N° 4270 de 2016

DEPARTAMENTO JURIDICO

K7722 (1780) 2016

ORD.:4270/

MAT.: Documentación laboral; Suscripción por medios electrónicos; Finiquitos;

RORD.: Atiende presentación de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa TOC S.A., sobre emisión de finiquitos en formato electrónico.

ANT.: Presentación de 21.07.2016, de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa TOC S.A.

SANTIAGO, 16.08.2016

DE: JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SR. [nombre reservado]

EMPRESA TOC S.A.

[domicilio reservado]

LAS CONDES/

Mediante su presentación de antecedente, solicita un pronunciamiento jurídico de este Servicio respecto de la posibilidad implementar en notarías un sistema de firma electrónica para finiquitos laborales.

Respecto del procedimiento de firma de los finiquitos, señala en su presentación que han desarrollado un sistema para suscribir documentos con firma electrónica, utilizando para ello la huella digital de los firmantes, previa verificación de identidad biométrica por medio de la misma huella dactilar, la cual se encontraría almacenada en su base de datos, por lo que se ajustaría a lo señalado por esta Dirección a través de dictamen N°1012/20, de 27.02.2015.

Al respecto, es dable precisar que el inciso 1° del artículo 3°, de la Ley N°19.799, dispone:

"Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito."

Por su parte, el inciso 2° de la misma norma, prescribe en su letra b):

"Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos otorgados o celebrados en los casos siguientes:

b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes,"

Como puede apreciarse del texto transcrito, excepcionalmente respecto de aquellos actos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, no será aplicable lo dispuesto en el inciso 1° del citado artículo, esto es, no resultaría aplicable el principio general de la equivalencia del soporte electrónico y el del papel, por existir un requisito especial para la validez de dicho acto o contrato que no puede satisfacerse a través de medios electrónicos.

A contrario sensu, es posible inferir que no habiendo norma legal que lo prohíba expresamente, la documentación que emana de las relaciones laborales puede ser firmada a través de medios electrónicos, conclusión armónica con lo resuelto por esta Dirección en dictamen N°789/15, de 16.02.2015.

A partir de lo expuesto, y atendiendo que los finiquitos laborales requieren, para poder ser invocados por el empleador y gozar de mérito ejecutivo, ser ratificados por el trabajador ante un ministro de fe -notario público o un Inspector del Trabajo-, es que la recurrente ha desarrollado un sistema que permite reunir los requisitos necesarios para que los documentos de que se trata puedan ser suscritos mediante firma electrónica.

Ahora bien, de acuerdo a la información que se ha tenido a la vista para la confección del presente informe, es dable indicar que la solución informática propuesta se ajustaría a la jurisprudencia administrativa vigente de este Servicio.

En consecuencia, sobre la base de la disposición legal citada, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que no existe impedimento para que la empresa TOC S.A., utilice un procedimiento de firma electrónica para los finiquitos laborales, en la medida que su implementación se ajuste a la doctrina institucional sobre la materia, particularmente, en lo señalado en dictamen N°1012/20, de 27.02.2015.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

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documentación laboral, suscripción por medios electrónicos, finiquitos,