N° 1336 de 2016

DEPARTAMENTO JURIDICO

K590 (218) 2016

ORD.: 1336 /

MAT.:Documentación laboral; Gestión por medios electrónicos;

RORD.: AtiendepresentacióndeSr. [nombre reservado], en representación de empresa E-Sign S.A., sobre documentación laboral electrónica.

ANT.:1) Instrucciones de 02.03.2016, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

2) Pase N°16, de 20.01.2016, de Subjefe Departamento de Inspección.

3) Presentación de 18.01.2016, de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa E-Sign S.A.

SANTIAGO, 08.03.2016

DE:JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A:SR. [nombre reservado]

GERENTE GENERAL

EMPRESA E-SIGN S.A.

[domicilio reservado]

LAS CONDES/

Mediante Pase de antecedente 2), se ha recibido en el Departamento Jurídico de esta Dirección su presentación de antecedente 3), a través de la cual solicita un pronunciamiento respecto de la posibilidad de que cada empleador pueda almacenar y gestionar las firmas electrónicas y claves de sus trabajadores, en el contexto de uso de documentación laboral electrónica al interior de una empresa.

Al respecto, esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. N°4826, de 05.11.2012, que la documentación que emana de las relaciones laborales individuales tiene el carácter de instrumento privado.

Sobre el particular, es dable precisar que si bien el instrumento privado no goza de una definición explícita en nuestra legislación, puede conceptualizárselos por exclusión -atendiendo a sus características- como todo documento o escrito que da cuenta de un acto o contrato y que no reviste las particularidades de un instrumento público.

En tal orden de ideas, es necesario señalar que el artículo 4º de laLey Nº 19.799,sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, prescribe:

"Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada."

Del texto transcrito puede colegirse -a contrario sensu-, que aquellos documentos que no tengan la calidad de instrumento público no requieren de firma avanzada para su validez.

De tal manera, la naturaleza jurídica de los documentos a suscribir no requiere la intervención de un ministro de fe, ni de otra institución para su validez.

En el mismo orden de ideas, es necesario puntualizar que la materia consultada carece de un marco regulatorio general, tanto legal como administrativo.

Por tales consideraciones, es dable señalar que no existe impedimento normativo en la actualidad para que los empleadores administren autónomamente las firmas, claves o password de los trabajadores, a través de los cuales estos últimos manifestarán su voluntad en los respectivos instrumentos.

Finalmente, es del caso indicar que sin perjuicio de lo señalado en el cuerpo del presente informe, por razones de seguridad de la información y transparencia en el manejo de la misma, esta Dirección no estima conveniente que los empleadores generen y administren las firmas, claves o password de la documentación electrónica que emane de las relaciones laborales, resultando recomendable que tal función sea entregada a un tercero independiente que garantice la fidelidad y disponibilidad de la información y la transparencia en su utilización.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

Distribución:

Jurídico

Partes

Control

documentación laboral, gestión por medios electrónicos,