N° 2242 de 2017

DEPARTAMENTO JURIDICO

K182 (46) 2017

ORD.:2242/

MAT.: Documentación laboral; Gestión y firma por medios electrónicos;

RORD.: Atiende presentación de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Servicios de Normalización y Cobranza, Normaliza S.A., sobre documentación laboral electrónica.

ANT.: 1) Ord. N°1684, de 20.04.2017, sobre documentación laboral electrónica.

2) Instrucciones de 07.03.2017, de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.

3) Presentación de 06.01.2017, de Sr. [nombre reservado], en representación de empresa Servicios de Normalización y Cobranza, Normaliza S.A.

SANTIAGO, 24.05.2017

DE : JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

A : SR. [nombre reservado]

SERVICIOS DE NORMALIZACIÓN Y COBRANZA, NORMALIZA S.A.

[domicilio reservado]

LAS CONDES

Mediante su presentación del antecedente 3), solicita un pronunciamiento de este Servicio respecto de la posibilidad de utilizar un módulo de gestión documental y firma electrónica desarrollados sobre el sistema denominado PeopleNet, el cual permite generar, firmar, gestionar y notificar documentación laboral por medios electrónicos.

Al respecto, cúmpleme informar a usted lo siguiente:

1.- En cuanto a la plataforma de generación y administración de los documentos laborales, indican que utilizan la solución denominada PeopleNet 8, conocida como Ser Humano, la cual mantiene diversos Workflow para la gestión de feriado legal, por ejemplo. Asimismo, la plataforma entrega certificados de antigüedad, consulta de liquidaciones de sueldo, etc.

Además, dentro del proceso de administración de usuarios y contraseñas, la presentación que nos ocupa describe el proceso de generación inicial y cambios de claves para los trabajadores usuarios de la plataforma, destacando las características de seguridad de la misma, entre las cuales indica que debe constar de entre 6 y 10 caracteres, al menos una letra, al menos un número, etc.

Sobre este punto se ha pronunciado este Servicio mediante Ord. N°1336, de 08.03.2016, expresando que dicha materia carece de un marco regulatorio general, tanto legal como administrativo, motivo por el cual, en principio, no existe impedimento en la actualidad para que los empleadores administren autónomamente las firmas, claves o password de los trabajadores, a través de los cuales estos últimos manifestarán su voluntad por medios electrónicos en los respectivos instrumentos.

Ahora bien, no obstante lo señalado, el mismo pronunciamiento establece que, por razones de seguridad de la información y transparencia en el manejo de la misma, esta Dirección no estima conveniente que los empleadores generen y administren las firmas, claves o password de la documentación electrónica que emane de las relaciones laborales, resultando recomendable que tal función sea entregada a un tercero independiente que garantice la fidelidad y disponibilidad de la información y la transparencia en su utilización.

En cuanto a los requisitos de operación de este tipo de sistemas, es del caso señalar que esta Dirección ha normado la materia a través del dictamen N°0789/15, de 16.02.2015.

En dicho contexto, resulta necesario hacer presente que los requisitos exigidos por la citada jurisprudencia son copulativos, no alternativos, por lo que el incumplimiento de cualquiera de ellos importa que el sistema completo no se ajuste a la normativa vigente.

Dichos requisitos son:

a) Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.

Con relación a esta exigencia, es dable señalar que la información presentada indica que la plataforma cumple con el requerimiento.

b) Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.

Esta medida debe entenderse en armonía con lo señalado en la letra a) precedente, pues ésta busca que el acceso del fiscalizador a la documentación sea permanente y fluido y, por su parte, la letra b) en examen, pretende que la conexión que garantiza la entrega de los antecedentes fiscalizados sea segura para el empleador, en cuanto al resguardo de la información.

Aclarado lo anterior, es del caso señalar que de acuerdo a la información tenida a la vista para la confección del presente informe, la plataforma en examen da cumplimiento a la exigencia de que se trata.

c) El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.

De acuerdo a los antecedentes examinados, la plataforma consultada cumpliría con este requisito.

d) Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.

El sistema también cumpliría esta condición.

e) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir.

De acuerdo a su presentación, el sistema cumple con esta característica, describiendo el proceso de consulta ante la comparecencia física de un fiscalizador.

2.- Con relación a los documentos respecto de los cuales puede utilizarse la solución en examen, debe estarse a lo dispuesto en el dictamen N°0789/015, 16.02.2015, el cual aborda en detalle la materia.

3-. Finalmente, resulta necesario destacar que la jurisprudencia administrativa de esta Dirección ha señalado, entre otros, en Ord. Nº4890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica, sin distinción, debe cumplir los siguientes requisitos:

3.1) Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.

En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, su documentación laboral deberá ser entregada en soporte de papel.

3.2) Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Precisado lo anterior, es del caso indicar que de acuerdo a la información acompañada la solución consultada cumpliría con ambas exigencias.

Lo señalado en los párrafos que anteceden se encuentra en armonía con lo señalado por este Servicio mediante Ord. N°1684, de 20.04.2017, el cual se refiere precisamente a la plataforma de gestión documental PeopleNet 8.

En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que el sistema de gestión y firma de documentación laboral electrónica presentado por la empresa Servicios de Normalización y Cobranza, Normaliza S.A., denominado PeopleNet 8, da cumplimiento a todos los requisitos exigidos por este Servicio para dichas plataformas, por lo que su utilización resulta ajustada a Derecho.

Saluda a Ud.,

JOSÉ FRANCISCO CASTRO CASTRO

ABOGADO

JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO

DIRECCIÓN DEL TRABAJO

LBP/RCG

Distribución:

Jurídico

Partes

Control

documentación laboral, gestión y firma medios electrónicos,