N° 1298 de 2021

Trabajo Dirección del Gobierno de Chile

Departamento Jurídico y Fiscalía Innovación y Estudios Laborales Unidad de Pronunciamientos, 1298 35425.443.20210

ORDINARIO N°

ACTUACIÓN:

Aplica doctrina

MATERIA:

Documentación laboral en formato digital y uso de firma electrónica.

RESUMEN:

Inovabiz SpA, omite una básica descripción en su presentación del sistema de digitalización de documentación laboral y firma electrónica cuya autorización solicita.

ANTECEDENTE:

1) Instrucciones de 22.04.2021, de Jefa de Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios

Laborales.

2) Presentación de Inovabiz SpA, de 29.03.2021.

SANTIAGO, 26 ABR 2021

DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO Y FISCAL

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

A: INOVABIZ SpA

[domicilio reservado]

COMUNA DE PROVIDENCIA/

Mediante presentación del antecedente 2), se solicita un pronunciamiento de esta Dirección que autorice una plataforma electrónica que estaría destinada a emitir, enviar y guardar documentación laboral en formato digital, incluida la suscripción de firma electrónica.

Al respecto, cúmpleme manifestar lo siguiente:

Este Servicio por Dictamen N°0789/15, de 16.02.2015, ha establecido los requisitos de operación de dichas plataformas, los cuales son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica. Esta medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.

Asimismo, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa vigente de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, las siguientes exigencias de operación relacionadas con los dependientes que utilicen la plataforma:

I-. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónico no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

Il-. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos - al mismo tiempo - de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Ahora bien, en su presentación, esa empresa omite la información tecnológica y relato explicativo que permita verificar el cumplimiento de los requisitos precedentes, en tanto que, el Ordinario Nº 4270, de 16.08.1916, de este Servicio, que se invoca, se refiere específica y limitadamente a la suscripción de finiquitos mediante firma electrónica.

En consecuencia, sobre la base de la normativa y consideraciones precedentes, cúmpleme manifestar que esa empresa no proporciona una básica descripción de la plataforma electrónica para gestionar documentación laboral e implementar firma electrónica, lo que impide a esta Dirección otorgar la autorización solicitada.

Saluda atentamente a Ud., ION DEL JEFE

ABOGADO

DEPARTÁMENTO JURIDICO Y FISCAL

JU DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RGR/rgr

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