, Innovación y Estudios
Laborales.
2) Presentación de Inovabiz SpA, de 29.03.2021.
SANTIAGO, 26 ABR 2021
DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
A: INOVABIZ SpA
PROVIDENCIA Nº 1650 OFICINA 1012
COMUNA DE PROVIDENCIA/
Mediante presentación del antecedente 2), se solicita un
pronunciamiento de esta Dirección que autorice una plataforma electrónica que
estaría destinada a emitir, enviar y guardar documentación laboral en formato digital,
incluida la suscripción de firma electrónica.
Al respecto, cúmpleme manifestar lo siguiente:
Este Servicio por Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, ha
establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son
copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos
importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.
Dichos requisitos son:
a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información
vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema

de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto,
desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a
partir del RUT del empleador.
b) Contemplar una medida de seguridad a establecer
conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las
labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin
impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento,
o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Esta medida debe entenderse
en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso
del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra
b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los
antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de
la información.
c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso
señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar
de trabajo.
d) Permitir la impresión de la documentación laboral y su
certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde,
dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba
producir.
e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la
sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales
mediante firma electrónica.
Asimismo, resulta necesario destacar que la jurisprudencia
administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890,
de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los
dependientes que utilicen la plataforma:
I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su
documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada,
firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben
consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo
electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su
documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no
acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada
en soporte de papel.
Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar
automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que
previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a
cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su
desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos - al mismo
tiempo - de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación
laboral electrónica allí almacenada.

Ahora bien, en su presentación, esa empresa omite la
información tecnológica y relato explicativo que permita verificar el cumplimiento de
los requisitos precedentes, en tanto que, el Ordinario Nº 4270, de 16.08.1916, de
este Servicio, que se invoca, se refiere específica y limitadamente a la suscripción
de finiquitos mediante firma electrónica.
En consecuencia, sobre la base de la normativa y
consideraciones precedentes, cúmpleme manifestar que esa empresa no
proporciona una básica descripción de la plataforma electrónica para gestionar
documentación laboral e implementar firma electrónica, lo que impide a esta
Dirección otorgar la autorización solicitada.
Saluda atentamente a Ud.,
ION DEL
JEFE
ABOGADO
DEPARTÁMENTO JURIDICO Y FISCAL
JU DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RGR/rgr
Distribución
Jurídico
Partes